Главная

Статьи

Дебет-Кредит № 48 :: Три нюансы оформления «первички»

Дебет-Кредит № 48 (26.11.2007)
Суть дела :: Бухгалтерский учет

Внимание! архивная публикация

Эта страница содержит древнюю архивную публикацию бухгалтерского еженедельника "Дебет-Кредит", которая в настоящее время вероятно потеряла актуальность и может не соответствовать действующим нормам бухгалтерского и налогового учета.
Для работы с актуальными материалами журнала перейдите к ONLINE.dtkt.ua
или выберите нужный вам раздел ДК-портала в верхней строке навигации.

К сожалению, даже опытные специалисты в области бухгалтерского учета бывают плохо осведомлены о требованиях законодательства к оформлению первичных документов. А большинство из тех, кто с этими требованиями знаком, закрывают глаза на те или иные нарушения при составлении документов. Предлагаем анализ отдельных вопросов оформления первичных документов, на которые трудно ответить однозначно.

Юридическая сила документа, не скрепленных печатью

Вспомним о законодательных требованиях к оформлению первичных документов. Содержатся такие требования в п. 2.4 Положения №88 и ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

Одним из обязательных реквизитов первичного документа, без которого он не будет иметь юридической силы, есть подпись уполномоченного лица. Нужно такую ​​подпись скреплять печатью предприятия? Законодательство этого не требует.

Если законодатель (другой компетентный орган) желает установить обязательность скрепления печатью того или иного документа, он непосредственно указывает об этом в своих нормативных актах. Например, в п. 18 Порядка №165 прямо указано: «Все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным плательщиком налога осуществлять поставку товаров (услуг), и скрепляются печатью такого плательщика налога - продавца». Так же и с доверенностью на получение ценностей: типовая форма доверенности, утвержденная Приказом №99, предусматривает скрепление «зеленой» доверенности печатью предприятия. А вот специальных требований такого рода по расходных накладных, актов приема-передачи имущества, актов оказанных услуг и других «произвольных» форм первичных документов законодательство не содержит. Поэтому напрашивается вывод о необязательности скрепления их печатью.

Некоторые сомнения в правильности нашего вывода могут возникнуть после ознакомления с разъяснениями Госпредпринимательства и Минюста по поводу оформления документов. Вот эти разъяснения.

В письме от 11.11.2005 г.. №10006 Госкомпредпринимательства цитирует ч. 2 ст. 207 ГК: «Сделка, совершаемая юридическим лицом, подписывается лицами, уполномоченными на это его учредительными документами, доверенностью, законом или другими актами гражданского законодательства, и скрепляется печатью». На этом основании Госкомпредпринимательства делает вывод: «Сделка (в том числе акт приема-передачи работ), что совершается юридическим лицом, подлежит скреплению печатью». К такому же выводу, со ссылкой на те же нормы ГК, приходит Минюст в письме от 10.10.2005 г.. №19-14-587, отвечая на вопрос об обязательности скрепления печатью документов, фиксирующих результаты выполнения гражданско-правовых и хозяйственных договоров.

Видимо, читателя удивляет, что акт приема-передачи работ и другие документы, которые фиксируют результаты выполнения гражданско-правовых и хозяйственных договоров, рассматриваются Министерством и Комитетом как сделки. Все привыкли называть сделкам договора, а не акты, состоящие на выполнение этих договоров. Однако это не всегда так. Поэтому признаем, что упомянутые компетентные органы правы, но только отчасти. Поясним это.

Сделкой является действие лица, направленное на приобретение, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (ч. 1 ст. 202 ГК). Принято считать, что сделкой является не только договор, скажем, поставки, но и передача поставщиком товара покупателю во исполнение этого договора, ведь такая передача является действием, направленным на прекращение гражданских прав и обязанностей (прекращается обязанность поставщика передавать товар и право покупателя требовать его передачи). Аналогично с актом оказанных услуг, выполненных работ, другими документами, фиксирующими результаты выполнения договора. Такие сделки называют сделкам во исполнение договора. Этот срок случается и в ГК (ч. 3 ст. 206).

Если так, то ответ на вопрос о необходимости скреплять печатью первичные документы, которые одновременно являются сделками во исполнение договора должно быть положительной, а документы, не скреплен печатью, является дефектным. Но такие выводы преждевременны. Можем выложить минимум два контраргумента.

1. Возьмем акт приема-передачи товара (расходную накладную), который одновременно является сделкой во исполнение договора и первичным документом бухгалтерского учета. Даже действующее законодательство давало основания не признавать юридическую силу сделки, не скреплены печатью, это еще не означало бы непризнание юридической силы такого документа как первичного (бухгалтерского). Нет никаких оснований автоматически распространять требования, предъявляемые ГК к форме сделок, на документы бухучета.

2. ГК признает юридическую силу сделок, совершенных с нарушением обязательной письменной формы (а отсутствие печати на сделке, что совершается юридическим лицом, считается несоблюдением письменной формы). Так, согласно ч. 1 ст. 218 ГК, «несоблюдение сторонами письменной формы сделки, установленной законом, не влечет его недействительность, кроме случаев, установленных законом». Поэтому если действительность первичного документа ставить в зависимость от того, является ли он действительным в «роли» сделки, то придется признать юридическую силу «первички» без оттиска печати.

Итак, наша позиция такова: законодательство не требует скрепления первичных документов бухгалтерского учета печатью, поэтому контролирующие органы не имеют оснований сомневаться в юридической силе документов, не скреплена печатью.

Отображение содержания хозоперации в первичном документе

В письме ГНАУ от 27.12.2004 г.. №14170 / 5 / 14-3216 анализируется такая ситуация.

Предприятие отразило в своем учете посреднические и информационно-консультационные услуги на основании актов, в которых не указан конкретный перечень предоставляемых услуг, а также не указано, в чем выражено результаты предоставляемых услуг. По мнению ГНАУ, это является нарушением требований Закона о бухучете и Положения №88.

Приведем другой пример.

Предприятие получило услуги по перевозке грузов автомобильным транспортом. ТТН оформлено не было, однако стороны составили акт предоставленных услуг, где было сказано: «Перевозчик предоставил, а заказчик получил транспортные услуги на общую сумму 2700 гривен». Налоговики не признали юридическую силу такого акта как первичного документа, поскольку в нем определены только стоимостное выражение хозяйственной операции по перевозке, но не указано натурального выражения.

Что же, вынуждены согласиться с налоговиками. Действительно, согласно уже упомянутых нами норм Закона о бухучете и Положения №88, в первичном документов отражать содержание и объем хозяйственной операции и приводить не только стоимостное выражение (измеритель) такой операции, но и натуральный.

Так, услуги по перевозке можно измерять часами, а можно и расстоянием (количеством километров), которую преодолел транспортное средство.

Если законодательством не определено или его содержания не следует, что именно следует считать натуральным измерителем конкретного вида хозяйственных операций, предприятие самостоятельно выбирает измеритель исходя из содержания операции. Однако указать его все-таки стоит.

Оформление первичных документов с использованием факсимиле

Учитывая нормы п. 2.5. Положение №88 первичные документы разрешается оформлять с применением факсимиле. Распорядители факсимиле, которыми являются преимущественно бухгалтеры, считают, что факсимильная подпись является достаточным реквизитом для идентификации лица, оформила первичный документ. На самом деле этого недостаточно. Согласитесь, в случае применения факсимиле руководителя при оформлении первичного документа лицом, его оформила, считается руководитель, а распорядитель факсимиле.

Обязательными реквизитами первичного документа является должность лица (лиц), ответственного за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции (абз. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Итак, в первичном документе следует привести данные о лице, непосредственно осуществляла хозяйственную операцию и оформляла документ. Если им является распорядитель факсимиле, его данные и приводятся. На практике это происходит так: лицо, оформляет первичный документ, кроме воспроизведения подписи руководителя с помощью факсимиле, отмечает свою должность и фамилию, а также расписывается в определенном месте (например в правом нижнем углу) документа.

Когда мы уже писали, что ответственность за содержание первичного документа несет работник, оформивший документ (см. «ДК» №17-18 / 2007, с. 49). Поэтому независимо от того, чья подпись воспроизведена на первичном документе с помощью факсимиле, ответственность за содержание документа должен нести распорядитель факсимиле.

Но руководитель предприятия все же должен обеспечить надлежащее оформление полномочий и порядка использования факсимиле. Если речь идет о первичных документах, то такая регламентация является необходимой составляющей организации бухгалтерского учета на предприятии. Если руководитель этого не делает, логично будет ставить вопрос о наличии и его вины в нарушениях, допущенных при оформлении документов.

Обычно на предприятиях, использующих факсимиле, разрабатывают соответствующее положение инструкцию. В таком положении целесообразно определить перечень документов, которые могут оформляться с использованием факсимиле, а также правила оформления этих документов уполномоченным лицом. Распорядитель факсимиле (уполномоченное лицо) определяется приказом руководителя. Это может быть отдельный приказ. Также уполномоченное лицо (лиц) можно определить в приказе об учетной политике.

Важно отличать полномочия на использование факсимиле от полномочий принимать распорядительные решения.

Обратите внимание и на следующее. В Законе о бухучете и Положении №88 сказано: в первичном документе надо привести данные не только лиц, которые оформляют первичный документ, но и лиц, принимавших участие в осуществлении хозяйственной операции, лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (абз . 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете), лиц ответственных за разрешение на осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа (п. 2.4 Положения №88). А это могут быть разные лица.

Этот нюанс может оказаться важным при привлечении распорядителя факсимиле к юридической ответственности за правонарушения, субъектом которых является служебное (должностное) лицо. Именно лишь право оформлять документ с использованием факсимиле не дает распорядителю полномочий принимать решения (давать разрешение) о проведении хозяйственной операции. Предоставление работнику статуса распорядителя факсимиле, по нашему мнению, не делает его должностным лицом предприятия. А вот наделение его полномочиями по принятию решений (предоставление разрешения) об осуществлении хозяйственной операции обусловливает получение статуса должностного лица.

Определение в приказе об учетной политике или ином приказе предприятия круга лиц, которые могут санкционировать проведение хозяйственной операции, а также тех, кто непосредственно участвует в осуществлении операции и оформления первичного документа, позволит избежать многих недоразумений в процессе привлечения виновных к ответственности за нарушения, допущенные в этой сфере. Оптимальной представляется ситуация, когда полномочия по принятию решения о проведении операции и полномочия по оформлению первичных документов, в том числе с использованием факсимиле, предоставляются одной и той же личности.

Нормативная база

Закон о бухучете - Закон Украины от 16.07.99 г.. №996-хиv «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».

Положение №88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.09.95 г.. №88.

Порядок №165 - Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом ГНАУ от 30.05.97 г.. №165.

Приказ №99 - Приказ Минфина Украины от 16.05.96 г.. №99 «Об утверждении Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей».

Дмитрий Гарный, «Дебет-Кредит»

Что нового   Жизнь :: Бухгалтерский учет   Трудоустроен студент имеет право на налоговый кредит по НДФЛ Что нового
Жизнь :: Бухгалтерский учет
Трудоустроен студент имеет право на налоговый кредит по НДФЛ! Плательщикам НДФЛ Государственная налоговая администрация разъясняет, кто имеет право на налоговый кредит по НДФЛ по расходам на обучение работающего студента. Так, специалисты ГНАУ сообщают: как ...

Вопросы учета запасов   № 20 (18 Вопросы учета запасов
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
С начала 2015 сумма налога на прибыль определяется на основании данных
бухгалтерского учета. В связи с этим налоговики получили право проверять
правильность ведения бухучета, правильность и полноту определения доходов,
расходов и финанс ...

Продажа автомобиля физлицу   № 20 (18 Продажа автомобиля физлицу
№ 20 (18.5.2015) :: Суть дела :: Бухгалтерский учет
Обычная хозяйственная операция: юрлицо продает легковой автомобиль -
основное средство - физическому лицу. Но в связи с этой операцией у бухгалтеров
возникает немало вопросов, особенно в свете постоянных изменений законодательства.
Ответы на многие вопросы ...

Нужно такую ​​подпись скреплять печатью предприятия?

Новости

Увлекательные походы в Карпаты.

Наконец-то, пришло тепло, солнышко с каждым днем пригревает сильнее, зацвели сады и, природа манит своими красотами в поход. Что может быть лучше, чем пеший поход по родному краю? Ведь, это одновременно

Поход на вулкан Немрут Даг

Как давно вам не приходилось испытывать острых ощущений? Можно смело предположить, что очень давно. К сожалению или к счастью, но наш мир давно уже не такой, каким был раньше. Он стал намного тише

Антикварный магазин Домовой
В вашем доме есть домовой? Этакое противоречивое и непредсказуемое существо, которое разбрасывает и прячет вещи, топает по ночам и в то же время оберегает домашний очаг и всю семью. . . Кто же такой

Хуэй Чжун Дан
На просторах интернета мы нашли интересный сайт, который предлагает китайские шарики для усиления мужской силы. Ради интереса мы зашли на этот сайт Хуэй Чжун Дан. Сразу на первой странице Вы видите

Капсулы для похудения Лишоу
В наше время, наверное, каждый стремится выглядеть действительно красиво и привлекательно. И в первую очередь все мы бы хотели, что бы наша фигура была идеальной. Но нам из-за отсутствия времени очень

Регата Marmaris Race Week
5  мая 2018 года у  юго-западных берегов Турции стартует традиционная майская « Русская парусная неделя  Volvo» . В  этот раз крупнейшее российское яхтенное соревнование

Дешевая аптека в Ромнах
Добрый день, хотелось бы рассказать вам дорогие друзья про одно место, где вы можете приобрести очень качественные лекарства. Речь пойдет об аптеке, то есть, если вы любитель конкретики, то сеть аптек

Упражнения по арт терапии
Особенности арт-терапевтической сессии: • Доверие (открытость, знакомство с группой, интерес к себе и другим). • Концентрация (привлечение внимания к другим и себе, концентрация на чувствах,

Купить диван в Киеве недорого
Благодаря неустанным стараниям воровской власти нашей страны, уровень жизни населения стремительно падает. Но всем хочется позволить себе маленькие радости, в том числе и в вопросах обновления интерьера.

Домашние тараканы фото
Обычно, таракан – это нежеланный гость. С собой он приносит массу заморочек, потому что является разносчиком зараз, а избавиться от бессчетных колоний достаточно проблематично. Но если вы будет знать,