09. Дата - один з реквізитів, що забезпечують юридичну силу документа.
Дата підписання є датою наказу, вказівки, розпорядження листи, довідки, доповідної або пояснювальної записки, заяви, договору.
Дата прийняття колегіальним органом є датою постанови, рішення.
Дата затвердження є датою статуту, положення, інструкції, правил, плану, звіту.
Дата зафіксованого події є датою акту, протоколу.
Реквізит «Дата документа» оформляється цифровим способом, тобто трьома парами арабських цифр (день, місяць, рік). Наприклад: 05.05.99 або 24.05.99 або 25.12.99 1 .
Дата документа проставляється при реєстрації документа до позначення «№» в постійній частині реквізиту, зображеній на бланку. наприклад:
10. Реквізит «Реєстраційний номер» проставляється при реєстрації документа після позначення «№» в постійній частині реквізиту, зображеній на бланку. наприклад 2 :
11. Реквізит «Посилання на реєстраційний номер і дату документа» проставляється в листі в постійній частині реквізиту, зображеній на бланку. Відомості в реквізит переносяться з документа, що поступив. наприклад:
12. Реквізит «Місце складання або видання документа» вказують відповідно до прийнятого територіально-адміністративним поділом, а також загальноприйнятими географічними скороченнями 3 . Для юридичної особи місцем складання або видання документа є місце його знаходження, яке визначається місцем його юридичної реєстрації. Місце складання або видання не вказується, якщо воно включене до складу найменування організації. Наприклад: «Московський державний технічний університет».
13. Наявність в документі реквізиту «Гриф обмеження доступу до документа» свідчить про особливий характер інформації, яка обмежує коло осіб, які мають доступ до документа. Метою обмеження доступу до інформації, що міститься в документі, є захист службової та комерційної документованої інформації, неправомірне поводження до якої може завдати різного роду шкоди її власнику, власнику, користувачеві або іншій особі.
Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється відповідно до Федерального закону «Про державну таємницю» (1993), в якому встановлені ступеня секретності: «особливої важливості», «цілком таємно», «таємно». Грифом обмеження доступу до документа є і гриф «для службового користування».
Приватні комерційні структури доступу до державної таємниці не мають і застосовують інші позначення обмеження доступу до інформації.
Реквізит наноситься без лапок в правому верхньому кутку першого аркуша документа. наприклад:
конфіденційно
або
КТ 4
Гриф обмеження доступу до документа при необхідності може доповнюватися номером екземпляра документа. наприклад:
конфіденційно
Прим. 2
14. Документ адресується організаціям, структурним підрозділам організації, посадовим особам, фізичним (приватним) особам. Відповідно, існують 4 варіанти адресації.
При адресації юридичній особі ( «На ім'я організації») вказується найменування організації з прописної букви в називному відмінку 5 . наприклад:
При адресації структурному підрозділу юридичної особи ( «У такий-то відділ такий-то фірми») вказується найменування організації з прописної букви в називному відмінку і найменування структурного підрозділу на новому рядку з великої літери в називному відмінку 6 . наприклад:
Перший і другий варіант адресації не можуть використовуватися при оформленні листа-відповіді.
При адресації керівникові організації або його заступнику вказується найменування посади з прописної букви в давальному відмінку (кому?) І найменування організації в родовому відмінку (чого?). Літерні абревіатури (скорочення) і найменування організацій, дані в лапках, за відмінками не змінюються. Після найменування організації або найменування структурного підрозділу точка (.) Не ставиться. Прізвище посадової особи вказується на новій сходинці в давальному відмінку, після прізвища - ініціали. наприклад:
або
При адресації керівникові структурного підрозділу (наприклад, начальнику відділу) або особі, посадовий ранг якого нижче, вказується найменування організації з прописної букви в називному відмінку, на наступному рядку - найменування посади з прописної букви в давальному відмінку. Прізвище посадової особи вказується на новій сходинці в давальному відмінку, після прізвища - ініціали. наприклад:
При адресації посадовій особі допускається використовувати не включені в ГОСТ Р 6.30-97 ввічливі звернення. У цьому випадку перед прізвищем з малої літери вказується тільки «пану» або «пані». У військових і правоохоронних структурах прийнято статутне звернення «товариш» ( «тов.» Або «т.»).
До складу реквізиту при необхідності може входити поштова адреса. Складові частини поштової адреси вказують у порядку, встановленому «Правилами надання послуг поштового зв'язку».
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів (в цьому випадку вони розташовуються один під іншим). Слово Копія перед другим, третім і четвертим адресатом не вказують.
При наявності більше чотирьох адресатів необхідно складати список розсилки.
При адресації приватній особі, аналогічно оформленню конверта, вказується поштовий індекс, місто, область (якщо місто обласного підпорядкування), вулиця, номер будинку і номер квартири. Прізвище та ініціали одержувача фіксуються на окремому рядку. наприклад:
15. «Гриф обмеження доступу до документа» - реквізит, який вказує на нормативний або правовий характер його змісту. Затвердження документа свідчить про поширення його дій на певне коло установ або посадових осіб. Затвердження документа здійснюється двома способами:
- шляхом проставлення особистого підпису посадової особи;
- шляхом видання розпорядчого документа.
При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження складається з слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок, без двокрапки), найменування посади особи, що затверджує документ, його особистого підпису, ініціалів і прізвища (розшифровки підпису), дати затвердження. наприклад:
Найменування організації в найменування посади не включається в тому випадку, якщо документ затверджується керівником тієї організації, бланк якої використаний при його оформленні.
Дату затвердження вписують від руки після проставлення особистого підпису.
При затвердженні розпорядчим документом (постановою, рішенням, наказом, вказівкою) гриф обмеження доступу до документа складається з слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок, без двокрапки) і найменування виду стверджує документа в називному відмінку, його дати і номера, тобто посилання на ОРД. наприклад:
Найменування організації в найменування посади не включається в тому випадку, якщо розпорядчий документ виданий тією організацією, бланк якої використаний при оформленні затверджується документа.
Приблизний перелік документів, що підлягають затвердженню, наведено в додатку .
16. Реквізит «Резолюція» оформляється відповідною посадовою особою від руки на оригіналі документа і містить вказівку щодо виконання даного документа.
Реквізит «Резолюція» включає в себе прізвище (прізвища) і ініціали виконавців, зміст доручення, термін виконання, дату розгляду документа і особистий підпис посадової особи, що наклав резолюцію. Той виконавець, чиє прізвище зазначене першої, є відповідальним виконавцем.
наприклад:
Термін виконання вказується тільки цифровим способом (трьома парами арабських цифр). Наприклад: до 15.06.99 або до 15.06.99 або Термін 15.06.99. Інші способи фіксації терміну виконання ( «термін два тижні», «термін 10 днів» і т.п.) не допускаються.
Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші із зазначенням реєстраційного номера і дати документа, до якого резолюція відноситься. Оформлення резолюції на окремому аркуші передбачає підготовку надрукованого проекту резолюції і, при необхідності, внесення в нього виправлень керівником від руки.
17. Тема - короткий зміст - відповідає на питання «про що (про кого)?», Починається з великої літери з прийменників «О» або «Про», займає не більше двох рядків 7 . Після заголовка точка (.) Не ставиться, лапки ( «») не використовуються. Рекомендується формулювати заголовок за допомогою віддієслівних іменників. наприклад:
або
В окремих випадках заголовок може відповідати на питання «чого (кого)?». наприклад:
18. Реквізит «Відмітка про контроль» позначає, що документ поставлений на контроль в процесі його виконання. Підставою для проставлення «Відмітки про контроль» є термін виконання, зазначений в резолюції або встановлений шляхом аналізу Вміст документа. Відмітка про контроль проставляється від руки (буква К) або штампом (КОНТРОЛЬ).
19. «Текст» - реквізит, що відображає основний смисловий зміст документа. Тексти поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Розділи і підрозділи можуть мати заголовки (підзаголовки). Заголовки розділів пишуться з великої літери (допускається їх написання прописними буквами), підзаголовки - з великої літери. Точка (.) В кінці заголовків і підзаголовків непроставляється. Розділи, підрозділи, пункти, підпункти нумеруються арабськими цифрами, розділеними крапками. Номери розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів вказують з нового абзацу з нового рядка. Текст пунктів і підпунктів пишеться з великої літери і закінчується крапкою.
Текст документа, як правило, складається з двох частин. Перша частина містить аргументує інформацію (цілі, завдання, причини створення документа, факти, опис ситуацій, посилання на нормативні документи). У другій (заключній) частині викладають позицію автора (висновки, пропозиції, прохання, рекомендації, рішення, розпорядження і т.д.). Якщо зміст документа не потребує пояснення або обгрунтуванні, то текст може містити тільки другу (заключну) частину.
Повторюваність управлінських ситуацій і дій призводить до необхідності періодичного складання та оформлення однотипних документів, що дає можливість уніфікувати тексти управлінських документів. В основі уніфікації текстів лежить виявлення типових, повторюваних ситуацій і рішень.
Уніфікація текстів управлінських документів дозволяє прискорити прийняття управлінських рішень і спростити процес підготовки та оформлення документів.
Текст уніфікованих документів оформляють у вигляді: зв'язкового (типового) тексту; трафарету; анкети; таблиці; з'єднання форм (композиції у вигляді зв'язного тексту, анкет, таблиць).
Зв'язний текст - це текст, зміст якого незмінно повторюється в ряді документів, що виключає виділення в ньому постійної і змінної інформації. Зв'язний текст застосовується при складанні всіх видів листів, правил, положень, статутів і т.д.
Трафарет - форма представлення уніфікованого тексту, що припускає поділ текстової інформації на постійну (властиву всім документам даної групи) і змінну (індивідуальну для кожного документа). Для фіксації змінної інформації в трафаретному тексті залишають прогалини.
Анкета - форма представлення уніфікованого тексту, в якому дається характеристика одного змінного об'єкту по певних постійних ознаках, параметрах, критеріях. Форма анкети застосовується для викладу словесній або цифрової інформації при описі одного об'єкту за певним набором ознак. Постійної інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, а змінною - їх конкретні характеристики. Перелік узагальнених ознак (постійна інформація) і порожні рядки для заповнення їх змінною інформацією розташовуються вертикально.
Таблиця - форма представлення уніфікованого тексту, що містить інформацію, що є характеристикою декількох об'єктів за рядом ознак. Форма таблиці застосовується при викладі числовий або текстової інформації про декілька об'єктів по певних постійних ознаках. Таблиці мають два рівня членування тексту: вертикальний (графи) і горизонтальний (рядки). Постійна інформація представлена у вигляді заголовків граф або рядків. Графи таблиці повинні бути пронумеровані, якщо таблиця друкується більш ніж на одній сторінці, на наступних сторінках зазначаються номери граф. Заголовки і підзаголовки граф і рядків таблиці повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку однини. У заголовках і короткий зміст рядків і граф використовуються тільки загальноприйняті скорочення і умовні позначення.
З'єднання форм представлення уніфікованого тексту представляє собою поєднання зв'язного тексту з таблицею або анкетою.
20. Реквізит «Відмітка про наявність додатка» розташовується під текстом (нижче на одну-дві рядки), фіксується від межі лівого поля і оформляється кількома способами.
Якщо додаток названо в тексті, то відмітка про наявність додатка має вигляд:
Якщо документ має додатки, які не назване в тексті, дається його найменування, дата і реєстраційний номер (посилання на ОРД) із зазначенням кількості аркушів і кількості примірників. наприклад:
Якщо документ має декілька програм, які не названих в тексті, дається найменування, дата і реєстраційний номер (посилання на ОРД) із зазначенням кількості аркушів і кількості примірників кожної програми. В цьому випадку додатки повинні бути пронумеровані арабськими цифрами (без знака №). наприклад:
Якщо документ має кілька додатків, названих в тексті, дається коротке найменування кожного додатка. Додатки повинні бути пронумеровані арабськими цифрами (без знака №). наприклад:
Якщо додаток, в свою чергу, також має додатки, то позначка про їх наявності оформляється наступним чином:
Якщо додатки до документа переплетені або зброшуровані, то вказується тільки кількість примірників одним з двох способів, залежно від того, є посилання на додаток в тексті чи ні. наприклад:
або
Якщо документ надсилається на кілька адрес, а додаток тільки в одну адресу, то відмітка про наявність додатка має вигляд:
Існує кілька видів додатків до ОРД:
- додатки до розпорядчих документів, які затверджуються або вводяться ними в дію;
- додатки, що уточнюють або доповнюють основний документ;
- додатки, що направляються із супровідним листом.
На першому аркуші кожного доданого документа в правому верхньому куті вказують:
Якщо додатків кілька, то їх нумерують арабськими цифрами без розділових знаків і без позначення номера. При необхідності в правому верхньому кутку додається документа дають посилання на основний документ. наприклад:
Всі додатки, які є організаційно-розпорядчими документами, повинні бути підписані.
21. Посадові особи підписують документи (приймають рішення і несуть за них відповідальність) з питань, що входять в їх (посадових осіб) компетенцію і в рамках делегованих їм повноважень. До складу реквізиту «Підпис» входять найменування посади особи, яка підписала документ, особистий підпис і його розшифрування (ініціали та прізвище). Реквізит «Підпис» розташовується під текстом (нижче на одну-дві рядки) або під відміткою про наявність додатку (нижче на одну-дві рядки). Найменування посади фіксується від межі лівого поля. Скорочення слів не допускаються. Наприклад, якщо документ оформлений на бланку:
або, якщо документ надруковано не на бланку:
Якщо найменування посади включає в себе більш двох слів, його оформляють в декілька рядків, довжиною не більше 73 мм. Розшифровка підпису вказується на останньому рядку найменування посади. наприклад:
Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи із зазначенням його фактичної посади, ініціалів і прізвища. Не допускається ставити прийменник За, напис від руки Зам. або косу риску (/) перед найменуванням посади.
Посадові особи підписують оригінали документів.
Під документом вказується одна підпис. Виняток становлять: акт, протокол, договір, лист гарантійне, лист колективне, довіреність на вчинення фінансово-господарських операцій.
При підписанні документа кількома посадовими особами організації їх підписи розташовують одну під інший відповідно до посадових рангами. наприклад:
При підписанні документа кількома особами одного рангу їх підписи розташовують на одному рівні. наприклад:
22, 23. Узгодження - попередня оцінка змісту та оформлення документа.
Існує дві форми узгодження: узгодження зовнішнє, тобто попередня оцінка фахівців сторонніх організацій. Зовнішнє узгодження оформляється грифом узгодження (реквізит 22); узгодження внутрішнє (візування), тобто попередня оцінка фахівців організації-учасника (реквізит 23).
Зовнішнє узгодження (реквізит 22) оформляється двома способами:
- шляхом проставлення особистого підпису посадової особи;
- шляхом видання розпорядчого документа.
При узгодженні документа посадовою особою гриф узгодження складається з слова ПОГОДЖЕНО (без лапок, без двокрапки), найменування посади особи, що погодила документ, його особистого підпису, ініціалів і прізвища (розшифровки підпису), дати погодження. Дату узгодження вписують від руки після проставлення особистого підпису. наприклад:
Якщо узгодження здійснюють організаційно-розпорядчим документом (листом, рішенням, актом, протоколом і ін.), Гриф узгодження документа складається з слова ПОГОДЖЕНО (без лапок, без двокрапки) і найменування виду документа в називному відмінку, його дати і номера, тобто . посилання на ОРД. например:
23. «Візи узгодження документа» (візи) - реквізит, що включає в себе особистий підпис фахівця і дату оцінки документа. При необхідності вказують посаду і розшифровку підпису візує.
При наявності у візує зауважень або заперечень за змістом документа віза включає в себе вказівку на це. например:
або
Візи проставляють на останньому аркуші оригіналу розпорядчого документа, на копії документа (лист).
Допускається оформляти візи на зворотному боці останнього аркуша документа (розпорядчий документ, єдиний примірник листа, що відправляється по факсу) або на окремому аркуші погодження. На аркуші погодження вказують найменування, автора, дату і номер узгодженого документа.
Попередня оцінка змісту документа фахівцями необхідна керівникові для прийняття єдино вірного управлінського рішення. Право керівника - взяти до уваги думку фахівців і повернути проект документа на доопрацювання або взяти на себе відповідальність і підписати документ.
Послідовність збору віз: виконавець (автор тексту), його керівник, керівники структурних підрозділів, до діяльності яких вміст документа має відношення, заступник керівника організації, в чиєму підпорядкуванні знаходиться структурний підрозділ виконавця, інші заступники керівника організації. Порядок візування представлений на рис. 1.
. 1. Схема порядку візування документів
24. Реквізит «Друк». Відтворення на друку Державного герба Російської Федерації свідчить про приналежність організації до органів державної влади або державного управління і регламентується положенням «Про Державний герб Російської Федерації».
Приватна комерційна структура відтворювати Державний герб на своїх печатках не має права.
Герб суб'єкта Російської Федерації розміщується на печатках органів представницької і виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації. Використання герба регламентується відповідними нормативними актами (законами, статутами, конституціями і т.д.) суб'єктів Федерації.
Приватна комерційна структура відтворювати герб суб'єкта Федерації на своїх печатках не має права.
Друк організації, яка не має права зображати державну символіку, повинна включати в себе найменування організації. Допускається зображення на друку емблеми організації (реквізит 03).
Відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи на документах і проставляється таким чином, щоб він захоплював частину найменування посади і частину особистого підпису. Відбиток проставляється друку повинен бути добре читаним.
Приблизний перелік документів, на які ставиться печатка, дан в додатку .
25. Реквізит «Відмітка про завірення копії».
Копія документа - документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили. Посадові особи копії документів не підписують. Для додання копії юридичної сили оформляється «Відмітка про завірення копії».
Склад реквізиту: напис Вірно, що проставляється від межі лівого поля від руки або спеціальним штампом, посада особи, яка засвідчує копію, його особистий підпис, ініціали та прізвище, дата засвідчення. например:
Якщо копія направляється в сторонню організацію, відмітка про завірення копії повинна включати в себе відбиток печатки, поставлений відповідно до правил оформлення реквізиту 24. Печатки ставляться на копії документів (включаючи ксерокопії) для посвідчення їх відповідності оригіналам.
Будь-яка організація має право завірити копії тільки тих документів, автором яких вона є. Виняток становлять нотаріальні контори та архівні установи.
26. Реквізит «Відмітка про виконавця» проставляється від межі лівого поля в нижньому куті лицьового або зворотного боку останнього аркуша документа і включає в себе прізвище (або прізвище, ім'я, по батькові) автора тексту і номер його службового телефону 8 . Допускається вказувати номер факсу. например:
або
або
27. Реквізит «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи» включає в себе посилання на дату і реєстраційний номер документа, що свідчить про виконання або короткі відомості про бездокументарній виконанні, слова В справу, номер справи, в якій буде зберігатися документ, дату вирішення питання і особистий підпис виконавця або керівника структурного підрозділу, в якому виконаний документ. например:
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи фіксується від межі лівого поля в нижньому куті лицьового боку першого або останнього листа документа.
28. Реквізит «Відмітка про надходження документа в організацію» проставляється в середині нижньої частини лицьового боку першого аркуша документа від руки або спеціальним штампом. У відбиток штампа може бути включено найменування організації, що отримала документ.
Реквізит завжди включає в себе дату надходження і порядковий реєстраційний номер у тому випадку, якщо документ буде зареєстрований. например:
29. Реквізит «Відмітка для автоматичного пошуку документа» проставляється в момент оформлення документа. Включає в себе дані, необхідні для оперативного пошуку інформації (диск, каталог, ім'я файлу і т.п.).
Якщо документ оформлений на двох і більше аркушах, вони повинні бути пронумеровані арабськими цифрами в середині верхнього поля, починаючи з другого листа з цифри 2.
1В реквізиті «Дата документа» позначення «рік», «роки», «р" не проставляються.
2 Текст, набраний курсивом, в документах оформляється від руки.
3 Перед найменуванням Москва і Санкт-Петербург позначення «р» не ставиться.
4 Комерційна таємниця.
5 Не допускається використовувати зміну по відмінках і приводи. Не можна: «У фірму« Зоря »» або «Фірмі« Зоря »».
6 Не допускається використовувати зміну по відмінках і приводи. Не можна: «У відділ збуту» або «Відділу збуту».
7 Реквізит «Заголовок до тексту» в документі повинен бути завжди.
8 Слово Виконавець, відмітка Ісп., Ініціали виконавця не вказуються.
Кому?Ого?
