- Навіщо це потрібно
- чим регулюється
- Договір з архівними фондом
- Відео: архівація при ліквідації компанії
- етапи підготовки
- Які документи здаються в архів
- угруповання
- Термін зберігання
- відмінності
- для ІП і ТОВ
- при добровільній і примусової ліквідації
- вартість
Ліквідація підприємства - процес тривалий і болючий. Засновникам доводиться припиняти діяльність, розплачуватися з кредиторами і працівниками, а також оформляти великий обсяг документації.
Про те, які документи здаються в архів при ліквідації підприємства, і як їх потрібно підготувати до цього буде розказано в даній статті.
Навіщо це потрібно
При завершенні суб'єктом господарювання його діяльності всі важливі юридичні та фінансові документи здаються в архів. Дане правило обов'язково як для державних, так і для приватних підприємств.
Необхідність здачі документації в архів продиктована тим, що після ліквідації компанії може виникнути потреба в піднятті документів, оформлених в процесі її діяльності.
Наприклад, співробітник ліквідованої організації втратив трудову книжку і потребує відновлення інформації, зазначеної в ній.
В даному випадку, без звернення в архів за підняттям відомостей про час і місце його роботи не обійдеться.
Цьому співробітнику також може знадобитися інформація про нараховану йому заробітну плату в період існування підприємства при оформленні пенсії.
І така інформація може бути надана тільки архівом.
У самого керівництва і засновників після ліквідації можуть виникнути спірні питання з кредиторами щодо покриття фінансової заборгованості. Без відповідних квитанцій і бухгалтерських документів їх дозволити неможливо.
Тому і доводиться звертатися до архіву щодо їх надання.
До керівництва та засновникам ліквідованого підприємства можуть виникнути питання у податковій інспекції та позабюджетних фондів. Відповіді на них також будуть шукатися в документах, зданих в архів на зберігання.
чим регулюється
Обов'язок і порядок здачі документації в архів після ліквідації підприємства регламентовані наступними нормативними документами:
Фактично процес здачі документації на зберігання регулюється більшою мірою тільки двома останніми законами з тих, що представлені в списку вище:
- ФЗ «Про архівну справу» - зобов'язує всіх керівників і засновників при ліквідації, незалежно від форм власності, передавати важливі документи про господарську діяльність в архів після припинення діяльності.
- ФЗ «Про банкрутство» - регулює питання здачі документації в разі примусового припинення діяльності юридичної особи на зберігання в спеціальні структури.
Договір з архівними фондом
Власник, який передає документацію на зберігання до архівних органи, зберігає за собою право власності на ці документи. Якщо працівники архіву порушують правила зберігання документації, він може домогтися повернення важливих паперів собі на руки через суд.
З метою реалізації прав усіх учасників, між власником документів і архівом складається відповідний договір. У ньому описані умови, термін та порядок зберігання переданих документів.
Договір про заощадження документації по особовому складу, а також тієї, термін зберігання якої не завершився, з муніципальним архівом складається в тому випадку, коли підприємство ліквідується в примусовому порядку.
Сторонами угоди будуть виступати ліквідаційна комісія і керівництво архівної організації ( ст. 12, ФЗ «Про архівну справу» ).
Таким чином, незалежно від того, в державний чи приватний архів компанія буде передавати документацію, вона повинна оформити договір про зберігання.
Його складання передбачає той факт, що всі витрати, пов'язані з підготовкою документів до зберігання, а також їх знищенням після закінчення встановленого терміну, лягають на плечі власників.
Питання оплати зберігання в архіві вирішується до моменту здачі документації безпосередньо ліквідатором або ліквідаційною комісією. У ліквідаційному балансі під це відводиться окрема видаткова стаття ( ст. 62 ГК РФ ).
Відео: архівація при ліквідації компанії
Обов'язки відповідального за передачу документів
Збором, підготовкою і передачею документації в архів при добровільному припинення діяльності суб'єкта господарювання займається ліквідатор або спеціально уповноважений член ліквідаційної комісії.
У разі примусової ліквідації обов'язки щодо приведення в порядок необхідної документації лягають на конкурсного керуючого ( ст. 23, ФЗ «Про архівну справу» ).
До його основних обов'язків належить:
- підбір та узгодження з керівництвом місця зберігання важливих паперів;
- визначення вартості зберігання і включення її до витрат по ліквідації;
- складання переліку документів, які підлягають обов'язковій передачі в архів;
- формування опису до пакету документів, підготовленого для передачі в архів;
- визначення терміну зберігання документації;
- складання договору з архівними фондом і безпосередня передача цінних з точки зору господарської діяльності паперів.
Перераховані вище обов'язки є основними.
В процесі підготовки, збору та передачі документів на зберігання у ліквідаторів і конкурсних керуючих виникає ще маса додаткових зобов'язань.
етапи підготовки
При добровільній і примусової ліквідації не виникає питання, чи потрібно зберігати документацію, оформлену в процесі її діяльності. Це обов'язково.
Що стосується підготовки паперів на передачу в архів, то вона проводиться протягом наступних етапів:
- проведення експертизи цінності;
- безпосереднє оформлення справ;
- створення до документації відповідної опису.
Експертиза цінності проводиться шляхом полистного перегляду ліквідатором або конкурсним керуючим всіх існуючих на момент припинення діяльності підприємства документів.
Безпосереднє оформлення справ включає: підшивку, плетіння, нумерацію аркушів, складання засвідчувального листа і внутрішнього опису.
Окремо складаються описи до різних пакетів документів, які здаються в архів. Наприклад, робляться описи справ постійного зберігання, тимчасового зберігання та тих, які стосуються особового складу.
Після підготовки всі документи проходять обробку до архівного зберігання. Це складний і трудомісткий процес, який краще всього довірити чи співробітникам архіву або архівної компанії.
Все, що потрібно для того, щоб без особливих проблем і перешкод у найкоротші терміни опрацювати документи для здачі на зберігання - це укласти відповідний договір, з компанією-архіваріусом.
Детально про те, що відбувається з капіталовкладеннями засновників при закритті організації ви дізнаєтеся в цій статті: статутний капітал при ліквідації.
Як дотримується порядок ліквідації представництва іноземної організації, ви прочитаєте тут.
Які документи здаються в архів
У державний чи муніципальний архів передаються такі документи:
- ті, які призначені для постійного зберігання;
- по особовому складу з терміном зберігання до 75 років;
- тимчасового зберігання, терміном до 10 років ( ст. 12, ФЗ «Про архівну справу» ).
Терміни зберігання документів визначаються на підставі Наказу Мінкультури від 28.10.2010 №558 . Якщо у компанії при ліквідації є правонаступник, то всі важливі документи передаються його керівництву.
В іншому випадку необхідно провести угруповання документації, оцінити їх важливість, створити опис і передати в архів.
угруповання
Після проведення експертизи цінності, працівники архівної компанії або інші уповноважені особи займаються групуванням документації.
Створюються окремі пакети документів. Частина таких паперів підлягає постійному зберіганню, що дозволяє ФНС Росії завжди їх підняти при виникненні спору про сплату податків.
З документів з особового складу групуються тільки ті, термін зберігання яких не перевищує 75 років. Третя група документів завжди складається з документів, які передаються на тимчасове зберігання в архів.
До кожного пакету документів після формування додається спеціальна опис.
Термін зберігання
Законодавством встановлені такі строки зберігання документів в архіві:
- по особовому складу - від 45 до 75 років;
- бухгалтерські документи і звітність - не менше 5 років;
- податки і збори - до 6 років;
- з питань банкрутства - до 10 років;
- по страхових внесках і виплатах у позабюджетні фонди - не менше 5 років ( ст. 17, ФЗ «Про архівну справу» ).
Всі документи, які підлягають знищенню з часом, відносяться до тих, що будуть зберігатися тимчасово.
Щорічно в діловодстві організації проводиться відбір документів для постійного і тимчасового зберігання, а також тих, які підлягають знищенню.
Термін зберігання документів визначається виходячи з їх інформаційної, наукової та практичної цінності.
відмінності
Відмінностей при здачі документів в архів не настільки багато, але вони є і в першу чергу стосуються добровільності або примусовості припинення суб'єктом господарювання його діяльності.
Наприклад, покрокова інструкція порядку ліквідації ТОВ передбачає проведення групування документації для архіву на кожному етапі, що передує фактичного припинення його діяльності.
Якщо ви потребуєте інформації про те, як проходить закриття кредитної установи, то вам допоможе ця стаття: ліквідація кредитної організації.
Порядок ліквідації акціонерного товариства, з усіма нюансами, описаний тут.
Такий метод ліквідації як злиття, докладно викладено тут.
для ІП і ТОВ
Часто виникає питання, що робити з документами після ліквідації ТОВ і відповідь на нього один: звичайно, ж здавати на зберігання в архів.
Робиться це після того, як уповноважені органи знищать печатки та штампи організації.
Останній паперовий етап, що передує знищення печаток і здачі документів в архів - це отримання довідки з ПФР при ліквідації ТОВ, а також інформації з позабюджетних фондів щодо зняття підприємства з обліку як платника податків і зборів.
Після того, як документи товариства з обмеженою відповідальністю будуть здані в архів, складається ліквідаційний акт, а підприємство буде виключено з ЕГРЮЛ.
Обов'язок ІП здавати в архів документацію при ліквідації прямо не передбачена законодавством.
Є тільки ст. 17 ФЗ № 125 , Яка покладає на індивідуального підприємця відповідальність за збереження всієї важливої архівної інформації.
В ст. 23 того ж закону визначено ті документи, які необхідно здати на зберігання в державний чи муніципальний архів.
Дана стаття зумовлюється обов'язком передачі важливої документації на зберігання тільки для ліквідуються організацій. ВП у ній не згадуються.
Але здавати документацію в архів після припинення діяльності ІП, все-таки, варто, так як він має ознаки як фізичного, так і юридичної особи і проходить держреєстрацію.
при добровільній і примусової ліквідації
При добровільній і примусової ліквідації в однаковій мірі всі підприємства здають документи в архів.
Тільки даними питаннями займаються різні люди.
У разі примусового завершення діяльності - конкурсний керуючий.
Якщо ж ліквідація добровільна, то питаннями передачі документів до архіву займається уповноважений член ліквідаційної комісії.
вартість
Вартість здачі документації в архів складається 20.000 рублів. Окремо розраховується вартість архівної обробки здаються на зберігання документів.
