IT-World: Google Docs

1. Сергій Гріцачук

IT Expert Як це зробити Сам собі адмін Сергій Гріцачук

| 16.11.2011

Більшість з нас користуються офісними додатками, однак задіємо ми лише малу частину закладених в них можливостей. Звісно, ​​будь-який офісний пакет універсальний настільки, що дозволяє вирішувати найскладніші завдання, але чи всім це необхідно? Хтось створює об'ємні документи, що включають консолідовані дані, об'єкти за допомогою інших програм, макроси, форми і цілі підпрограми, написані на вбудованій мові, втім, чи багато таких? Практика показує, що небагато. Причому це стосується не тільки Microsoft Office, а й інших офісів: OpenOffice.org, IBM Lotus Symphony. Більшість користувачів створюють з їх допомогою текстові документи і прості електронні таблиці, ну і ще вдаються до послуг клієнтів електронної пошти. Якщо Ви належите до їх числа, спробуйте задуматися: чи є сенс в громіздкому, складному і при цьому не дешевому продукті?

Можливо, для ваших завдань досить «хмарної» середовища з веб-додатків, що не вимагає для роботи нічого, крім браузера і доступу в Інтернет. Таких пропозицій кілька: Office 365 від Microsoft, iWork.com від Apple і Google Docs. Залишається тільки визначитися, чи є у вас вагомі причини переходити на них. (Особисто я вибрав Google Docs ще в той момент, коли існували Writely і Google Spreadsheet.)

Перерахую ці причини:

• ви не створюєте складні документів;
• ви часто міняєте робоче місце (ПК вдома, ноутбук або планшет в дорозі, ПК в офісі, інтернет-кафе);
• ви потребуєте крос-платформної середовищі (використовуєте різні платформи і ОС);
• вам часто потрібно організувати спільну роботу над документами з декількома співавторами, для оперативного внесення змін в тексти;
• ви не готові розлучитися з великою сумою грошей на оплату ліцензійного ПЗ, а застосовувати піратський софт не дозволяють переконання;
• ви хочете заощадити місце на жорсткому диску і звести до мінімуму кількість наявних програмних продуктів;
• ви терпіти не можете, коли на комп'ютері запущено кілька окремих програм, але спокійно миріться з десятками вкладок в браузері;
• вас дратує тривалий час завантаження офісного пакету або час відкриття невеликого документа;
• ви постійно забуваєте натискати кнопку «Зберегти», через що частенько втрачаєте введену інформацію;
• вам доводиться регулярно стикатися з різними форматами документів, що створює труднощі і затримки в роботі;
• вам набридли постійні проблеми з поштових сервером, пропажі важливих листів, море спаму та інші неприємності;
• і нарешті, ви мрієте про те, щоб отримати універсальну робочу середу, яка дозволить вам за допомогою одного продукту мати доступ до всіх функцій офісу.

Даний список можна продовжувати, але навіть цього переліку (а точніше - будь-якого з його пунктів) досить для того, щоб перейти на «хмарний» документообіг. Наприклад, у мене є необхідність писати статті, замітки в блоги та огляди на різні сайти, зберігати власні записки, створювати нескладні електронні таблиці, переглядати презентації, іноді малювати пояснювальні картинки до своїх статей і інших записів. Все це я роблю в середовищі Google Docs. Хоча справедливості заради додам, що на жорсткому диску «живе» і OpenOffice.org - на всякий випадок.

Електронні таблиці, текстовий редактор, пошта, інтернет-комунікатор, читалка новинної стрічки - і все це вмістилося в браузері. Навіть календар-планувальник, органайзер, калькулятор і годинник-будильник-таймер там же. Словом, весь офісний набір.

Головною особливістю офісу Google є робота з документами в браузері. Вам не потрібно нічого встановлювати на ПК: якщо у вас є браузер Google Chrome і поштовий акаунт на @ gmail.com, ви можете відразу ж приступити до роботи і зробити це без обмежень - досить ввести поштову адресу і пароль. Втім, браузер можна використовувати будь-який інший. Наприклад, якщо вам звичніше Internet Explorer - користуйтеся їм, а для зручності встановіть панель Google.

Доступ до документів, а також їх завантаження і структурування виробляються на головній сторінці

Друга особливість - автосохранение документів. Всі дії з ними автоматично зберігаються в «хмарі» і навіть раптовий розрив зв'язку або відключення електроенергії не зашкодять документу: після відновлення зв'язку ви продовжите своє заняття з того місця на якому зупинилися. Але будьте обережні! Якщо ви як і раніше працюєте і з іншими (стаціонарними) офісними пакетами, звичка не контролювати процес збереження послужить погану службу (а до хорошого звикаєш швидко, як виявилося!).

Третя особливість - робота з документами широко поширених форматів: Google Docs розуміє стандартні типи документів і вміє їх конвертувати для збереження на жорсткому диску в необхідний формат (аж до PDF). Це дуже зручно, коли у вас безліч різнотипних документів. Втім, розробники попереджають, що при конвертації можуть виникати збої в форматуванні, але на моїй пам'яті подібних проблем не було.

Редагування тексту в повноекранному режимі мало чим відрізняється від звичного інтерфейсу - хіба що функцій поменше.

І нарешті, четверта особливість - спільна робота. За замовчуванням документ створюється приватним і доступний тільки для вас; але якщо треба - можна надати до нього доступ іншим особам. Для цього передбачено два режими: «Редактор» дає можливість вносити виправлення в документи, а «Читач» надає права для перегляду.

Електронні таблиці навіть в хмарному середовищі - потужний інструмент. А вже для таких простих табличок - і зовсім незамінний.

Є й інші особливості: інтеграція з іншими сервісами, можливість публікації документів безпосередньо на веб-ресурсах, переклад тексту (причому достатньо коректний) на багато мов, вставка формул і малюнків, автоматична перевірка орфографії, а також відправка документа електронною поштою адресатам (групам, по списку вибірково) в будь-якому з підтримуваних форматів. Крім того, документи, що зберігаються в форматі Google Docs, що не витрачають дисковий простір.

Які обмеження Google Docs

Зрозуміло, головне обмеження продукту - функціональність. Доступні тільки базові можливості, характерні для офісних продуктів.

Не варто забувати і про безпеку: якщо ваші документи містять цінні дані, розміщувати їх в публічному місці (нехай навіть і захищеному) небезпечно. Як показали події останнього року, витік інформації можлива навіть з (здавалося б) закритого ресурсу - будь інтернет-сховище не захищає вас стовідсотково від подібних ексцесів.

Ще одне обмеження - доступний об'єм для зберігання інформації. За замовчуванням він становить 1 Гбайт (безкоштовно). Якщо ж такого ресурсу мало - можна перейти на платний варіант і розширити його до 16 Тбайт (хоча навряд чи це комусь стати в нагоді), але додаткові 20 Гбайт обійдуться всього в $ 5 на рік, а 80 Гбайт - в $ 20.

Втім, існують і інші обмеження, на кшталт незвичного інтерфейсу, відсутність перевірки пунктуації, вертикальної лінійки та інших функцій, звичних для стаціонарних офісних продуктів, а також неможливості виконувати операції копіювання / вставки правою кнопкою миші. Ну і, зрозуміло, не можна працювати без реєстрації поштової адреси в системі.

висновки

Як висловився один мій колега: «Якби Google Docs не існувало, його варто було б створити!». Це дуже хороший інструмент для тих, хто не хоче бути прив'язаним до одного робочого місця з його унікальними настройками. Практично всі повсякденні завдання в частині роботи з документами можна вирішувати за допомогою Google Docs, а деяким користувачам (наприклад, мені) цей «хмарний» сервіс створює повноцінну офісну середу. Календар-планувальник, пошта, засіб електронної комунікації сховищі вільно розповсюджуваних зображень та документів - повністю замінюють звичний набір різнорідних програмних продуктів. Досить просто запустити браузер - і можна приступати до роботи. Переглянути план поточних завдань і новини, відповісти на пошту, поспілкуватися з потрібними людьми, знайти і проаналізувати необхідну документацію, написати замітку в блог або статтю - наприклад, ось цю саму, яку ви тільки що прочитали.

про авторів

Сергій Гріцачук

Оглядач, аналітик, інженер-системотехнік. Дійсний член «Клубу експертів Intel», сертифікований фахівець (Мюнхен) з мережних і серверних технологій з 1993 року. Комп'ютерами та супутніми рішеннями займається з 1985-го, учасник численних виставок, володар нагород за оригінальні схемотехнічні і програмні розробки. Перший диплом отримав в 1984 році від «Патентного бюро» журналу «Юний технік». Захоплюється полюванням, риболовлею, водно-моторним спортом. «Статут суєтою цивілізації, вважаю за краще відокремлене життя вдалині від неї. Весь вільний час віддаю родині і дітям ».