- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Чим встановлюються правила ділового протоколу
- Види ділового протоколу
- приклад:
- Протокол ділових переговорів
- Висаджування учасників переговорів може проводитись у такому порядку:
Знання та вміння дотримуватися ділової протокол і етикет - одне з основних вимог для успішного ведення бізнесу. Якщо невміння вести себе відповідно до прийнятих норм у побуті загрожує тільки сумнівною репутацією, в бізнесі це може стати причиною фінансового краху.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Діловий етикет як основа для правил ділового протоколу
У загальному випадку, етикет - це прийняті в даному людському співтоваристві правила поведінки і взаємодії. Ці правила формуються під впливом понять про мораль і враховують особливості національного менталітету. Люди спілкуються між собою як на побутовому, так і на діловому, офіційному рівні. Відповідно до цього, в процес взаємодії здійснюється відповідно до правил звичайного, повсякденного або ділового, офіційного етикету. Діловий етикет - встановлені регламенти поведінки і спілкування в сфері ділових контактів і бізнесу. У деяких випадках ці регламенти навіть більш жорсткі, ніж прийняті для взаємодії на побутовому рівні.
Правила ділового протоколу, встановлені в тій чи іншій компанії, ґрунтуються на сучасному діловому етикеті. це 
цілий комплекс регламентів, знання яких не тільки спрощує і полегшує ділове спілкування, а й є гарантією його успішності. До числа таких регламентів можна віднести:
- знання правил ділового спілкування і особливостей спілкування із зарубіжними партнерами;
- знання застільного етикету;
- дотримання правил спілкування і листування в інтернеті;
- вміння вести себе стримано і ввічливо незалежно від того, чи є співрозмовник підлеглим, керівником, діловим партнером або замовником;
- вміння організовувати прийоми, вести ділові переговори як особисто, так і по телефону;
- вміння грамотно і логічно викладати свої думки як усно, так і письмово;
- вміння дотримуватися дрес-код відповідно до обстановки і ситуацією.
Діловий протокол - строгий, обов'язковий до виконання регламент, що враховує всі нюанси і кожну дрібницю ділової взаємодії. Цим регламентом встановлюються правила для кожного з учасників бізнес-процедури з урахуванням його статусу і місця в ієрархічній системі компанії. В даний час дотримання загальновстановленого ділового протоколу є запорукою підвищеного рівня особистого успіху і ефективності, а й ділової репутації компанії.
Чим встановлюються правила ділового протоколу
На законодавчому рівні якихось вимог в області ділового і офіційного взаємодії не встановлено. Але сподіватися тільки на те, що співробітники будуть дотримуватися правил ділового етикету, спілкуючись між собою і з замовниками, не варто. У тих організаціях, діяльність яких передбачає тісну і постійну взаємодію із замовниками, клієнтами, діловими партнерами, протокол ділового спілкування необхідно регламентувати, встановивши правила взаємодії окремих локальним нормативним актом.
Розробка та затвердження такого ділового протоколу дозволить встановити чіткі і зрозумілі кожному співробітнику вимоги до ведення переговорів, стилю одягу, спілкування з колегами, партнерами по бізнесу та замовниками. Всі види контактів повинні бути регламентовані - це дозволить в будь-якій ситуації знати, як слід діяти, що і як говорити, щоб підтримати імідж фірми на найвищому рівні.
При цьому характерною особливістю ділового протоколу та етикету є міжнародний принцип переваги рангів. Тобто, ставлення до учасника бізнес-процедури визначається відповідно до посади, яку займає в компанії. Ні вік, ні стать не мають визначального значення і, більш того, окремих правил етикету щодо старших за віком або осіб жіночої статі діловим протоколом не передбачено.
Те, які норми, стандарти, умови і вимоги будуть прописані в регламентах ділового протоколу організації, багато в чому визначається видом її діяльності. З точки зору здорового глузду ці вимоги є оптимальними для того, щоб співробітники змогли ефективно виконувати свої службові обов'язки і встановлені трудовим договором функції.
Так, наприклад в компанії може бути розроблений такий локальний нормативний акт, як «Правила внутрішніх комунікацій», якими буде регламентовано порядок взаємодії співробітників як усередині підрозділів, так і між структурними підрозділами компанії. Його зразок можна скачати тут . Ще один зразок ділового протоколу, встановленого при проведенні корпоративних заходів - пам'ятку співробітнику можна скачати тут .
Читайте також:
Види ділового протоколу
Те, які види ділового протоколу будуть регламентуватися локальним нормативним актом підприємства, залежить від специфіки її діяльності, тих видів ділової взаємодії, які здійснюють її співробітники і керівництво. Найчастіше регламентуються наступні процеси:
процедури ділового спілкування і взаємодії всередині організації;
процедури ділового спілкування і взаємодії з замовниками та партнерами;
дрес-код, обов'язковий для офіційного і неофіційного спілкування;
ведення ділової переписки та телефонних розмов;
публічні виступи і презентації, що проводяться співробітниками компанії;
організація ділових прийомів та інших ділових протокольних контактів;
переговорний процес з партнерами і замовниками.
Довідка
приклад:
Так, коли мова йде про діловому протоколі прийомів, регламентом повинні бути докладно описані наступні питання:
- які види прийомів існують і чим вони відрізняються між собою: їх основні характеристики, значимість і зміст, а також час проведення;
- порядок появи на прийомі рядових співробітників, керівників лінійного ланки і вищого керівництва;
- порядок розміщення за столом співробітників, керівників і запрошених гостей;
- види сервіровки і обслуговування для кожного з видів прийомів;
- діловий етикет для організаторів і запрошених гостей;
- дрес-код для організаторів і запрошених гостей.
Для всіх видів ділових протоколів, використовуваних в компанії, незалежно від виду її діяльності будуть встановлені однакові вимоги до ділового спілкування, яке є невід'ємною частиною будь-якої офіційної процедури. Обов'язкові складові ділового спілкування описані в таблиці нижче.
Обов'язкова вимога
опис
чемність
Незалежно від статі, віку і статусу співрозмовника з ним завжди необхідно бути гранично ввічливим, навіть в тому випадку, коли його точка зору є невірною
Уміння слухати і чути
Ділова бесіда завжди повинна вестися у формі діалогу, а не монологу. Співрозмовник повинен чітко розуміти, що його слова почуті і його побажання враховані
Вступне вітання
Важлива частина будь-якого повідомлення, робиться воно в письмовій або усній формі. Співрозмовник буде більшою мірою спонукає спілкуванню, якщо в листі або особисто його привітають, назвавши по імені та по батькові
змістовна частина
Важлива вимога до змісту ділової розмови - стислість і логічність викладу тієї думки, яку необхідно донести до співрозмовника. У розмові необхідно використовувати всім відомі зрозумілі слова, що виключають двояке тлумачення. Спеціальну термінологію має використовуватися виключно в професійному середовищі, де вона буде зрозуміла всім.
Заключна частина бесіди
На завершення ділової розмови співрозмовника необхідно подякувати за приділену увагу та змістовну бесіду
Протокол ділових переговорів
Ділові перемовини - це те, чим бізнесменові доводиться займатися досить часто. Від того, наскільки успішно вони проведені залежить і успіх бізнесу. Багато в чому, ефективність переговорного процесу визначається і тим, наскільки його учасники вміють дотримуватися ділової протокол - загальновстановлені правила взаємодії і порядок проведення переговорного процесу.
Ці правила і порядок також можуть бути оформлені у вигляді пам'ятки або інструкції. У протоколі ділових переговорів необхідно регламентувати такі питання, як:
Прийом і розміщення представників інших компаній;
Підготовка і ведення переговорів;
Правила ділового етикету.
Приймаюча сторона розробляє програму проведення переговорів, в якій повинні бути відображені всі організаційні питання від моменту прибуття і зустрічі представників іншої сторони до моменту їх від'їзду. За виконання кожного пункту цієї програми має відповідати конкретна особа - представник приймаючої сторони.
Основне правило протоколу ділових переговорів - відповідність статусів і рангів, це стосується як моменту зустрічі делегації, так і безпосереднього ведення переговорного процесу. Після того, як гості розміщені, глава приймаючої сторони повинен нанести їм візит, переконатися, що вони задоволені прийомом і уточнити програму їх перебування.
Коли делегація прибуває на переговори, її може зустріти або помічник або сам керівник компанії і провести гостей до зали для переговорів або ж до свого кабінету. Почесне місце пропонується чолі делегації гостей, але своє місце керівник приймаючої сторони займає першим. Для переговорів оптимальний варіант - круглий або прямокутний стіл, в торцях якого будуть розташовані почесні місця для керівників делегацій. Круглий стіл сприяє більшій невимушеності і неофициальности
У протоколі ділових переговорів необхідно врахувати, що пряме сонячне світло не повинне падати на учасників переговорів - це вважається знаком неповаги. Тому вікна в кабінеті повинні бути закриті жалюзі, особливо, якщо вони виходять у двір або на промисловий майданчик.
Довідка
Висаджування учасників переговорів може проводитись у такому порядку:
- На чолі столу сидять обидва керівники делегацій, поруч з ними - перекладачі, далі, з урахуванням рангу щодо зниження ступеня значимості, інші члени делегацій;
- в центрі довгих сторін столу розміщуються глави делегацій, навпроти один одного, перекладачі сидять поруч з ними, інші члени делегацій по сторонам від них, з урахуванням рангів;
- коли учасників переговорів більш, ніж два, глав делегацій розсаджують в алфавітному порядку за годинниковою стрілкою навколо столу круглої або прямокутної форми.
Кожна частина переговорів триває 2-3 години, без перерви, потім гостям пропонується кава або чай. Важливо, щоб при цьому також були дотримані правила подання та оформлення гарячих напоїв, десертів і фруктів. Ці нюанси також можуть бути встановлені протоколом ділових переговорів.
