- Які категорії документів передаються в архів
- Справи за який період підлягають передачі в архів
- Графік прийому-передачі справ
- Порядок передачі справ до архіву
У даній статті ми докладно обговоримо процес передачі справ в архів підприємства. Першочерговими є відразу два питання: які документи необхідно буде підготувати, і за який період часу.
Які категорії документів передаються в архів
Як правило, в архів компанії передають документ з постійним зберіганням, а також з терміном зберігання понад 10 років. Що стосується останніх, то мова йде, перш за все, про документи з особового складу.
Справи з терміном зберігання менше 10 років зазвичай не передаються в архів, а залишаються в підрозділах, де вони були заведені, до того моменту, коли закінчиться термін їх зберігання, і практична потреба в них відпаде. Однак в деяких випадках такі документи можуть бути передані в архів за рішенням керівництва, наприклад, якщо у відділі відсутній місце для їх зберігання. По завершенні зберігання можна скласти акт на знищення документів , Які мають тимчасові терміни зберігання.
Справи за який період підлягають передачі в архів
Відповідно до правил документи необхідно здавати в архів не пізніше, ніж через три роки, після того як завершено їх діловодство. Тобто, передача справи в архів може бути оформлена навіть через рік. Однак такий поспіх не завжди буває раціональна, так як відносно нові документи ще можуть стати в нагоді для поточного діловодства. Тому доведеться робити зайві дії для запиту таких документів з архіву.
Графік прийому-передачі справ
Діючі вимоги свідчать, що справи передаються в архів відповідно до графіка. Графік може бути складений у довільній формі, і по ньому має бути ясно, яким структурним підрозділом (або навіть конкретним виконавцем) і в які терміни буде проводитися передача документації в архів.
Не варто вказувати конкретну дату прийому-передачі документів, найкраще дати більш широкий період часу, наприклад, цілий місяць. Адже може статися, що саме в встановлену для прийому-передачі справ до архіву дату відбудеться аврал, а при наявності розширених термінів ви отримаєте деякий часовий простір для проведення маневрів.
Графік має складатися співробітником, відповідальним за архів, а узгодження проводиться з керівниками підрозділів, які повинні будуть передавати свої документи. Після цього графік повинен бути затверджений керівником організації. Також допускається, щоб графік стверджував керівник служби діловодства, якому підпорядковується і архів.
Порядок передачі справ до архіву
результатом проведеної експертизи цінності документів стають справи, які відбирають для прийому-передачі, а потім включають їх у встановлену форму здавальної опису (зразок ми наведемо трохи пізніше).
Простіше кажучи, в номенклатурі справ повинні бути відзначені справи, що мають постійні і довготривалі строки зберігання (в тому числі і справи по особовому складу), після чого в графік вносять відомості про терміни передачі документації в архів, а також про учасників цього процесу. Графік складається заздалегідь на майбутній рік.
У процесі підготовки справ до архівування, є сенс запитати у виконавців, чи є в підрозділі інші справи тих же категорій. Оскільки протягом року могли бути заведені справи, про які не відомо службі діловодства (а значить, їх немає і в номенклатурі). Подібні справи також повинні бути включені в здавальну опис.
Якщо буде виявлено, що ту чи іншу справу відсутня, то у служби діловодства є право запросити довідку про причини такої ситуації.
Зазвичай в процесі підготовки документів до архівування структурні підрозділи підприємства одночасно з цим здійснюють контроль правильності формування справ і коректності їх оформлення. Це відноситься не тільки до справ, які готують до передачу в архів, але також і до тих, які поки знаходяться в поточному діловодстві. Якщо накопичилася велика кількість справ, то їх перевіряють вибірково, щоб на підставі вибірки отримати уявлення про те, наскільки грамотно здійснюється діловодство в тому чи іншому відділі. При необхідності спеціаліст архіву може повідомити колегам свої рекомендації щодо усунення помилок і поліпшенню оформлення.
Після того як документи вже здані в архів, здійснюють їх науково-технічну обробку, яка включає також їх прошивку в тверду обкладинку. Зазвичай паралельно проводять переформування, в результаті якого справи заново оформляються відповідно до нормативних вимог. Це робиться в разі, якщо в поточному діловодстві були допущені помилки або відступу від правил.
Нормативні вимоги доступні для розуміння, проте фахівці різних підрозділів підприємства зазвичай допускають багато помилок при оформленні справ. Тому оброблювачу згодом доводиться все переробляти. У таких випадках цього співробітника набагато легше зробити все заново відповідно до нормативних вимог, ніж намагатися виправити існуюче справу.
У зв'язку з цим в процесі підготовки справ до архівування найважливішим завданням співробітників відділів є перевірка повноти відображення інформації на обкладинці справ . У переробці обкладинки немає необхідності, особливо якщо вона була коректно оформлена ще в момент заведення справи. Досить перевірити, щоб обкладинки справ містили всю необхідну інформацію, в разі її відсутності необхідно буде доповнити її. Це необхідно для того, щоб уникнути зайвих дій в процесі обробки і прошивки справ, а також, щоб співробітникам, що здійснює цю операцію, було простіше розібратися в усіх документах.
Після включення всіх намічених справ з постійним і довгостроковим терміном зберігання в здавальну опис, документи необхідно передати в приміщення архіву. З корисними відомостями про складанні опису документів в архів ви можете ознайомитися в окремій публікації, там ви знайдете зразок і порядок заповнення даної опису. Якщо було вирішено відправити в архів справи з терміном зберігання до 10 років, то їх передачу можна здійснювати без складання описів. Облік в даному випадку можна вести по номенклатурі справ.
