- Системні вимоги програми "1С: Документообіг 8"
- зберігання документів
- Реєстрація вхідних і вихідних документів
- Автоматичне зберігання редакцій документів
- повнотекстовий пошук
- рецензування документів
- Робочий стіл
- Облік робочого часу та контроль виконання
- Бізнес-процеси і робота користувачів
- До будь-якого із зазначених бізнес-процесів можна прикріпити один або багато документів
- Найбільш популярні версії 1С: Документообіг 8
- 1C: Документообіг 8 і мобільні пристрої
- Презентації "1C: Документообіг 8"
ВАЖЛИВО: програма працює не нижче 1с підприємстві версії 8.2.
Шукаєте спосіб простого введення документів в 1С? Зателефонуйте в центр кт, ми вам допоможе вирішити дане питання. Центр кт це професійне впровадження систем електронного документообігу.
Єдина база в 1С: Документообіг 8 забезпечує в компанії центральне безпечне зберігання, актуальний доступ, пошук і ефективну роботу з офіційними і внутрішніми документами будь-яких типів: офісними документами, текстами, зображеннями, аудіо- та відеофайлами, документами систем проектування, архівами, додатками і т . Д.
Конфігурація 1С: Документообіг 8 не має галузевої специфіки і може ефективно використовуватися як в бюджетному секторі, так і на комерційних підприємствах, будь то розподілена холдингова структура з великою кількістю користувачів або невелике підприємство.
Нова програма 1С: Документообіг 8 замінює стару версію на платформі 1С 7.7 1С: Архів, яка вже більше 11 років використовується в тисячах підприємств. Заміна відбулася як за назвою так і за складом. З чого починали, до того і повернулися.
Бізнес "1С" починався на початку 90-х не з «Бухгалтерія", а з автоматизації корпоративної електронної пошти і документообігу. В її арсеналі був продукт "1С: Документообіг", який в якийсь момент став називатися "1С: Архів". Вона підтримує багато користувачів роботу в локальній мережі або через Інтернет, в тому числі і через веб-браузери.
Основні завдання вирішуються за допомогою 1С: Документообіг 8:
- Постановка і контроль завдань
- Облік вхідних, вихідних, внутрішніх документів
- Організація файлового сховища
- Автоматизація блоку договорів
- Організація юридично значущого документообігу
- Планування і проведення зборів і заходів
- Управління проектами
З недавнього часу для користувачів програмного продукту 1С Бухгалтерія 8 є нове і зручне сучасне рішення 1С Документообіг, що дозволяє автоматизувати процеси ведення, створення різної документації на підприємстві. Для створення даної програми використовувалося додаток 1С Бухгалтерія 8.2, що значно відбилося на високій функціональності і універсальності готового продукту.
Природно, програма може бути інтегрована в роботу з іншими версіями популярного додатка, в тому числі таких, як 1С Бухгалтерія 8.1 та 1С Бухгалтерія 8.3. Вона містить всі необхідні інструменти для роботи як з внутрішніми, так і з офіційними документами державних і комерційних організацій. Передбачається можливість підтримки роботи з розробляється версією програми 1С Бухгалтерія 8.4.
Якщо Ви плануєте використовувати «1С: Документообіг 8» на декількох комп'ютерах, придбайте відповідне число клієнтських ліцензій (руб.)
Системні вимоги програми "1С: Документообіг 8"
Операційна система- Операційна система MS Windows 98 / Me, MS Windows NT 4.0 / 2000 / XP / Server 2003 (рекомендується MS Windows 2000 / XP / Server 2003)
- Intel Pentium II 400 МГц і вище (рекомендується Intel Pentium III 866 МГц)
- 128 Мбайт і вище (рекомендується 256 Мбайт)
- При установці використовується близько 120 Мбайт
Ми часом не замислюємося про те, як трудомістка і в той же час дуже відповідальна і важлива буває робота рядового секретаря.? Кожен день приходять і йдуть офісні документи, зустріч партнерів по бізнесу, вітання клієнтів, прийом дзвінків, терміновий друк купи документів.
Часто кадровику доводиться вислуховувати від колег по роботі закиди щодо наявності бардаку в документообігу. Практично всі співробітники в офісі ведуть свої позначки і документи в звичних Ворд і Ексель. При звільненні співробітники часто видаляють всі свої напрацювання в Ворді або Ексель. У програмі 1с важко видалити всі напрацювання і щоб ніхто не помітив цього. Як правило, вся це купа документ утворює нескінченний електронну макулатуру, тому що потім важко що небудь знайти. Коли дістане цей бардак в документації, і доведеться шукати програмне рішення 1с. Беручи до уваги, що практично на всіх підприємстві є платформа 1С Підприємство 8 або 7.7.
Сканування документів для документообігу є невід'ємною складовою процесу переходу від паперового ведення справ і паперових архівів до електронних систем зберігання інформації. Сканування і введення документів є критично важливим етапом впровадження систем електронного документообігу. Найчастіше компанії серйозно недооцінюють всю складність даного етапу впровадження. На сканування і введення архіву існуючих документів виділяється недостатньо часу, фінансових і людських ресурсів.
Хочемо звернути ваші увагу на важкі трудові будні секретарів, менеджерів, кадровиків і протягнути їм свою руку допомоги - центр кт. Зупиніть вибір на нашій компанії і Ви отримаєте просту і разом з тим універсальну програму, якийсь робочий інструмент секретарської роботи, менеджера - дозволяє контролювати керівництвом компанії.
З 1999 року програма почала розвиватися під назвою «1С: Архів». В даний час програма застосовується в кілька сотень організацій (в тому числі таких, як Росенергоатом, Росвооружение, Росстат, Національний заставний банк, Саяно-Шушенська ГЕС, Анжеро-Судженськ адміністрація) з числом користувачів від 1 до 950, а документів - до півмільйона об'ємом до 0,5 Тбайт. Загальна кількість осіб перевищує кілька тисяч. Одна з найбільш продаваних у Росії в своєму класі!
Програма 1С: Документообіг 8 працює на платформі 1С: Підприємство 8.2 Керований додаток "і дозволяє виконувати:
- Роботу з електронними документами
- Разгранчіеніе прав доступу, зберігання документів
- Реєстрацію всередині компанії вхідних і вихідних документів
- Перегляд, редагування та контроль редакцій, версій документів
- Зручний пошук інформації
- Облік робочого часу
- Бізнес-процеси та роботу користувачів
- звітність
- Роботу з системою через веб-браузер
зберігання документів
Всі документи в "1С: Архіві 8" зберігаються в структурі розділів з урахуванням прав доступу.
Структура папок може формуватися відповідно до організаційної структури підприємства або за типами документів (наприклад, "договору", "накази", "службові записки") або за рівнем доступу (наприклад, "загальні", "конфіденційні").
Кожній папці в програмі 1С: Архів 8 встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення.
Реєстрація вхідних і вихідних документів
"1С: Документообіг 8" дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам.
Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типовими інструкціями і традиціями вітчизняного діловодства.
Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:
- автоматизація процедури розгляду документів і подальшої постановки на контроль,
- оповіщення виконавців,
- підтримка регламентованих термінів виконання документів,
- подальше формування звітів по надходженню і виконання документів, за простроченими документами.
Автоматичне зберігання редакцій документів
Для перегляду і редагування документів 1С: Документообіг 8 використовує встановлені програми для типів фалів, встановлені на робочих станціях користувачів.
Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на "робочому столі"; користувач бачить список редагованих документів і список невиконаних завдань, передбачена настройка "робочого столу" з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи конкретного розділу.
"1С: Документообіг 8" забезпечує доступ всім співробітникам до файлів як для перегляду, так і для редагування, в залежності від прав. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.
При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу з зазначенням автора, дати і часу створення.
Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, trf, html, txt) підтримується порівняння версій.
повнотекстовий пошук
Електронний документ являє собою структурований набір даних, що містить реквізитний і змістовну частину. Реквізити документа і інформація його змістовної частини можуть бути використані в процесі пошуку конкретного документа.
В "1С: Архіві 8" передбачено повнотекстовий пошук даних (документи, розділи, рецензії, доручення) по всіх полях, в тому числі і по змісту документів.
Реалізація в "1С: Документообіг 8" повнотекстового пошуку документів (розділів, рецензій, доручень і т. Д.) По всім полям карток і по змісту версій файлів з урахуванням морфології дозволяє вирішити питання верифікації документа і скорочує витрати часу, оскільки в традиційних системах діловодства на пошук документів витрачається до 30% часу співробітників.
Оновлення повнотекстового індексу виконується автоматично на сервері або вручну, в разі використання файлового варіанту.
рецензування документів
Користувачі можуть рецензувати документи, при цьому підтримується опциональная можливість рецензування від чужого імені.
Список рецензій можна подивитися безпосередньо з картки документа.
Робочий стіл
Основна частина роботи може виконуватися безпосередньо на робочому столі, який показує список редагованих користувачем документів, список невиконаних завдань і надає можливість для швидкого пошуку документів за вмістом.
Облік робочого часу та контроль виконання
Дані обліку робочого часу і можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень і дозволяють оптимізувати роботу співробітників.
У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка включає в себе дані про час, проект, зміст роботи. На підставі цих відомостей можна побудувати звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.
Бізнес-процеси і робота користувачів
Для автоматизації колективної роботи з документами в "1С: Документообіг 8" (1С: Архіві 8) передбачені такі бізнес-процеси, як:
- Розгляд: офісний документ відзначається на схвалення до начальника і з його резолюцією відзначається і надходить до автора документа.
- Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролеру для дотримання виконавської дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.
- Узгодження: прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження.
- Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження.
- Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації і відправки кореспонденту.
- Ознайомлення: Відправка документа всім користувачам в зазначених списку для перегляду.
До будь-якого із зазначених бізнес-процесів можна прикріпити один або багато документів
Документами і бізнес-процесів можна призначити додаткові властивості, які не передбачені в картці (наприклад, "важливість документа", "теги", "кореспондент", "місце зберігання" і ін.).
Передбачена можливість призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, а й ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на затвердження ролі "Директор" та програма автоматично доставить відповідне завдання тому, хто в даний момент виконує цю роль - самому директору або його заступнику.
У програмі 1С: Архів 8 присутсвуют звіти: довідка про виконавську дисципліну, список доручень, стікали на дату, список прострочених доручень, динаміка зростання сховища, довідка по документам, довідка за дорученнями.
Додаток 1С Архів 8 це система управління документами, що дозволяє підвищувати ефективність електронного документообігу на великих і малих підприємствах. 1С Архів 8 працює, в тому числі, і з дуже великими обсягами електронної документації.
За допомогою програми 1С Архів 8 можна організувати на підприємстві централізований архів документів, виконаний у вигляді ієрархії папок. Все папки, створювані за допомогою 1c архів 8 позначаються російськими іменами і можуть мати будь-який рівень вкладеності. В даному додатку на кожен документ ведеться обліково-реєстраційна картка. Реквізити, які відзначаються в цій картці, відповідають вимогам ГОСТ. З їх допомогою можна легко і швидко визначити всі необхідні параметри документа в 1С Архів 8, дізнатися дату його створення, редагування та інше.
Робота з документами всередині конфігурації 1С Архів 8 добре продумана і вміло організована. Вона дозволяє вести спільне використання та редагування файлів. Система 1 з архів 8 стежить за тим, щоб в даний момент часу документ редагувався тільки одним користувачем, тимчасово блокуючи доступ до нього іншим.
Ще одна важлива можливість 1С Архів 8 це зберігання різних версій електронних документів. Навіть після редагування ви можете повернутися до будь-якої зі старих версій документа, що може бути дуже корисним в роботі.
Сама програма 1С Архів 8 дає можливість розділити права доступу до документів та розділах для різних груп користувачів. Залежно від рівня доступу, користувач 1с Архів 8 може мати можливість читання, додавання, редагування та видалення електронних документів. У картці документа користувачі можуть залишати свої рецензії, доступні для вільного перегляду.
Найбільш популярні версії 1С: Документообіг 8
1С: ДОКУМЕНТООБІГ
8 ПРОФ
1С: ДОКУМЕНТООБІГ
8 КОРП
1С: ДОКУМЕНТООБІГ
8 КОРП НА 5 користь.
«1С: Документообіг 8 ПРОФ» призначений для малих і середніх комерційних підприємств і бюджетних установ, що мають нескладну організаційну структуру і документообіг. «1С: Документообіг 8 КОРП» рекомендується використовувати для автоматизації бюджетних установ і комерційних підприємств зі складною організаційною структурою або складним документообігом «1С: Документообіг 8 КОРП» рекомендується використовувати для автоматизації бюджетних установ і комерційних підприємств зі складною організаційною структурою або складним документообігом
Штрихкодування документів і файлів, потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрихкодів, друк реєстраційного штампа
Штрихкодування документів і файлів, потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрихкодів, друк реєстраційного штампа Ухвалення завдань до виконання, облік і використання графіків роботи Ухвалення завдань до виконання, облік і використання графіків роботи Налагодження та використання умов маршрутизації, періодичні бізнес-процеси, ієрархія і зупинка бізнес -процесів Налагодження та використання умов маршрутизації, періодичні бізнес-процеси, ієрархія і зупинка бізнес-процесів Веб-сервіси для роботи з файлами і «1С: Документообігу 8» з інших додатків, система зовнішнього документообігу (СВД) Веб-сервіси для роботи з файлами «1С: Документообігу 8» з інших додатків, система зовнішнього документообігу (СВД) Категоризація даних, розширений пошук документів і файлів за реквізитами категоризація даних, розширений пошук документів і файлів за реквізитами Перенесення термінів виконання завдань, протоколювання роботи користувачів, робочий стіл керівника Перенесення термінів виконання завдань, протоколювання роботи користувачів, робочий стіл ру никами Комплексні процеси, автоматична розсилка звітів, управління заходами Комплексні процеси, автоматична розсилка звітів, управління заходами Форум, вбудована пошта, проекти, фотографії користувачів Форум, вбудована пошта, проекти, фотографії користувачів Множинні стану документів, настройка доступності станом Множинні стану документів, настройка доступності станом Що настроюється делегування прав, обмеження доступу через веб-сервери, перевірка якої складності пароля Нас траіваемое делегування прав, обмеження доступу через веб-сервери, перевірка якої складності пароля + 1С: Клієнтська ліцензія на 5 робочих місць
1C: Документообіг 8 і мобільні пристрої
1С: Документообіг 8 дуже потужний комплекс здатний обробляти різноспрямовані інформаційні потоки незалежно від формату документів і способу їх видачі / надходження.
Розробники системи використовували новаторські інформаційні технології в сфері організації документообігу на підприємстві. Впровадження цієї програми дозволяє вирішувати наступні завдання:
- Приймати і відправляти документи будь-якого формату за допомогою різних периферійних пристроїв (факс, сканер, електронна пошта та ін.)
- Реєструвати вхідні і вихідні, а також внутрішні, документи
- Обробляти документи, представлені у всіх існуючих форматах
- "Супроводжувати" паперові документи
Крім цього система дозволяє користувачеві самостійно створювати структуру каталогів для зберігання документів. Добре продуманий в програмі контроль виконання внутрішніх і обробки зовнішніх документів. Є можливість контролювати робочий час (в тому числі і в форматі "людина / год") реально витрачений на виконання того чи іншого завдання.
Велика увага приділи розробники комплексу питань безпеки. Програма передбачає захист документів від несанкціонованого доступу редагування документа користувачами, які не мають відповідних повноважень. Використовуються режими штрихкодирования і версіонірованія документів. Використовуються механізми електронного візування (підписи) документів.
"1С: Документообіг 8" і питання "мобільності" У базовій конфігурації передбачено два способи підключення мобільних пристроїв
- Мобільна платформа "1С Підприємство"
- Підключення мобільних пристроїв через інтернет
Перший варіант використовується рідше через деяких функціональних обмежень. Він може бути корисним керівникам середньої ланки або рядовим співробітникам підприємства, які використовують комплекс тільки для отримання доручень і ознайомлення з наказами та розпорядженнями по підприємству.
Підключення мобільних пристроїв через мережу інтернет більш затребуваним. Воно забезпечує стабільний зв'язок пристроїв з інформаційною базою і повний функціонал в рамках наданих користувачеві повноважень.
В рамках міжнародної виставки DOCFLOW 2015 компанія 1С анонсувала випуск нової версії одного з головних представників «модельного ряду» програмних продуктів компанії. Йдеться про 1С Документообіг 2.0. (1С ДО).
Попередня версія даного програмного комплексу, 1.4., Була представлена на «суд громадськості» п'ять років тому і, незважаючи на критику, багато в чому заслужену, заслужила велику популярність серед вітчизняних користувачів.
Нова версія принципово відрізняється від попередньої за багатьма параметрами. Як стверджує керівник відділу розробок компанії 1С Олександр Безбородов, новий продукт має більш високу загальну продуктивність і масштабованість. Широкий функціонал системи і гнучка система налаштувань дозволяє створити максимально комфортні умови для кінцевих користувачів. На особливу увагу в новій версії заслуговує високий рівень інтеграції комплексу з програмними продуктами, що функціонують на базі платформи «! З Підприємство ». Крім цього, покращено взаємодію з іншими зовнішніми системами.
«1С ДО 1.4.» Представляє, або представляла собою традиційну і «звичну» для вітчизняних підприємств систему електронного документообігу (СЕД). Головним недоліком таких систем є обмежений набір оброблюваних документів, точніше форматів оброблюваних документів.
Нова версія програми, за своєю архітектурою і, що найголовніше, за технологією організації документообігу, має всі підстави називатися системою управління корпоративним контентом (ЕСМ). При її розробці широко використовувалися передові інформаційні технології і світові досягнення в організації документообігу підприємств. Програма повністю відповідає російським стандартам і нормативним актам, що регламентують документообіг.
Застосування 1С ДО 2.0. дозволяє практично повністю автоматизувати документообіг підприємства, далеко виходячи за рамки традиційного набору організаційно-правових документів.
Інтерфейс «Таксі», який використовується у всіх додатках на базу платформи 1С Підприємство, дозволяє налаштовувати профілі користувачів під завдання, що знаходяться в компетенції конкретного співробітника підприємства. Управління програмою може здійснюватися з різних периферійних пристроїв (смартфони, планшети і ін.), Що використовують різні операційні системи.
Також не існує обмежень на фізичне розташування самого програмного комплексу. Він може знаходитися на сервері в офісі компанії, на VPS або VDS сервері, що знаходиться на іншому кінці планети або «в хмарі».
На завершення необхідно звернути увагу потенційних клієнтів на демократичну цінову політику компанії 1С та, традиційну для неї, гнучку систему знижок. Програма «1С Підприємство 2.0.» Має модульну архітектуру, що дозволяє скомпонувати комплекс, налаштований під завдання конкретного підприємства. Такий підхід дозволяє істотно знизити витрати часу і коштів на впровадження і супровід програмного комплексу.
Презентації "1C: Документообіг 8"
Онлайн демонстрація "1C: Документообіг 8"
При вході в програму пароль вказувати не потрібно.
Програмний продукт 1С: Документообіг 8, є наступником програмного продукту "1С: Архів 3", який вже понад 10 років застосовується в сотнях організацій, підприємств і установ, і призначений для автоматизації документообігу.
З іншими продуктами доступними в демо-режимі ви можете ознайомитися на сторінці Онлайн демонстрацій 1С
