Главная

Статьи

Створення електронних архівів

В даний час архівне зберігання документів повсюдно переводять в електронну форму В даний час архівне зберігання документів повсюдно переводять в електронну форму. Для цього потрібно створити електронний архів - базу даних і програмно-апаратний комплекс для управління нею. Елементами архіву є окремі файли, які створюють при скануванні документів або спочатку розробляють в електронному вигляді. Для зберігання архіву електронних документів використовується спеціальне обладнання - сервер. Устаткування і програмний продукт вибирають в залежності від особливостей використання архівних документів.

Найбільш простий і дешевий спосіб створення електронного архіву - сканування документів і збереження їх в електронному вигляді. Таким чином отримують базу у вигляді масиву файлів, в якому важко виконувати пошук потрібного документа. Спосіб використовують, коли НЕ передбачається часто звертатися до архіву.

Якщо кожен файл масиву називають відповідно до певною структурою, отримують електронний архів документів у вигляді іменованого масиву. Користуватися ним набагато зручніше, він дозволяє швидко знаходити потрібний документ, а також додавати нові. На додаток можна скласти електронну опис масиву - таблицю в програмі Excel, рядок якої відповідає одному його елементу із зазначенням певних атрибутів для кожного. Така система електронного архіву дозволяє проводити пошук документів по їх атрибутам, користуючись можливостями програми Excel.

Більш складні системи використовують спеціальне програмне забезпечення, при цьому інформація про кожний документ електронного архіву зберігається в спеціальній базі даних, подібної картотеці. В цьому випадку є можливість структурування архіву, групування документів за певними ознаками. При такій організації електронного архіву додатково можуть налаштовуватися різні необхідні функції: автоматичне резервне копіювання, обмеження доступу до окремих документів і т. П. Можна організувати доступ до архіву через Інтернет і налаштувати автоматичне його поповнення новими документами, що розробляються в електронному вигляді.

Використовувані системи електронних архівів мають різну будову і функції в залежності від специфіки документації, яка в них зберігається. Є архіви проектної документації, бухгалтерської, відділу кадрів і т. П. Архів може містити документи різних видів: текстові, растрові зображення, відео, аудіофайли та т. П. Після вибору системи електронного архіву підбирають обладнання, встановлюють програмне забезпечення і вносять оцифровані документи в архів.

Сторінка згенерована за 0.02 секунд!

Новости

Увлекательные походы в Карпаты.

Наконец-то, пришло тепло, солнышко с каждым днем пригревает сильнее, зацвели сады и, природа манит своими красотами в поход. Что может быть лучше, чем пеший поход по родному краю? Ведь, это одновременно

Поход на вулкан Немрут Даг

Как давно вам не приходилось испытывать острых ощущений? Можно смело предположить, что очень давно. К сожалению или к счастью, но наш мир давно уже не такой, каким был раньше. Он стал намного тише

Антикварный магазин Домовой
В вашем доме есть домовой? Этакое противоречивое и непредсказуемое существо, которое разбрасывает и прячет вещи, топает по ночам и в то же время оберегает домашний очаг и всю семью. . . Кто же такой

Хуэй Чжун Дан
На просторах интернета мы нашли интересный сайт, который предлагает китайские шарики для усиления мужской силы. Ради интереса мы зашли на этот сайт Хуэй Чжун Дан. Сразу на первой странице Вы видите

Капсулы для похудения Лишоу
В наше время, наверное, каждый стремится выглядеть действительно красиво и привлекательно. И в первую очередь все мы бы хотели, что бы наша фигура была идеальной. Но нам из-за отсутствия времени очень

Регата Marmaris Race Week
5  мая 2018 года у  юго-западных берегов Турции стартует традиционная майская « Русская парусная неделя  Volvo» . В  этот раз крупнейшее российское яхтенное соревнование

Дешевая аптека в Ромнах
Добрый день, хотелось бы рассказать вам дорогие друзья про одно место, где вы можете приобрести очень качественные лекарства. Речь пойдет об аптеке, то есть, если вы любитель конкретики, то сеть аптек

Упражнения по арт терапии
Особенности арт-терапевтической сессии: • Доверие (открытость, знакомство с группой, интерес к себе и другим). • Концентрация (привлечение внимания к другим и себе, концентрация на чувствах,

Купить диван в Киеве недорого
Благодаря неустанным стараниям воровской власти нашей страны, уровень жизни населения стремительно падает. Но всем хочется позволить себе маленькие радости, в том числе и в вопросах обновления интерьера.

Домашние тараканы фото
Обычно, таракан – это нежеланный гость. С собой он приносит массу заморочек, потому что является разносчиком зараз, а избавиться от бессчетных колоний достаточно проблематично. Но если вы будет знать,