Налаштування автоархівації в Microsoft Outlook 2010
якщо через обліковий запис Outlook проходить значна кількість листів або повідомлення великого обсягу, то рано чи пізно виникне ситуація вимагає очищення поштової скриньки.
При роботі в корпоративної мережі, найчастіше, використовуються різні поштові сервера, наприклад Microsoft Exchenge і для кожного користувача створюється квота на обсяг використовуваного поштового ящика.
Щоб уникнути переповнення поштової скриньки і виникнення, пов'язаних з цим проблем в поштових клієнтах сімейства Microsoft передбачена функція автоархівації. Ця функція буде дуже корисною в тому випадку, якщо видаляти старі повідомлення не представляється можливим.
Налаштування параметрів автоархівації в Microsoft Outlook 2010 можна викликати, зайшовши в пункт меню «Файл», закладка «Параметри», «Додатково» і вибрати пункт «Налаштування автоархівації ...».
У вікні можна буде задати параметри автоархівації:
- Періодичність автоархівації. За замовчуванням коштує 14 днів, але можна задати будь-яку кількість днів в залежності від наповнюваності поштової скриньки.
- Запит перед автоархівації. Система буде запитувати у користувача проводити архівацію чи ні. Якщо галочку зняти то автоархівації буде, проходить без участі користувача.
- Видаляти прострочені елементи. У кожного елемента Outlook є свій так званий «період старіння». Для вхідних повідомлень, чернеток, календаря, завдань, нотаток і журналу він становить 6 місяців, для відправлених і віддалених 2 місяці, для вихідних 3 місяці. Якщо прапорець встановлений, то в архів будуть включені елементи пошти помічені як застарілі.
- Якщо необхідно змінити налаштування автоархівації, то необхідно поставити галочку в пункті «архівувати або видаляти старі елементи»
- Якщо є необхідність час від часу заглядати в старі листи, то потрібно поставити галочку в наступному пункті для відображення архіву в списку папок.
- нижче йде настройка віку файлів підлягають перенесенню в архів. За умовчанням встановлено 6 місяців.
- Дуже уважно потрібно поставитися до наступного перемикача, який дає можливість вибору: переміщати повідомлення в архів або видаляти їх безповоротно. Через огляд є можливість вказати місце розташування і назва архіву.
- Якщо папок з повідомленнями кілька, натиснувши кнопку розташовану нижче можна застосувати зроблені налаштування до всіх папок. Якщо необхідно налаштувати параметри архівації для кожної папки окремо натискати цю кнопку не слід.
Сподіваємося, що дана стаття буде корисна в щоденній роботі, як на домашньому комп'ютері, так і для тих, хто використовує Microsoft Outlook 2010 у офісі.
Переглядів: 43543
