Питанням передачі справ в архів організації присвячена глава 15 Інструкції з діловодства в державних органах, інших організаціях, затвердженої постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 19.01.2009 № 4 (далі - Інструкція).
Згідно з пунктом 204 Інструкції справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу підлягають передачі в архів організації. Ці справи повинні бути передані в архів організації і включені в зведену опис справ (річний розділ зведеного опису справ) після закінчення року, але не пізніше двох років після їх завершення діловодством. Передача справ в архів організації здійснюється за описами справ структурних підрозділів, складеними відповідно до вимог глави 14 Інструкції .
Відповідно до пункту 206 Інструкції справи передаються в архів організації за графіком, який складається завідувачем архівом (особою, відповідальною за архів), узгоджується з керівниками структурних підрозділів і затверджується керівником організації. При прийомі-передачі справ в архіві перевіряється правильність формування та оформлення справ, відповідність кількості справ, внесених в опис справ структурного підрозділу, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Виявлені під час перевірки недоліки усуваються працівниками структурних підрозділів.
Передача справ в архів організації відбувається в присутності працівника структурного підрозділу. В обох примірниках опису в графі примітка кожного заголовка справи проставляються відмітки про наявність справ. В кінці кожного примірника опису цифрами і прописом вказуються кількість фактично прийнятих в архів справ, дата прийому-передачі справ, найменування посад, підписи, розшифровки підписів особи, що передала справи, і працівника архіву (особи, відповідальної за архів), що прийняв справи.
Звірені з описом справи підбираються і погоджуються в архівні зв'язки товщиною до 20 см. Справи укладаються по зростанню номерів в описі на обидві сторони. Справи доставляються в архів працівниками структурних підрозділів.
Те, що не передається в архів організації, по закінченню встановлених термінів зберігання підлягає знищенню в установленому порядку. Цій темі присвячена наступна глава Інструкції, і про це ми поведемо розмову в наступний раз.
