Журнал «Газова промисловість» - 1 серпня 2009 - Дмитро Коновал, EPAM
Створення єдиної для всього підприємства системи управління нормативно-довідковою інформацією (НДІ) відноситься до числа завдань, без вирішення яких вести облік і здійснювати контроль виробничих процесів практично неможливо. За допомогою подібної системи забезпечується використання коректних і актуальних довідкових даних, усувається неузгодженість в діях різних підрозділів і спрощується формування консолідованої звітності.
Зазвичай під НДІ розуміють сукупність довідників, стандартів, нормативних документів. З їх допомогою описуються і класифікуються дані, необхідні для виконання бізнес-процесів, регламентується діяльність підприємства.
В результаті виникає неузгодженість дій підрозділів при виконанні спільних для них бізнес-процесів, а це тягне за собою значні часові та фінансові витрати. Вкрай важко ведення консолідованого обліку, формування відповідної фінансової та управлінської звітності в масштабах всього підприємства.
Ще однією проблемою, пов'язаною з відсутністю єдиної системи НДІ, можна назвати зниження ефективності вирішення цілої низки інженерно-технічних і управлінських завдань через використання застарілої НДІ. Справа в тому, що коли бази НДІ розрізнені і розподілені за кількома філіям або підрозділам, їх підтримка в актуальному стані стає досить складним процесом, на виконання якого може просто не вистачати ресурсів. Крім того, не завжди у філії є можливість оперативно звернутися до потрібного довідника або стандарту, якщо він ведеться в іншому структурному підрозділі і, відповідно, в іншій інформаційній системі.
При значній кількості ІТ-додатків або територіально-розподіленої структурі для ведення та актуалізації НДІ потрібне створення спеціальної автоматизованої системи (АС). Її розробка стане одним з елементів створення на підприємстві єдиного інформаційного простору. У всіх АС, незалежно від того, де вони знаходяться, будуть використовуватися єдині найменування об'єктів, а робота підрозділів і філій стане грунтуватися на загальних регламентах, правилах, процедурах.
Створення автоматизованої системи управління НДІ відбувається в кілька етапів: аналіз складу НДІ і процесів її ведення, вибір архітектури автоматизованої системи, оцінка вартості її створення, розробка і підтримка.
аналіз НДІ
До основних видів НДІ відносяться: довідники, класифікатори та нормативні документи. Склад НДІ наведено на рис.1.
Мал. 1. Типовий склад НДІ
Одним з перших кроків організації ведення НДІ є створення реєстру, де детально описуються всі використовуються на підприємстві види НДІ. Наприклад, для регламентів повинні бути вказані такі характеристики, як назва, відповідальний фахівець, дата введення, що розглядаються об'єкти, підрозділи, на які поширюється дія регламенту, пов'язані класифікатори і довідники.
Крім того, необхідно встановити зв'язки між різними видами НДІ, визначити склад міститься в них інформації, позначити, в яких системах ведеться робота з даними (джерела інформації) і для яких бізнес-процесів необхідно їх використання (споживачі інформації).
Подібний аналіз дозволяє вибрати моделі ведення НДІ по всіх функціональних напрямках, розробити регламенти роботи при зміні або видаленні даних (наприклад, зрозуміти, з якими підрозділами повинні бути узгоджені зміни), а також виявити випадки дублювання інформаціі.Так, на одному з підприємств було встановлено , що в окремих підрозділах ведуться і використовуються власні класифікатори і довідники, які в точності повторюють зміст матеріалів НДІ, підтримуваних централізовано. Наприклад, локальні «Довідник дебіторів», «Довідник кредиторів» за змістом дублювали загальний «Довідник контрагентів». Замість використання загального «Довідника філій і структурних підрозділів» застосовувалися власні «Довідник відокремлених підрозділів» і «Класифікатор філій та відокремлених підрозділів». В результаті відбувалася трата ресурсів на підтримку кількох видів НДІ, які містили одні й ті ж дані.
На основі аналізу реєстру нормативно-довідкової інформації і даних про зв'язки між різними видами НДІ, а також з урахуванням структури та специфіки діяльності підприємства формуються основні функціональні вимоги до майбутньої АС:
- можливість централізованого управління довідниками, класифікаторами та іншими документами;
- можливість централізованого контролю всіх нормативно-довідкових даних (при зберіганні, використанні або зміні);
- підтримка централізованого і розподіленого (якщо це необхідно) ведення НДІ;
- зберігання актуальних і історичних даних в центральному офісі та у філіях, забезпечення оперативного доступу до них;
- автоматична синхронізація нормативно-довідкової інформації між елементами системи в різних підрозділах або філіях (якщо необхідно);
- можливість зміни складу довідників, їх структури без модернізації програмного коду системи.
Створення автоматизованої системи управління НДІ відбувається в кілька етапів: аналіз складу НДІ і процесів її ведення, вибір архітектури автоматизованої системи, оцінка вартості її створення, розробка і підтримка.
Вибір архітектури та оцінка вартості створення автоматизованої системи управління НДІ
Архітектуру системи управління НДІ можна вибрати за допомогою функціонально-вартісного аналізу. Це метод, при якому визначається оптимальне співвідношення важливих для користувача характеристик, властивостей, функцій системи і витрат на їх реалізацію.
Стосовно до НДІ використання методу функціонально-вартісного аналізу означає, що для кожного виду НДІ визначаються:
- перелік і кількість бізнес-процесів, для яких необхідно його використання;
- «Корисність» даного виду НДІ (в розрізі функціональних напрямків);
- обсяг витрат, які пов'язані з його створенням, веденням і актуалізацією.
Фінансові витрати визначаються з урахуванням вартості розробки і впровадження ІТ-додатків, закупівлі програмно-апаратного забезпечення, необхідного для створення і використання системи НДІ, а також з урахуванням витрат на персонал, який буде займатися обслуговуванням системи (навчання, обладнання робочих місць, заробітна плата і т.д.). До уваги треба взяти і непрямі витрати, які з'являються, якщо не забезпечений контроль над веденням і підтримкою НДІ, внесенням змін до довідники. Наприклад, це може бути вартість усунення невірно введеної записи в класифікатор або довідник. Для дубльованих записів в довіднику матеріалів ціна подібної помилки дорівнює вартості зайвих запасів на складі.
Варто відзначити, що метод функціонально-вартісного аналізу також використовується для зниження вартості та підвищення якості бізнес-процесів, пов'язаних з роботою з НДІ. Для цього формується список виконуваних функцій з ведення, підтримки, актуалізації даних з ранжируванням за вартістю, трудомісткості або часу. Вживаються заходи для зниження вартості або часу виконання найбільш «дорогих» або «тривалих» функцій. Усуваються непотрібні або дублюють один одного операції і потім перерозподіляються ресурси, які звільнилися за рахунок проведених змін.
На основі отриманих даних визначається архітектура системи НДІ - централізована або децентралізована. Вибір централізованої схеми дозволить, наприклад, значно підвищити якість наданої інформації, що вкрай важливо для ключових бізнес-процесів підприємства. Однак вартість цього варіанту може бути вище, ніж вартість протилежної.
Для багатьох підприємств нафтогазового комплексу характерна архітектура ведення та розповсюдження НДІ, представлена на рис.2.
Мал. 2. Архітектура ведення та розповсюдження НДІ, типова для підприємств НГК
При такому варіанті централізовано ведеться основна база НДІ, а її локальні бази фактично залишаються доступними тільки для тих підрозділів або філій, де вони використовуються. Оскільки актуалізація не може бути проведена в автоматичному режимі, розсилка оновлених довідників та інших нормативно-довідкових документів проводиться по електронній пошті і вручну додається в інформаційні системи. Тому практично неможливо відстежувати зроблені зміни і отримувати зворотний зв'язок (аналізувати вимоги до НДІ, які пред'являються користувачами). Це призводить до неузгоджених дій підрозділів і збоїв при виконанні бізнес-процесів.
Більш ефективним є варіант, при якому створюється система з многоузловой архітектурою. Що це означає?
До складу АС НДІ включаються центральний вузол і підлеглі вузли. Організаційно центральний вузол розташовується в головному офісі підприємства, а підлеглі - в його регіональних філіях або підрозділах. Таким чином, система вибудовується по територіально-розподіленого принципу відповідно до структури підприємства. Кожен вузол може взаємодіяти з постачальниками, ініціаторами змін або споживачами НДІ. Всі вузли пов'язані між собою через різні види телекомунікацій, що дозволяє проводити оперативний обмін даними і їх синхронізацію в автоматичному режимі. Схема такої системи наведена на рис.3.
Мал. 3. Схема системи НДІ з багаторівневою архітектурою, рекомендована для НГК
Фактично кожен вузол є міні-автоматизованою системою ведення НДІ і надає необхідні дані для всіх ІТ-додатків, які використовуються в цьому підрозділі (рис. 4). Поширення інформації по всій системі і підтримання бази НДІ в актуальному стані забезпечується за рахунок автоматичного обміну даними між вузлами.
Мал. 4. Архітектура типового вузла
Вибір подібної архітектури дає можливість скористатися перевагами централізованого ведення НДІ (всі довідники ведуться в єдиній системі) і в той же час розподілити пов'язану з цим процесом навантаження з кількох підрозділам (вузли єдиної системи розташовані не тільки в центральному офісі підприємства, але і в регіональних філіях) . Крім того, при такому підході система налаштовується під уже що використовується на підприємстві технологію ведення НДІ і одночасно дозволяє плавно реорганізувати її для підвищення ефективності. Це призводить до зменшення витрат і ризиків, які виникають при впровадженні єдиної системи НДІ.
Система дозволяє автоматично відстежувати виконання операцій по веденню НДІ і в разі необхідності приймати рішення про перерозподіл ресурсів, задіяних в цьому процесі. Ще одна перевага - можливість прив'язати зміни в довідниках до відповідних нормативних документів і тим самим обгрунтувати необхідність подібних коригувань. Забезпечується контроль змін в пов'язаних довідниках, що мінімізує ризик неузгодженості інформації. Крім того, система не дозволяє вводити або модифікувати інформацію без авторизації. Це означає, що завжди відомо, хто з фахівців і коли вніс ті чи інші дані в довідники або інші документи.
Оновлення одного і того ж довідника може проводитися на різних вузлах - таким чином організовується розподілене ведення НДІ. При цьому можливий поділ прав доступу для виконання цієї дії (якщо відповідальним за ведення довідника є один вузол, то зміни, проведені на інших вузлах, спочатку отримають статус тимчасових). Всі зроблені коригування оперативно тиражуються по всій системі, при цьому передається тільки та частина даних, яка зазнала зміни. В результаті значно мінімізується межузловой трафік. Варто зазначити, що зв'язок між вузлами може бути організована з використанням практично будь-яких засобів і каналів, що не вимагає спеціальних інвестицій в розвиток телекомунікацій.
Розробка і підтримка
Після визначення архітектури майбутньої системи починається її безпосереднє впровадження: розробка, установка і конфігурація центрального вузла. Потім в систему заносяться довідники, класифікатори, нормативні документи та інші аналогічні дані з різних джерел. Проводиться настройка процесів ведення НДІ з урахуванням технологій, які застосовуються на підприємстві. Далі система інтегрується з використовуваними ІТ-додатками. І, нарешті, на заключному етапі створена структура тиражується в філії та підрозділи підприємства: формуються регіональні вузли.
Важливим питанням при реалізації проекту є формування відділу НДІ, завданням якого стане забезпечення єдності і актуальності всіх видів НДІ. Участь фахівців необхідно вже на етапах розробки і розгортання АС НДІ: в їх функції входитиме координація робіт зі створення, впровадження та ведення єдиних інформаційних довідників і класифікаторів (наприклад, «Довідник структурних підрозділів», «Довідник технологічних об'єктів», «Довідник основних фондів» і т.д.).
Крім того, діяльність відділу НДІ буде пов'язана з веденням корпоративних довідників, контролем над застосуванням загальноросійських і галузевих класифікаторів, розробкою і веденням реєстру довідників, а також із взаємодією із зовнішніми організаціями (Федеральне агентство з метрології, Держбуд) з питань застосування НДІ. Ще один напрямок діяльності - створення сховища даних для наказів, розпоряджень та інших аналогічних документів.
Додатково відділ виконує завдання супроводу і розвитку єдиної системи НДІ. У число основних питань входить: розробка технологічних і операційних інструкцій для користувачів і фахівців, відповідальних за ведення НДІ; організація їх навчання; розробка перспективних і поточних планів розвитку системи НДІ. Нарешті, відділ НДІ взаємодіє з іншими підприємствами, що входять в той же холдинг, з питань спільного ведення довідників (якщо є така необхідність).
Що в результаті?
Створення єдиної автоматизованої системи дозволить значно скоротити витрати на ведення НДІ. Централізована підтримка і актуалізація довідників є набагато більш економним варіантом для підприємства, ніж їх ведення в декількох, не пов'язаних між собою інформаційних системах.
Надалі це також дасть ефект, виражений в економії коштів на впровадження нових інформаційних систем. Наявність адекватної бази НДІ і можливість попередньої підготовки необхідних довідників приведуть до зменшення фінансового навантаження на підприємство в зв'язку з реалізацією інших ІТ-проектів.
Використання єдиної системи НДІ призведе до поліпшення якості довідкової інформації - дані будуть повними, актуальними і повинні суперечити одна одній. В результаті знизиться обсяг можливих фінансових втрат підприємства, викликаних використанням застарілого або неповної інформації.
Нарешті, застосування єдиної системи НДІ сприятиме створенню на підприємстві єдиного інформаційного простору. З'явиться можливість оперативного обміну даними між різними автоматизованими системами, що дозволить забезпечити узгоджену роботу всіх структур підприємства.
оригінал публікації
Що це означає?Що в результаті?
