У даній статті ми поговоримо, який мінімальний набір облікових документів необхідно мати в відомчому архіві підприємства. Вся інформація з обліку документації в архіві буде
приведена на прикладі конкретної організації, яка представляє собою джерело комплектування державного архіву з повною формою прийому. Таким чином, ми розглянемо процес обліку документів в архіві такого підприємства, до якого застосовуються максимальні вимоги.
На практиці для забезпечення обліку документації в архіві організації потрібно завести такі види документів:
- Опис справ постійного зберігання , Яка необхідна для того, щоб здійснювати поедінічно і сумарний облік справ. Як правило, цей документ складають лише ті організації, які відправляють документацію в державний чи муніципальний архів, тобто на державне зберігання. Інші компанії мають право на заміну терміну зберігання документів згідно з типовим переліком з постійного на 10 років або більш тривалий термін. Часто цей термін встановлюється як «до ліквідації організації».
- Опис справ з особового складу.
- Опис справ тимчасового зберігання (для документів з терміном зберігання понад 10 років), якщо такі є в компанії;
- Опис справ тимчасового зберігання (для документів з терміном зберігання менше 10 років) може і не складатися, і в такому випадку облік буде проводитися з використанням номенклатур справ за різні роки. Нерідко справи з даної категорії взагалі не підлягають передачі в архів підприємства, в такому випадку їх залишають в своїх структурних підрозділах, де вони знаходяться аж до закінчення строків зберігання.
- Описи справ структурних підрозділів являють собою здавальні опису, згідно з якими відбувається передача справ в архів компанії. Дані опису - це облікові документи, які використовуються до того, як складається річний розділ відповідної зведеного опису зі справами організації.
- Справа фонду являє собою сукупність документів, в яких міститься історія підприємства і його фонду, в тому числі ( акти про виділення до знищення справ , А також акти про проведення перевірок за наявністю і станом справ, акти передачі справ для формування державних архівів, історична довідка і т.д. Документи розміщують в справі в хронологічному порядку, тобто в міру надходження. Щоб підтримувати такий порядок, необхідно вести внутрішній опис , А листи в справі повинні бути пронумеровані.
- Підприємствам, які є джерелом для комплектації державного або муніципального архіву, необхідно вести паспорт архіву організації .
Для того щоб здійснювати кількісний облік листів в складі справ постійного і тимчасового зберігання (понад 10 років), необхідний лист-засвідчувач справи . Лист-засвідчувач справ, що стосуються особового складу, як правило, складають в процесі науково-технічного опрацювання документів, тобто під час їх підшивки в тверду обкладинку.
Вам також необхідно знати про вимоги такого документа як «Основні правила роботи архівів організацій», який був схвалений рішенням колегії Росархіву в 06.02.2002 р Згідно з даними правилами основні облікові форми обов'язково повинні вестися в архівах усіх підприємств. Крім тих документів, які вже були перераховані в нашій статті, дані правила зобов'язують до ведення ще кількох. Про них поговоримо трохи нижче.
Для отримання уявлення про ту кількість документів, які надійшли або вибули з архіву організації за певний період часу, як правило, це рік, використовується книга обліку надходження та вибуття документів. На нашу думку, даний документ маловажен з практичної точки зору, так як не має великого значення, скільки документів надходить, набагато важливіше знати, яка кількість числиться згідно описам справ.
Крім того, не дуже ясно, як саме заповнюється дана форма, а чітка інструкція щодо її заповнення відсутня. Пояснень не може дати навіть куратор з державної архівної установи. З першого погляду на форму даного книги обліку все здається досить ясним, проте в процесі заповнення все дуже сильно заплутується, цифри стають безглузді в зв'язку з переформуванням справ, яке неминуче відбувається в процесі обробки документації.
У будь-якому випадку, в результаті виходять дуже приблизні цифри, які не відображають реальну картину, через що втрачається весь сенс заклади подібного обліку. Крім того, ведення даної книги вимагає занадто багато часу.
Але якщо виникне необхідність у веденні такої книги, то тут ви знайдете зразок книги обліку надходження і вибуття документів і приклад її заповнення.
Список фондів ведуть тільки в тих випадках, коли на підприємстві зберігаються документи двох або більше фондів. Тому даний документ не актуальний для більшості архівів.
лист фонду необхідний для того, щоб фіксувати зміни в назві компанії, враховувати і нумерувати вже зберігаються в архіві описів справ, а також враховувати надходять і вибувають архівні документи.
Для того щоб враховувати види і кількість описів справ в архіві використовується реєстр описів .
Протягом всього періоду своєї діяльності нам ще не зустрічалися документи страхового фонду або інші особливо цінні справи в складі відомчих архівів організацій. Подібні справи вельми рідко зустрічаються в звичайних організаціях, а тому ми тут не будемо приділяти увагу їх обліку.
Таким чином, головне завдання, що стосується обліку документів в архіві підприємства, полягає в тому, що правильно складати архівні описи справ і формувати справи фонду. Крім того, потрібно своєчасно подавати (в разі, якщо здійснюється їх передача на державне або муніципальне зберігання) паспорт архіву організації станом на 1 грудня в відповідну архівну установу. Інші облікові документи організації представляють вкрай малий інтерес для державного архіву.
