- I. Місце зберігання і облік книг реєстрації актів
- II. Терміни зберігання книг реєстрації актів цивільного
- III. Устаткування архівів органів РАГСу
- IV. Режим зберігання книг реєстрації актів цивільного
- ФОРМА зміст книги
затверджено
заступником Міністра
юстиції СРСР
27 лютого 1978 р N К-3-120
узгоджені
з Головархівом СРСР
I. Місце зберігання і облік книг реєстрації актів
цивільного стану і метричних книг в органах РАГСу
1.1. Записи актів громадянського стану підбираються і брошуруються в книги в хронологічному порядку тим органом РАЦСу, на зберіганні якого перебувають ці записи, по районам (містам), а всередині району в алфавітному порядку - по сільським та селищним Радам народних депутатів.
Книги реєстрації актів цивільного стану складаються у двох примірниках, в одному з яких поміщаються перші екземпляри, а в іншому - другі примірники записів актів громадянського стану.
У кожній з книг зосереджуються від 250 до 300 листів записи одного виду актів цивільного стану в межах календарного року. Якщо протягом року записів одного виду виявиться мало, допускається об'єднання книг реєстрації актів за кілька років.
1.2. Перші екземпляри книг реєстрації актів цивільного стану, складених на території даного району (міста), в тому числі виконавчими комітетами сільських (селищних) Рад народних депутатів, а також і метричних книг, зберігаються в архіві відділу (бюро) ЗАГСу виконавчого комітету районної (міської) ради народних депутатів.
Другі примірники книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг, складених на території даної республіки, краю, області, міста (міст республіканського підпорядкування) зберігаються в республіканському, крайовому, обласному, міському (міст республіканського підпорядкування) архіві РАГСу.
Метричні книги систематизуються і розкладаються в сховищах архіву по видам записів в хронологічному порядку по колишнім установам релігійного культу.
1.3. Перші екземпляри записів актів громадянського стану разом з документами, що послужили підставою для реєстрації, що надійшли з Міністерства закордонних справ СРСР, зберігаються в архіві відділу РАГСу виконавчого комітету Московської міської Ради народних депутатів, а другі примірники - в архіві відділу РАГСу виконавчого комітету Московської обласної Ради народних депутатів .
1.4. Метричні книги колишніх російських консульських установ за кордоном (до 1916 г.) зберігаються в архіві відділу РАГСу виконавчого комітету Ленінградської міської Ради народних депутатів.
Метричні книги і книги реєстрації актів цивільного стану, складені до встановлення радянської влади консульськими установами буржуазних Латвії, Литви та Естонії, зберігаються в архіві відповідного республіканського управління РАГСу при Міністерстві юстиції союзної республіки.
Метричні книги російських церков в Маньчжурії за період з 1901 по 1921 рік зберігаються в архіві відділу РАГСу виконавчого Комітету Приморського крайового Ради народних депутатів.
Метричні книги вірменських церков Карської області і Сурмалінскій повіту дореволюційній Росії зберігаються в архіві Республіканського управління РАГСу при Міністерстві юстиції Вірменської РСР.
Перші екземпляри метричних книг полкових церков, кирх, костьолів, мечетей і синагог, складених на території даного району (міста), зберігаються в архіві відділу (бюро) ЗАГСу виконавчого комітету районної (міської) Ради народних депутатів, другі екземпляри - в республіканському, крайовому, обласному, міському (міст республіканського підпорядкування) архіві РАГСу.
1.5. Книги реєстрації актів цивільного стану в обов'язковому порядку переплітаються і нумеруються простим чорним олівцем.
Кожна книга реєстрації актів цивільного стану починається відповідним заголовним листом за затвердженою формою <1>.
--------------------------------
<1> Форма заголовного аркуша додається - Додаток N 1.
Після заголовного аркуша оформляється зміст книги згідно з Додатком <2>. У змісті в алфавітному порядку зазначаються найменування районів, міст, сільських, селищних Рад, за якими складені записи актів громадянського стану, і номери аркушів книги, де знаходяться записи, складені органами РАГСу цих районів, міст, виконкомами сільських, селищних Рад.
--------------------------------
<2> Форма змісту книги додається - Додаток N 2.
На корінці книги вгорі вказується умовний знак виду запису акта цивільного стану <3>, початкові і кінцеві дати складання записів, номер книги по порядку відповідно до опису, найменування районів (міст), за якими складені записи.
--------------------------------
<3> Умовні знаки додаються - додаток N 3 (не наводиться).
В кінці книги на окремому чистому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якій вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів книги.
Засвідчувальний напис повинен бути підписана завідувачем відділом (бюро) ЗАГСу або завідувачем архівом РАГСу і скріплена печаткою. Після остаточного оформлення книги її заносять в журнал обліку книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг <4>.
--------------------------------
<4> Журнал обліку книг додається - додаток N 4 (не наводиться).
1.6. Відділи (бюро) ЗАГСу виконкомів районних (міських) Рад народних депутатів, а також виконавчі комітети сільських, селищних Рад народних депутатів, склавши запис акта цивільного стану про народження, про смерть, про реєстрацію шлюбу і про розірвання шлюбу, в обов'язковому порядку заповнюють на кожну запис картку в двох примірниках <5>.
--------------------------------
<5> Форми карток додаються - додатки N 5, 6, 7, 8 (не наводяться).
Один примірник картки зберігається у відділі (бюро) ЗАГСу виконкому районної (міської) Ради народних депутатів, а інший передається в республіканський, крайової, обласної, міської (міст республіканського підпорядкування) архів РАГСу разом з другими примірниками актових записів.
Картки використовуються для складання алфавітного картотеки в цілому по району, місту, області, краю, республіки.
На реєстрації актів цивільного стану про усиновлення (удочеріння), про встановлення батьківства, про зміну прізвища, імені та по батькові у відділі (бюро) ЗАГСу виконкому районної (міської) Ради народних депутатів і в республіканських, крайових, обласних, міських (міст республіканського підпорядкування) архівах РАГСу ведуться алфавітні книги <1>.
--------------------------------
<1> В алфавітній книзі вказується прізвище, ім'я та по батькові особи (осіб), на якого складено актовий запис, номер актового запису і дата реєстрації.
1.7. З метою забезпечення збереження книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг може проводитися їх мікрофільмування.
II. Терміни зберігання книг реєстрації актів цивільного
стану і метричних книг, а також порядок
їх передачі до державного архіву
2.1. Книги реєстрації актів цивільного стану і метричних книг зберігаються у відділах (бюро) ЗАГСу виконавчих комітетів районних (міських) Рад народних депутатів і архівах РАГСу протягом 75 років з часу їх складання.
Після закінчення 75 років перші екземпляри книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг відділами (бюро) записи актів громадянського стану виконавчого комітету районної (міської) Ради народних депутатів передаються в республіканський, крайової, обласної, міської (міст республіканського підпорядкування) архів РАГСу.
Архів РАГСу доповнює книги відсутніми записами, а також замінює непоправно пошкоджені записи з книг, наявних в архіві РАГСу, і після оформлення книг згідно з основними положеннями Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД) передає їх на зберігання до державного архіву.
2.2. Республіканські, крайові, обласні, міські (міст республіканського підпорядкування) архіви РАГСу здають в державний архів книги реєстрації актів цивільного стану і метричних книг за описом затвердженої форми <2> і оформляють здачу актом за затвердженою формою <3>.
--------------------------------
<2> Форма опису додається - додаток N 9 (не наводиться).
<3> Форма акту здачі книг додається - додаток N 10 (не наводиться).
Опис документальних матеріалів постійного зберігання складається у чотирьох примірниках і затверджується головою експертно-перевірочної комісії.
Акт про здачу матеріалів до державного архіву складається у двох примірниках.
Три примірники опису та один примірник акта залишаються в державному архіві, четвертий примірник опису разом з другим примірником акта повертаються в архів РАГСу.
Книги реєстрації актів цивільного стану і метричних книг повинні бути доставлені до державного архіву засобами архіву РАГСу.
2.3. Після передачі книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг в державний архів залишилися другі екземпляри зазначених книг в архівах РАГСу підлягають знищенню. Акт про виділення до знищення книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг затверджується завідувачем республіканським управлінням РАГСу, завідувачем відділом РАЦСу Ради Міністрів УРСР, виконкому крайового, обласного, міського (міст республіканського підпорядкування) Ради народних депутатів.
2.4. При зверненні громадян в архів РАГСу з питання видачі повторного свідоцтва в тих випадках, коли запис акта цивільного стану вже передана на зберігання в державний архів, архів РАГСу запитує з державного архіву відповідну копію запису акта цивільного стану, на підставі якої виписується свідоцтво і видається заявнику.
2.5. Внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану, що знаходяться на зберіганні в державному архіві, проводиться архівом РАГСу відповідно до Основних положень, що визначають порядок зміни, поновлення та анулювання записів актів громадянського стану, порядок і строки зберігання актових книг, затвердженими Постановою Ради Міністрів СРСР від 10 грудня 1976 р N 1006.
III. Устаткування архівів органів РАГСу
3.1. Для забезпечення збереження книг реєстрації актів цивільного стану, а також метричних книг і створення необхідних умов для роботи над ними архіву РАГСу надається спеціально обладнане для цього приміщення.
Приміщення архіву повинно бути ізольованим від інших приміщень і санітарно-технічних комунікацій, сухим і гарантованим від затоплення.
Сховища книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг відокремлюються від робочих кімнат архіву. Вікна першого поверху архівосховища закладаються металевими решітками.
Установка печей і димоходів в приміщеннях архівосховищ не допускається.
Як штучного освітлення дозволяється тільки електричне.
Приміщення, відведені під архівосховища, повинні відповідати чинним протипожежним нормам.
Використання в якості архівосховищ горищних і непристосованих для зберігання архівних матеріалів підвальних приміщень не дозволяється.
При відсутності спеціального приміщення для архіву відділу (бюро) ЗАГСу виконавчого комітету районної (міської) Ради народних депутатів книги реєстрації актів цивільного стану і метричних книг повинні зберігатися в металевих шафах.
3.2. Документи, покриті цвіллю, ізолюються і направляються на дезінфекцію. Полиці, на яких зберігалися постраждалі матеріали, і близькі до стелажів площі стін промиваються 3% розчином формаліну і висушуються.
3.3. Архівосховища обладнуються металевими стелажами. Стелажі встановлюються на відстані 10 - 15 см від стін; якщо торці стелажів примикають до стін, встановлюються обмежувачі, що не допускають укладання книг реєстрації актів цивільного стану впритул до стіни. Відстань від підлоги до нижньої полиці стелажа повинна бути 10 - 15 см. Висота стелажа - 2,2 метра, відстань між полицями - 40 см. Ширина головних проходів між стелажами може досягати 1 - 1,2 м, інших проходів - 70 - 80 см . Для зменшення впливу світла на архівні книги стелажі рекомендується встановлювати перпендикулярно стінам в простінках між віконними прорізами.
Для економії площі архівосховищ рекомендується застосовувати пересувні металеві стелажі.
IV. Режим зберігання книг реєстрації актів цивільного
стану і метричних книг в архівах органів РАГСу
4.1. У приміщенні архіву встановлюється спеціальний режим зберігання, тобто певні технічні і санітарно-гігієнічні умови, що забезпечують найкращу збереження книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг, а також необхідні умови роботи з ними.
4.2. В архівосховищах рекомендується підтримувати постійну температуру в межах від +14 до +20 ° C, відносну вологість повітря від 50 до 60%.
Для контролю за температурою і вологістю повітря в архівосховище встановлюються термометри і гігрометри або психрометри, згідно з показаннями яких вживаються заходи до забезпечення нормальної температури і вологості повітря.
4.3. Для запобігання архівосховищ від пилу необхідно:
а) забезпечити максимальну герметичність архівосховищ і обладнати вентиляційну систему протипиловими фільтрами;
б) регулярно знепилюючих матеріали пилососом і практикувати вологе прибирання із застосуванням 1% розчину формаліну, проводити вологе прибирання підлоги не менше одного разу на тиждень;
в) при провітрюванні архівосховищ вікна і кватирки затягувати марлею, змоченою 50% розчином гліцерину і добре викрутіть;
г) для ретельної обробки приміщення архіву щомісяця встановлюється один санітарний день.
4.4. У приміщеннях архіву заборонено куріння, застосування нагрівальних електроприладів і зберігання сторонніх предметів.
4.5. Двері в архівосховище в неробочий час закривається, опечатується або пломбується. Друк або пломбір зберігається у завідувача архівом РАГСу або співробітника, відповідального за архів; архів відкривається і закривається в їх присутності; в обов'язковому порядку забезпечується зовнішня охорона архіву (сторож, сигналізація).
4.6. Вхід в приміщення архівосховища та ознайомлення із записами в книгах реєстрації актів цивільного стану і метричних книгах стороннім особам забороняється.
4.7. У разі пожежі, повені або іншого стихійного лиха, а також при виявленні зловмисного проникнення в архів сторонніх осіб складається акт за участю представників відповідних органів (пожежної охорони, внутрішніх справ, технічного нагляду, державного архіву і т.д.) і вживаються заходи до охорони архівних матеріалів.
4.8. Забезпечення належних умов зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг в архівах відділів (бюро) ЗАГСу виконавчих комітетів районних (міських) Рад народних депутатів, в крайових, обласних, міських (міст республіканського підпорядкування) архівах РАГСу покладається на виконавчі комітети відповідних Рад народних депутатів , в республіканських архівах РАГСу - на Ради Міністрів автономних республік, а в союзних республіках, які не мають обласного поділу, - на міністерства юстиції союз них республік.
4.9. Ці Умови зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг в органах РАГСу, а також порядок передачі цих книг в державний архів на зберігання вступають в силу 1 січня 1979 р
Додаток N 1
____________________________
найменування
____________________________
органу РАГСу
КНИГА
реєстрації актів про ________________________
за 19__ рік
Розпочато "__" ______________ 19__ р
Закінчена "__" ______________ 19__ р
записи актів
з N ___________ по N __________
Кількість листків ___________
Відсутні записи актів N _________
_____________________________
Додаток N 2
ФОРМА зміст книги
N
п / п
Найменування районів, міст,
сільських, селищних Рад народних
депутатів в алфавітному порядку, за
якими складені записи актів
цивільного стану
номери
записів
(З N _____
по N _____)
номери
аркушів
Примітка
1
2
3
4
5
Асоціація сприяє у наданні послуги у продажу лісоматеріалів: дошка обрізна за вигідними цінами на постійній основі. Лесопродукция відмінної якості. 
Завантажити: Умови зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг в органах РАГСу, а також порядок передачі цих книг в державний архів на зберігання 
Завантажити: Умови зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг в органах РАГСу, а також порядок передачі цих книг в державний архів на зберігання
