Главная

Статьи

Організація роботи відомчого архіву

  1. Нормативно-методична база для організації роботи відомчого архіву
  2. Склад документів архіву організації
  3. План роботи архіву організації
  4. Організація використання документів відомчого архіву

Це зразкове покрокове керівництво як відновити або організувати роботу архіву організації з нуля, якщо робота не проводилася належним чином або зовсім не велася Це зразкове покрокове керівництво як відновити або організувати роботу архіву організації з нуля, якщо робота не проводилася належним чином або зовсім не велася. Отже, інструкція складена просто і доступно - що ж потрібно робити, якщо вам доручили ведення відомчого архіву, а ви навіть не знаєте з чого почати.

Нормативно-методична база для організації роботи відомчого архіву

Без нормативно-методичних документів в галузі архівної справи вам не обійтися. Подивіться список з коментарями щодо їх використання - це мінімальний набір нормативних документів, який повинен бути у вас під рукою у відомчому архіві, навіть якщо ви плануєте проводити обробку документів із залученням сторонніх фахівців.

Якщо ваша організація є джерелом комплектування державного або муніципального архіву (передаватиме туди свої документи на постійного зберігання), то ви маєте можливість спілкуватися з куратором цього архівної установи, у якого можна буде консультуватися і дізнатися багато корисного.

Найчастіше в організації архів входить до складу служби діловодства (загальний відділ, канцелярія, секретаріат і т.п.). Якщо обсяг документів великий, то відомчого архіву може бути організований як самостійний структурний підрозділ.

Робота ведеться на підставі положення про архів організації . Якщо таке відсутнє, то природно його необхідно розробити на підставі примірного положення про архів, затвердженого наказом Роскомархіва від 18 серпня 1992 № 176. Для простоти візьміть за основу наведений тут зразок.

У посадовій інструкції відповідального за архів організації повинні бути вказані види проведених ним робіт, його права та обов'язки.

Для зберігання архівних документів в організаціях зазвичай використовують пристосоване приміщення, яке відповідає нормативним вимогам. У маленьких організаціях, де утворюється трохи справ на рік, варіанти зберігання архівних документів безпосередньо в приміщенні служби діловодства, але в металевому замикається шафі з можливістю його опечатування.

Облікові документи архіву організації

Якщо архів організовується не з нуля, то подивіться які облікові документи вже є в наявності в архіві організації. І вам в будь-якому випадку слід зрозуміти, які взагалі встановлені форми повинні вестися для обліку документів в архіві організації відповідно до існуючих нормативних вимог. На даному ресурсі вже є корисна стаття на цю тему.

Якщо виявили справу фонду і описи справ, то це добре. Вивчіть їх, це допоможе зрозуміти склад архівних документів і визначити їх кількість. У відомчому архіві для організації роботи вам так само будуть необхідні номенклатури справ за останні роки.

Склад документів архіву організації

До архіву організації на підставі положення про нього зазвичай надходять документи, закінчені діловодством:

  • постійного зберігання - в основному тільки для передавальних організацій свої документи на державне зберігання, у інших організацій можуть бути відсутні, тому що користуються правом встановити термін «10 років» і більше, часто застосовують «до ліквідації організації» замість «постійно» за типовим переліком документів,
  • по особовому складу,
  • тимчасового зберігання (> 10 років) - в разі їх наявності в організації,
  • тимчасового зберігання (<10 років) - передаються в архів рідко і тільки за рішенням керівника організації, наприклад, через брак місця для зберігання в структурних підрозділах організації.

Перевірка наявності та стану справ в архіві організації

У разі якщо ви приймаєте справи від кого-то, то складається акт прийому-передачі справ при зміні відповідальної за архів, в якому оформляється прийом-передача архівних документів, довідкового апарату до них (описи справ, справа фонду і т.д.), приміщення архіву та його обладнання.

І якщо в архіві знаходяться на зберіганні документи (не створювати з нуля відомчий архів), то необхідно провести перевірку наявності та стану наявних справ з метою визначення відповідності їх кількості та складу за обліковими формами фактичного їх наявності. Іншими словами порівнюють опис на обкладинці справи з описом в архівних описах. Якщо однакове - добре, якщо виявили відмінності - потім треба усувати. Дана перевірка оформляється складанням акта встановленої форми. Ці два акти ви помістіть в справу фонду.

План роботи архіву організації

Час почати складати план роботи відомчого архіву. Розглянемо, що можна або навіть потрібно включити в нього.

У разі необхідності заплануйте відновлення облікових документів. В першу чергу мова йде про описах справ. Якщо їх немає зовсім, то заведіть. Для впорядкованих документів організацій, що передають їх на державне зберігання, описи справ будуть в держархіві, таким чином, ви зможете зробити копію для себе.

Визначте які документи має бути впорядкувати (обробити), які слід знищити внаслідок закінчення строків їх зберігання. Для цих цілей вивчіть номенклатуру справ організації.

Згідно з існуючими нормами не пізніш як через три роки після завершення діловодством документи постійного зберігання, тимчасового зберігання (> 10 років) і по особовому складу підлягають повному оформленню (з підшивкою в тверду обкладинку). Науково-технічна обробка документів трудомістка і вимагає певних навичок, тому може вестися як працівниками самої організації, так і з залученням сторонніх фахівців з укладенням договору про надання відповідних послуг.

Складіть графік прийому справ в архів організації від структурних підрозділів, який потрібно узгодити з начальниками структурних підрозділів.

Якщо організація передає документи на державне зберігання, то проконсультуйтеся з куратором держархіву з цього питання (про терміни, порядок передачі і т.д.).

Організація використання документів відомчого архіву

Ви також повинні будете організувати використання документів архіву організації в разі практичної необхідності. Співробітникам організації видається на підставі заявки справу на термін не більше 30 днів, потім ще можна продовжити на 30 днів. Існує спеціальна форма - книга видачі справ зі сховища , Де проставляються підписи про отримання, потім про повернення кожної справи. При цьому замість видається архівної справи повинна міститися карта-заступник , В реальності при малому обсязі використання документів архіву останньою вимогою нехтують.

Я настійно рекомендую вам оформляти видачу архівних справ тільки по книзі видачі справ зі сховища з обов'язковою розписом про одержання кожної справи. Сторонніх не допускати до архівних справ і ніколи не забувати, що ви несете персональну відповідальність за збереження справ.

Як можуть з'явитися неприємності. Якщо попросили подивитися справу і незабаром повернули без виносу його з приміщення архіву організації, то нічого страшного, можна обійтися без зайвої бюрократії (не відзначати в книзі). Інший варіант: «Я тільки піду зробити копію одного листа і тут же поверну справа». Потім щось термінове, потім інше. І через два дні вам просто не згадати, у кого шукати зникле справу, яке раптом стало таким потрібним для керівництва.

І останнє

Працівник архіву повинен мати достатню кваліфікацію, щоб виконувати:

  • перевірку в структурних підрозділах формування та оформлення справ та стану зберігання документів (зі складанням довідки або доповідної записки на ім'я керівника),
  • надавати допомогу працівникам структурних підрозділів організації в роботі з документами,
  • брати участь у складанні номенклатури справ організації і в разі необхідності в розробці нормативно-методичних документів з архівної справи і діловодства.

На завершення я можу зробити висновок на підставі більш ніж десятирічного досвіду роботи з багатьма відомчими архівами: якщо не ви, то більше нікому, схоже у вашій організації все одно ніхто крім вас краще не розбирається в галузі архівної справи.

Я сподіваюся, що дана стаття була вам корисна. Удачі в роботі!

Євгенія Смуга

*** Якщо ви звикли робити покупки в Інтернеті (купуєте одяг, телефони, послуги, бронюєте готелі і ін.), То ви можете повернути частину своїх грошей, наприклад, за допомогою даного СЕРВІСУ . У мене це працює.

Дякую Вам за додавання цієї статті в:

Ще цікаве по темі:


До запису 91 коментар


Залишити коментар

Новости

Увлекательные походы в Карпаты.

Наконец-то, пришло тепло, солнышко с каждым днем пригревает сильнее, зацвели сады и, природа манит своими красотами в поход. Что может быть лучше, чем пеший поход по родному краю? Ведь, это одновременно

Поход на вулкан Немрут Даг

Как давно вам не приходилось испытывать острых ощущений? Можно смело предположить, что очень давно. К сожалению или к счастью, но наш мир давно уже не такой, каким был раньше. Он стал намного тише

Антикварный магазин Домовой
В вашем доме есть домовой? Этакое противоречивое и непредсказуемое существо, которое разбрасывает и прячет вещи, топает по ночам и в то же время оберегает домашний очаг и всю семью. . . Кто же такой

Хуэй Чжун Дан
На просторах интернета мы нашли интересный сайт, который предлагает китайские шарики для усиления мужской силы. Ради интереса мы зашли на этот сайт Хуэй Чжун Дан. Сразу на первой странице Вы видите

Капсулы для похудения Лишоу
В наше время, наверное, каждый стремится выглядеть действительно красиво и привлекательно. И в первую очередь все мы бы хотели, что бы наша фигура была идеальной. Но нам из-за отсутствия времени очень

Регата Marmaris Race Week
5  мая 2018 года у  юго-западных берегов Турции стартует традиционная майская « Русская парусная неделя  Volvo» . В  этот раз крупнейшее российское яхтенное соревнование

Дешевая аптека в Ромнах
Добрый день, хотелось бы рассказать вам дорогие друзья про одно место, где вы можете приобрести очень качественные лекарства. Речь пойдет об аптеке, то есть, если вы любитель конкретики, то сеть аптек

Упражнения по арт терапии
Особенности арт-терапевтической сессии: • Доверие (открытость, знакомство с группой, интерес к себе и другим). • Концентрация (привлечение внимания к другим и себе, концентрация на чувствах,

Купить диван в Киеве недорого
Благодаря неустанным стараниям воровской власти нашей страны, уровень жизни населения стремительно падает. Но всем хочется позволить себе маленькие радости, в том числе и в вопросах обновления интерьера.

Домашние тараканы фото
Обычно, таракан – это нежеланный гость. С собой он приносит массу заморочек, потому что является разносчиком зараз, а избавиться от бессчетных колоний достаточно проблематично. Но если вы будет знать,