Під час оформлення на роботу всі працівники, крім тих, які працевлаштовуються вперше, зобов'язані подавати на підприємство трудову книжку, складену відповідно до вимог чинного законодавства.
Трудова книжка працівника зберігається на підприємстві протягом всього терміну трудової діяльності, і повертається йому при звільненні.
Ведення Книги обліку руху трудових книжок
Органом, відповідальним за централізований облік і зберігання трудових книжок в компанії є відділ управління персоналом, так звана кадрова служба. На уповноваженого фахівця кадрової служби покладається обов'язок вести Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них за формою № П-10, затвердженої наказом Мінстату «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27.10.1995 № 277.
У Книгу обліку трудових книжок необхідно вносити інформацію про всіх трудових книжках і вкладишів до них, прийнятих від працівників при прийомі на роботу або оформлено на них, якщо особа працевлаштовується вперше, при цьому відзначається серії і номера.
Кожна сторінка Книги повинна бути пронумерована, прошнурована і скріплена печаткою і підписом директора підприємства.
Зберігання трудових книжок
Трудові книжки слід зберігати в надійному захищеному місці, як правило - в сейфах окремо від матеріальних цінностей і грошей. Для зручності трудові книжки складають в шухлядки в алфавітному порядку. Якщо підприємство з великою кількістю працівників, трудові книжки доцільно зберігати по кожному підрозділу окремо.
При звільненні працівнику видається його трудова книжка. Факт повернення трудової книжки реєструється в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них і в особистій картці і завіряється особистим підписом працівника. Надалі, в разі виникнення спірних ситуацій, саме наявність підпису працівника в зазначених документах буде свідчити про отримання ним трудової книжки.
Трудові книжки, які з яких-небудь причин не були отримані співробітниками, повинні зберігатися протягом двох років в кадровій службі окремо від трудових книжок осіб, які продовжують працювати в компанії. Після завершення двох років не затребувані трудові книжки передаються в архів компанії, де зберігаються протягом п'ятдесяти років, а по завершенні вказаного терміну - знищуються в установленому порядку.
За недотримання наведених правил уповноважені особи кадрової служби, які безпосередньо здійснюють облік, зберігання та оформлення трудових книжок, несуть дисциплінарну відповідальність. При цьому, загальна відповідальність за належний порядок обліку, зберігання і оформлення трудових книжок в компанії покладається на директора.
