Главная

Статьи

Діловий протокол та етикет

  1. Зі статті ви дізнаєтесь:
  2. Чим встановлюються правила ділового протоколу
  3. Види ділового протоколу
  4. приклад:
  5. Протокол ділових переговорів
  6. Висаджування учасників переговорів може проводитись у такому порядку:

Знання та вміння дотримуватися ділової протокол і етикет - одне з основних вимог для успішного ведення бізнесу. Якщо невміння вести себе відповідно до прийнятих норм у побуті загрожує тільки сумнівною репутацією, в бізнесі це може стати причиною фінансового краху.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Діловий етикет як основа для правил ділового протоколу

У загальному випадку, етикет - це прийняті в даному людському співтоваристві правила поведінки і взаємодії. Ці правила формуються під впливом понять про мораль і враховують особливості національного менталітету. Люди спілкуються між собою як на побутовому, так і на діловому, офіційному рівні. Відповідно до цього, в процес взаємодії здійснюється відповідно до правил звичайного, повсякденного або ділового, офіційного етикету. Діловий етикет - встановлені регламенти поведінки і спілкування в сфері ділових контактів і бізнесу. У деяких випадках ці регламенти навіть більш жорсткі, ніж прийняті для взаємодії на побутовому рівні.

Правила ділового протоколу, встановлені в тій чи іншій компанії, ґрунтуються на сучасному діловому етикеті. це Правила ділового протоколу, встановлені в тій чи іншій компанії, ґрунтуються на сучасному діловому етикеті цілий комплекс регламентів, знання яких не тільки спрощує і полегшує ділове спілкування, а й є гарантією його успішності. До числа таких регламентів можна віднести:

  • знання правил ділового спілкування і особливостей спілкування із зарубіжними партнерами;
  • знання застільного етикету;
  • дотримання правил спілкування і листування в інтернеті;
  • вміння вести себе стримано і ввічливо незалежно від того, чи є співрозмовник підлеглим, керівником, діловим партнером або замовником;
  • вміння організовувати прийоми, вести ділові переговори як особисто, так і по телефону;
  • вміння грамотно і логічно викладати свої думки як усно, так і письмово;
  • вміння дотримуватися дрес-код відповідно до обстановки і ситуацією.

Діловий протокол - строгий, обов'язковий до виконання регламент, що враховує всі нюанси і кожну дрібницю ділової взаємодії. Цим регламентом встановлюються правила для кожного з учасників бізнес-процедури з урахуванням його статусу і місця в ієрархічній системі компанії. В даний час дотримання загальновстановленого ділового протоколу є запорукою підвищеного рівня особистого успіху і ефективності, а й ділової репутації компанії.

Чим встановлюються правила ділового протоколу

На законодавчому рівні якихось вимог в області ділового і офіційного взаємодії не встановлено. Але сподіватися тільки на те, що співробітники будуть дотримуватися правил ділового етикету, спілкуючись між собою і з замовниками, не варто. У тих організаціях, діяльність яких передбачає тісну і постійну взаємодію із замовниками, клієнтами, діловими партнерами, протокол ділового спілкування необхідно регламентувати, встановивши правила взаємодії окремих локальним нормативним актом.

Розробка та затвердження такого ділового протоколу дозволить встановити чіткі і зрозумілі кожному співробітнику вимоги до ведення переговорів, стилю одягу, спілкування з колегами, партнерами по бізнесу та замовниками. Всі види контактів повинні бути регламентовані - це дозволить в будь-якій ситуації знати, як слід діяти, що і як говорити, щоб підтримати імідж фірми на найвищому рівні.

При цьому характерною особливістю ділового протоколу та етикету є міжнародний принцип переваги рангів. Тобто, ставлення до учасника бізнес-процедури визначається відповідно до посади, яку займає в компанії. Ні вік, ні стать не мають визначального значення і, більш того, окремих правил етикету щодо старших за віком або осіб жіночої статі діловим протоколом не передбачено.

Те, які норми, стандарти, умови і вимоги будуть прописані в регламентах ділового протоколу організації, багато в чому визначається видом її діяльності. З точки зору здорового глузду ці вимоги є оптимальними для того, щоб співробітники змогли ефективно виконувати свої службові обов'язки і встановлені трудовим договором функції.

Так, наприклад в компанії може бути розроблений такий локальний нормативний акт, як «Правила внутрішніх комунікацій», якими буде регламентовано порядок взаємодії співробітників як усередині підрозділів, так і між структурними підрозділами компанії. Його зразок можна скачати тут . Ще один зразок ділового протоколу, встановленого при проведенні корпоративних заходів - пам'ятку співробітнику можна скачати тут .

Читайте також:

Види ділового протоколу

Те, які види ділового протоколу будуть регламентуватися локальним нормативним актом підприємства, залежить від специфіки її діяльності, тих видів ділової взаємодії, які здійснюють її співробітники і керівництво. Найчастіше регламентуються наступні процеси:

процедури ділового спілкування і взаємодії всередині організації;

процедури ділового спілкування і взаємодії з замовниками та партнерами;

дрес-код, обов'язковий для офіційного і неофіційного спілкування;

ведення ділової переписки та телефонних розмов;

публічні виступи і презентації, що проводяться співробітниками компанії;

організація ділових прийомів та інших ділових протокольних контактів;

переговорний процес з партнерами і замовниками.

Довідка

приклад:

Так, коли мова йде про діловому протоколі прийомів, регламентом повинні бути докладно описані наступні питання:

  1. які види прийомів існують і чим вони відрізняються між собою: їх основні характеристики, значимість і зміст, а також час проведення;
  2. порядок появи на прийомі рядових співробітників, керівників лінійного ланки і вищого керівництва;
  3. порядок розміщення за столом співробітників, керівників і запрошених гостей;
  4. види сервіровки і обслуговування для кожного з видів прийомів;
  5. діловий етикет для організаторів і запрошених гостей;
  6. дрес-код для організаторів і запрошених гостей.

Для всіх видів ділових протоколів, використовуваних в компанії, незалежно від виду її діяльності будуть встановлені однакові вимоги до ділового спілкування, яке є невід'ємною частиною будь-якої офіційної процедури. Обов'язкові складові ділового спілкування описані в таблиці нижче.

Обов'язкова вимога

опис

чемність

Незалежно від статі, віку і статусу співрозмовника з ним завжди необхідно бути гранично ввічливим, навіть в тому випадку, коли його точка зору є невірною

Уміння слухати і чути

Ділова бесіда завжди повинна вестися у формі діалогу, а не монологу. Співрозмовник повинен чітко розуміти, що його слова почуті і його побажання враховані

Вступне вітання

Важлива частина будь-якого повідомлення, робиться воно в письмовій або усній формі. Співрозмовник буде більшою мірою спонукає спілкуванню, якщо в листі або особисто його привітають, назвавши по імені та по батькові

змістовна частина

Важлива вимога до змісту ділової розмови - стислість і логічність викладу тієї думки, яку необхідно донести до співрозмовника. У розмові необхідно використовувати всім відомі зрозумілі слова, що виключають двояке тлумачення. Спеціальну термінологію має використовуватися виключно в професійному середовищі, де вона буде зрозуміла всім.

Заключна частина бесіди

На завершення ділової розмови співрозмовника необхідно подякувати за приділену увагу та змістовну бесіду

Протокол ділових переговорів

Ділові перемовини - це те, чим бізнесменові доводиться займатися досить часто. Від того, наскільки успішно вони проведені залежить і успіх бізнесу. Багато в чому, ефективність переговорного процесу визначається і тим, наскільки його учасники вміють дотримуватися ділової протокол - загальновстановлені правила взаємодії і порядок проведення переговорного процесу.

Ці правила і порядок також можуть бути оформлені у вигляді пам'ятки або інструкції. У протоколі ділових переговорів необхідно регламентувати такі питання, як:

Прийом і розміщення представників інших компаній;

Підготовка і ведення переговорів;

Правила ділового етикету.

Приймаюча сторона розробляє програму проведення переговорів, в якій повинні бути відображені всі організаційні питання від моменту прибуття і зустрічі представників іншої сторони до моменту їх від'їзду. За виконання кожного пункту цієї програми має відповідати конкретна особа - представник приймаючої сторони.

Основне правило протоколу ділових переговорів - відповідність статусів і рангів, це стосується як моменту зустрічі делегації, так і безпосереднього ведення переговорного процесу. Після того, як гості розміщені, глава приймаючої сторони повинен нанести їм візит, переконатися, що вони задоволені прийомом і уточнити програму їх перебування.

Коли делегація прибуває на переговори, її може зустріти або помічник або сам керівник компанії і провести гостей до зали для переговорів або ж до свого кабінету. Почесне місце пропонується чолі делегації гостей, але своє місце керівник приймаючої сторони займає першим. Для переговорів оптимальний варіант - круглий або прямокутний стіл, в торцях якого будуть розташовані почесні місця для керівників делегацій. Круглий стіл сприяє більшій невимушеності і неофициальности

У протоколі ділових переговорів необхідно врахувати, що пряме сонячне світло не повинне падати на учасників переговорів - це вважається знаком неповаги. Тому вікна в кабінеті повинні бути закриті жалюзі, особливо, якщо вони виходять у двір або на промисловий майданчик.

Довідка

Висаджування учасників переговорів може проводитись у такому порядку:

  1. На чолі столу сидять обидва керівники делегацій, поруч з ними - перекладачі, далі, з урахуванням рангу щодо зниження ступеня значимості, інші члени делегацій;
  2. в центрі довгих сторін столу розміщуються глави делегацій, навпроти один одного, перекладачі сидять поруч з ними, інші члени делегацій по сторонам від них, з урахуванням рангів;
  3. коли учасників переговорів більш, ніж два, глав делегацій розсаджують в алфавітному порядку за годинниковою стрілкою навколо столу круглої або прямокутної форми.

Кожна частина переговорів триває 2-3 години, без перерви, потім гостям пропонується кава або чай. Важливо, щоб при цьому також були дотримані правила подання та оформлення гарячих напоїв, десертів і фруктів. Ці нюанси також можуть бути встановлені протоколом ділових переговорів.