Главная

Статьи

Єдина БД з власним документообігом для кожної організації: компанія «КС-Консалтинг» впровадила «ДЕЛО» в Кемеровській області

компанія   «КС-Консалтинг»   завершила комплексний проект впровадження системи електронного документообігу   «ДЕЛО»   в Кемеровській області

компанія «КС-Консалтинг» завершила комплексний проект впровадження системи електронного документообігу «ДЕЛО» в Кемеровській області. Особливістю проекту стала автоматизація управління документами відразу в декількох компаніях, які здійснюють діяльність в різних сферах, але належать одному власнику.

Фігурантами проекту стали:

ТОВ ТД «Рятувальник», постачальник гірничорятувального обладнання для різних галузей промисловості (гірничодобувній, хімічній, металургійній);

ТОВ «Кузбаський водний центр» (займається фінансуванням будівництва найбільшого в регіоні «Wellness центру»);

КК «Томь» (надає послуги в сфері управління нерухомістю).

Кемеровський проект став унікальним одразу по кількох моментів:

  1. По-перше, замовник поставив завдання автоматизувати документообіг всіх організацій в одній базі даних. При цьому кожна з компаній повинна мати доступ тільки до власних документів і не бачити документообіг інших.
  2. По-друге, основна частина документів і бізнес-процесів, що вимагають реалізації в СЕД, стосувалися договірного документообігу та супутньої документації - листування по ним, комерційних пропозицій, рахунків, актів, протоколів розбіжностей, додаткових угод, і т.д. Традиційний управлінський документообіг - вхідні та вихідні, доручення, ОРД, службові записки та ін. - також були заведені в систему, але не зажадали особливої ​​настройки бізнес-процесів, так як забезпечувалися стандартним функціоналом СЕД «ДЕЛО».
  3. По-третє, в усіх організаціях, крім ТД «Рятувальник» , Паралельно з впровадженням СЕД документообіг фактично ставилося «з нуля», так як регламентованих і усталених процесів руху документів було небагато.

«Ми пропонували замовнику кілька варіантів систем, але вони самі вибрали СЕД «ДЕЛО» . Сподобалася можливість ведення в одній базі відразу декількох організацій, гнучка політика настройки прав користувачів, інтеграція з мобільними рішеннями і наявність техпідтримки після впровадження. Також замовник оцінив нашу оперативність в проведенні презентації та інформаційного обстеження », - коментує Наталія Колесникова, куратор проекту впровадження.

Завдання проекту, які позначив замовник, були загальними для всіх автоматизуються організацій:

  • упорядкувати документопотоки;
  • автоматизувати документообіг;
  • дисциплінувати виконавців через контроль доручень;
  • забезпечити контроль пунктів протоколів;
  • реалізувати в СЕД повідомлення співробітників про терміни підлягають виконанню документів та доручень;
  • автоматизувати узгодження договорів;
  • забезпечити можливість оперативного пошуку документів.

Замовник придбав ліцензії на СЕД «Дело» (№ сервер і клієнтські робочі місця), а також на підсистему «ДЕЛО-Web» . Крім цього, була закуплена опція «Сканування» (3 ліцензії), підсистема «Управління процесами» і додаток «Моніторинг документів» (Розробка компанії «КС-Консалтинг» для оперативного повідомлення користувачів про події в СЕД).

В ході проекту для кожної з організацій в СЕД «ДЕЛО» створена окрема картотека. Для кожної картотеки заведені свої групи документів. Поділ картотек забезпечує розмежування доступу: співробітники бачать тільки власний документообіг і не бачать документи інших організацій, хоча база даних загальна.

Для реєстрації різних видів документів у всіх компаніях-фігурантів проекту застосовується змішана система. Документи входять, які приходять поштою в паперовому вигляді, реєструє помічник Генерального директора. Документи, які приходять по електронній пошті, може реєструвати виконавець / менеджер.

Документи, що вимагають узгодження, вносяться в систему як проект - РКПД (реєстраційна картка проекту документа). Документи, які не потребують узгодження, реєструються в системі як РК ​​(реєстраційна картка документа) з скан-чином підписаного документа.

У частині договірного документообігу всі супутні процесу підготовки, узгодження, підписання і виконання договорів документи реєструються із зазначенням в СЕД зв'язки до того договору, якого вони стосуються. Контроль виконання укладених (діючих) договорів також реалізований засобами системи «ДІЛО».

В цілому всі завдання, поставлені замовникам, були успішно реалізовані в СЕД «ДЕЛО». На завершальній стадії проекту всі користувачі системи пройшли групове навчання. Зараз система працює в звичайному режимі, авторський нагляд не виявив будь-яких проблем в її функціонуванні.

Ознайомитися з описом проекту можна за посиланням: projects? option = com_jprocust & view = jprocust & id = 323

Новости

Увлекательные походы в Карпаты.

Наконец-то, пришло тепло, солнышко с каждым днем пригревает сильнее, зацвели сады и, природа манит своими красотами в поход. Что может быть лучше, чем пеший поход по родному краю? Ведь, это одновременно

Поход на вулкан Немрут Даг

Как давно вам не приходилось испытывать острых ощущений? Можно смело предположить, что очень давно. К сожалению или к счастью, но наш мир давно уже не такой, каким был раньше. Он стал намного тише

Антикварный магазин Домовой
В вашем доме есть домовой? Этакое противоречивое и непредсказуемое существо, которое разбрасывает и прячет вещи, топает по ночам и в то же время оберегает домашний очаг и всю семью. . . Кто же такой

Хуэй Чжун Дан
На просторах интернета мы нашли интересный сайт, который предлагает китайские шарики для усиления мужской силы. Ради интереса мы зашли на этот сайт Хуэй Чжун Дан. Сразу на первой странице Вы видите

Капсулы для похудения Лишоу
В наше время, наверное, каждый стремится выглядеть действительно красиво и привлекательно. И в первую очередь все мы бы хотели, что бы наша фигура была идеальной. Но нам из-за отсутствия времени очень

Регата Marmaris Race Week
5  мая 2018 года у  юго-западных берегов Турции стартует традиционная майская « Русская парусная неделя  Volvo» . В  этот раз крупнейшее российское яхтенное соревнование

Дешевая аптека в Ромнах
Добрый день, хотелось бы рассказать вам дорогие друзья про одно место, где вы можете приобрести очень качественные лекарства. Речь пойдет об аптеке, то есть, если вы любитель конкретики, то сеть аптек

Упражнения по арт терапии
Особенности арт-терапевтической сессии: • Доверие (открытость, знакомство с группой, интерес к себе и другим). • Концентрация (привлечение внимания к другим и себе, концентрация на чувствах,

Купить диван в Киеве недорого
Благодаря неустанным стараниям воровской власти нашей страны, уровень жизни населения стремительно падает. Но всем хочется позволить себе маленькие радости, в том числе и в вопросах обновления интерьера.

Домашние тараканы фото
Обычно, таракан – это нежеланный гость. С собой он приносит массу заморочек, потому что является разносчиком зараз, а избавиться от бессчетных колоний достаточно проблематично. Но если вы будет знать,