Укладення договору поставки значно відрізняється від рядових повсюдно зустрічаються угод. Даний документ передбачає встановлення правил тривалої співпраці і просто зобов'язана бути грамотно складене і висвітлювати всі можливі складнощі в роботі. Крім основних правил складання договору , Щоб скласти договір поставки товару, необхідно звернути увагу на наступні моменти:
формування замовлення
Більшість організацій прагнуть при укладенні договору поставки узгодити специфікацію і обумовити правила гри, які гарантують отримання замовлення. Після підписання договору не обов'язково, що постачальник відразу буде забезпечений роботою, якщо про це не написано конкретно. Тому, щоб правильно укласти договір, необхідно чітко описати плани по формуванню замовлення на поточний рік. Специфікація, може відображати найменування товару, асортимент, але також може включати попередні обсяги продукції, що замовляється. В цьому випадку вона вимагає щорічного поновлення, так планування рідко заходить далі. Отримуючи гарантований замовлення, постачальник має можливість підготовки свого виробництва, не боячись втратити замовлення. Однак, крім річних планів, необхідне коригування замовлення на кожен місяць. Для формалізації даної роботи, сторони вдаюся до угоди повідомляти одна одну про майбутні обсяги і терміни поставок. Покупець в обумовлені терміни (наприклад, не пізніше 25-го числа попереднього місяця) повідомляти свою потребу. Постачальник зобов'язується підтверджувати отримання замовлення в узгоджений термін і гарантувати його виконання. При правильному укладанні договору поставки слід розуміти, що після підписання попереду залишиться тривалий період, пов'язаний з постійною роботою, заснованої на виконанні зобов'язань. Багато постачальників по закінченні декількох місяців з моменту підписання, втрачають інтерес і починають безвідповідально ставитися до контрактних зобов'язань. Такий стан є неприпустимим, і щоб уникнути цього, слід промовляти всі умови заздалегідь. Домовлятися треба, як то кажуть, на березі. Дотримання зобов'язань повинна бути мотивована штрафними санкціями за зриви відвантажень, можливістю зниження або навіть втрати замовлення в разі неодноразових недоробок. Можливі штрафи не образливі, вони лише піднімають важливість питання. Це набагато краще, ніж в стресовій для себе ситуації, що загрожує втратою величезних грошей, при розмові почути від постачальника, мовляв я краще п'ятсот рублів оплачу за законом ніж напружуватися заради тебе буду. Так що грізні штрафи і чітко обумовлені втрати в спірних моментах покликані не для реалізації, а для залякування. Чим серйозніше наслідки, тим менше ймовірність їх настання.
Умови поставки
Дані умови можуть бути обумовлені словами типу: покупець здійснює забір товару зі складу постачальника. Однак якщо ви хочете правильно оформитися договір поставки, вам слід вказати умови поставки згідно з Інкотермс, які представляють із себе єдиний міжнародний стандарт. Інкотермс являє звід міжнародних правил, запропонованих для уніфікації найбільш поширених по всьому світу тлумачень умов поставки для договорів купівлі-продажу. В даний час на території РФ діють правила Інкотермс 2010, впроваджені з 1 січня 2011 року. Базисні умови поставки Інкотермс 2010 і зручна для розуміння таблиця представлені на малюнку. 
І ось як це працює: Якщо покупець готовий самостійно забирати товар зі складу постачальника, то така співпраця матиме статус EXW. При додаванні сюди доставки до вказаного місця і експортної очищення товару виходить умова поставки Інкотермс FCA. При цьому FCA можливість отримання товару як безпосередньо на складі постачальника, так в будь-якому іншому призначеному місці. Доставка до вказаного місця (як правило вказується морський порт) і витрати по страхуванню перетворюють DAT в CIF. Самостійна доставка постачальником до складу покупця з віднесенням всіх витрат на оформлення і митницю на себе, перетворює умова поставки в DDP. Слід розуміти, що з віднесенням все нових вимог на сторону постачальника обходиться подорожчанням контрактної вартості товару. Однак, всі дії, які не закладені в ціну, ви так чи інакше будете змушені виконати власними силами. При виборі умов поставки слід керуватися розподіл ризиків і економічними факторами. Будь-який споживач вважає за краще знизити ризики і віднести відповідальність за втрату або псування товару на постачальника, і тим самим завжди наполягає на умовах DDP. Однак відповідні подорожчання при дотриманні цих вимог не завжди виправдано. Необхідно відстежувати вартість кожної ділянки шляху від постачальника до споживача, виявляти ризики і приймати рішення виходячи з фактів. Можливо, володіючи можливістю дешевої поставки, вам вигідніше буде забирати товар самостійно.
Приймання товару, тара і упаковка
Практика показує, що відсутність вимог по тарі, упаковці та приймання створюють неймовірних хаос на складах, який з часом вбиває будь-яку можливість систематизувати роботу підприємства, якщо ми все ще говоримо про постійні та численних відвантаження. При правильному складанні договору поставки вимоги по тарі та упаковці. Тара зберігає товар в безпеці і просто зобов'язана бути формалізована. Узгодження тари повинно проводитися окремими фахівцями, як правило, вимоги повинні враховувати основні норми трудового законодавства і можливість автоматизованої розвантаження. Упаковка покликана захистити товар від пошкоджень і знизити кількість повернень і довозять заміненої продукції, що так негативно позначається на витратах підприємства. Знову ж правильним при складанні договору буде враховувати всі необхідні вимоги по прийманню товару. Мінімальним набором з них будуть інструкції Держарбітражу П-6 і П-7. Інструкція по прийомі П-6 (ПРО ПОРЯДОК ПРИЙМАННЯ ТОВАРІВ ВИРОБНИЧО-ТЕХНІЧНОГО ПРИЗНАЧЕННЯ І ТОВАРІВ НАРОДНОГО СПОЖИВАННЯ ЗА КІЛЬКІСТЮ від 15 червня 1965 р) та інструкція з приймання П-7 (Інструкція про порядок приймання ТОВАРІВ ВИРОБНИЧО-ТЕХНІЧНОГО ПРИЗНАЧЕННЯ І ТОВАРІВ НАРОДНОГО СПОЖИВАННЯ ЗА ЯКІСТЮ від 25 квітня 1966 р) відображають необхідний звід правил для забезпечення контролю товару за кількістю та якістю. На закінчення можна додати лише те, що укладення договору поставки товарів пов'язане з відповідальною і періодичної роботою. Неузгоджені моменти можуть боляче і дорого вдарити зривом поставок. Для страхування організації від ризиків зупинки виробництва, договір повинен містити набір пунктів визначають правило поведінки в екстрених ситуаціях і відповідальність за зупинку відвантажень. Поведінка співробітників організацій має виконуватися відповідно до встановлених норм, щоб виключити спірні ситуації і надати взаємовідносинам природний характер без виявлення винних і взаємних звинувачень. Сподіваємося, що наведена інформація допоможе в складанні договору поставки товару і убезпечить вас від непотрібних проблем.
