Порядок передачі документів з особового складу при ліквідації організації

1. Архівна обробка документів
2. Палітурні роботи
3. Розробка і оформлення номенклатури справ

Думаю, ні для кого не секрет, що процес цей надзвичайно складний, багато в чому навіть хворобливий: передаються основні засоби, відбувається сплата заборгованості постачальникам і підрядникам, здійснюються остаточні розрахунки з персоналом з оплати праці, а також інші передбачені ним по законодавству виплати; звірка звітності з податковим органом, і т.д. і т.п. І разом з усіма перерахованими заходами цієї громіздкої процедури одним із значних є передача архіву підприємства в організацію , Яка забезпечить його зберігання.
Проблема збереження тієї частини архіву, яка стосується справ з особового складу, головним чином зачіпає кадровиків. Але перш ніж розповісти, яким чином здійснюється процес передачі справ, звернемося до чинного законодавства.
Архівна законодавство про передачу документів
при ліквідації підприємств

Фрагмент документа. Пункт 9.7 Основних правил роботи архівів організацій
9.7. При ліквідації організації її документи підлягають передачі в організацію, що є її правонаступником.
9.7.1. При ліквідації організації, що є джерелом комплектування державного архіву, без правонаступника документи постійного терміну зберігання та документи з особового складу передаються в архів вищестоящої організації. У разі неможливості передачі документів у вищестоящу організацію за рішенням комісії, утвореної для передачі справ і майна (ліквідаційної комісії), погодженим з відповідним органом управління архівною справою, ці документи передаються до державного архіву.
9.7.2. Документи по особовому складу ліквідованої організації при відсутності правонаступника та вищестоящої організації передаються на тимчасове зберігання в спеціалізований архів (центр) документів з особового складу, а при його відсутності - до державного архіву.
9.7.3. Знищення документів ще не скінчився термін тимчасового зберігання організацій, ліквідованих без правонаступника, проводиться тільки за рішенням відповідного органу виконавчої влади суб'єкта Російської Федерації або муніципального освіти і оформляється актом з додатком опису знищуваних документів.
9.7.4. Документи ліквідованої без правонаступника організації, термін зберігання яких на момент ліквідації закінчився, знищуються в порядку, встановленому в п. 2.4.1 - 2.4.7 цих Правил.
9.7.5. Організацію упорядкування документів ліквідованої організації, передачі їх на зберігання або знищення здійснює ліквідаційна комісія.

Куди звертатися, чим керуватися, що передавати

В період своєї ліквідації для вирішення питання про передачу архівних документів підприємству необхідно звернутися до відповідного органу управління архівною справою, який діє на території свого суб'єкта Російської Федерації. Інформацією про його місцезнаходження зазвичай має місцева адміністрація. В даний час практично кожна адміністрація має свій сайт в мережі Інтернет, пошук відповідної інформації в якій значно прискорить отримання необхідних відомостей.
До первісної бесіді з архівістами вам необхідно підготуватися:
- встановити крайні дати документів, що утворюють архівний фонд вашого підприємства і
- підрахувати кількість справ, що підлягають передачі на архівне зберігання, окремо по кожній категорії (постійного зберігання, тимчасового (понад 10 років) зберігання, тимчасового (до 10 років) зберігання та з особового складу).
Приступаючи до передачі в державний архів документів з особового складу, необхідно враховувати вимоги відповідного державного архіву, в який вони будуть передаватися. В Основних правилах йдеться, що вони є обов'язковими для всіх недержавних організацій. Але при наявності у конкретного архіву своїх особливих вимог, які, як правило, завжди обумовлені вагомими причинами, слід ставитися до них з повагою і прийняти їх до відома та виконання.
До категорії документів з особового складу відносяться документи, що утворюються в діяльності кадрових служб (накази по особовому складу, особові справи, особові картки співробітників і т.п.) і бухгалтерії (особові рахунки по заробітній платі). При ліквідації підприємства, для відбору документів, що підлягають передачі на архівне зберігання, ми керуємося пп. 8.1 розд. 8 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Ось приблизний перелік документів з особового складу, які можуть існувати на підприємстві:
- накази по особовому складу (або розпорядження, записки і т.п.);
- посадові інструкції;
- особисті справи звільнених працівників;
- трудові договори;
- особисті картки звільнених співробітників, в тому числі тимчасових (ф. Т-2);
- характеристики працівників;
- документи (витяги з протоколів, списки праць, звіти) конкурсної комісії по заміщенню вакантних посад, обрання на посаду осіб (працівників);
- протоколи засідань комісії по встановленню трудового стажу для виплати надбавки за вислугу років;
- списки працівників;
- покажчики до наказів по особовому складу;
- книги (журнали, картки) обліку прийому, переміщення (переведення), звільнення працівників;
- книги (журнали, картки) обліку особистих справ, особистих карток, трудових договорів (контрактів), трудових угод;
- книги (журнали, картки) обліку видачі трудових книжок і вкладишів до них;
- незатребувані особисті документи (трудові книжки / трудові списки, дипломи, атестати, свідоцтва тощо);
- особові рахунки по заробітній платі співробітників (або при відсутності таких - документи, які їх замінюють: розрахунково-платіжні відомості, податкові картки);
- акти про нещасні випадки.
На вимогу приймаючої сторони підприємство повинно передати ряд додаткових документів, наприклад, установчі (оригінали або копії свідоцтв про реєстрацію, перереєстрацію, ліквідацію, статутів, установчих договорів і т.п.).

Як підготувати документи

Згідно з підрозділом 9.3 Основних правил всі наявні на підприємстві документи "передаються ... до державного архіву в упорядкованому стані ...". В пп. 3.7.23 Основних правил описаний порядок систематизації справ з особового складу.

Фрагмент документа. Підпункт 3.7.23 Основних правил
Заголовки справ в річному розділі зведеного опису справ по особовому складу систематизували по номінальній ознаці з урахуванням наступної послідовності:
накази (розпорядження) з особового складу;
списки особового складу;
картки з обліку особового складу (за відсутності окремого опису особистих справ);
особисті справи (за відсутності окремого опису особистих справ);
особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі (розрахункові відомості по зарплаті);
незатребувані трудові книжки (за відсутності окремого опису);
акти про нещасні випадки.

Накази по особовому складу

Накази з особового складу необхідно сформувати так, щоб кожна справа обмежувалося тільки наказами, виданими в рамках одного року. Потім всередині року накази повинні бути систематизовані в хронологічному порядку. Зверніть увагу на наступний нюанс: зазвичай номера ставляться відповідно до дат, але зустрічаються випадки порушення такого порядку. Наприклад, наказ від 28 січня має номер 12-к, а наказ від 16 лютого - номер 7-к і т.п. Це - явне порушення правил реєстрації внутрішніх службових документів, яке, на жаль, виправити юридично коректно неможливо. Якщо ви зіткнулися з подібним казусом, необхідно дотримуватися порядку систематизації наказів тільки по датах, відбивши цей факт при складанні передмови до опису.
Тепер кілька слів про підстави і додатках до наказів. Слід пам'ятати, що додаток є складовою частиною документа, а значить, має залишитися разом з ним. Підстави такими не є і тому повинні з наказів вилучатися і формуватися в окремі справи (якщо так не було зроблено спочатку). Автор даної статті звертає особливу увагу і на необхідність вилучення копій і чернеток наказів.
На жаль, в невеликих підприємствах накази директора з основної діяльності, як і накази з адміністративно-господарських питань, часто ведуться разом з наказами по особовому складу. Це теж порушення правил реєстрації та правил формування документів. За логікою, в таких випадках змінити нічого не можна: адже накази вже зареєстровані в валовому порядку, і тому їх необхідно залишити в справі по порядку тих номерів і дат, відповідно до якого вони були заведені. Правда, навіть в таких ситуаціях деякі архіви вимагають, щоб накази по основній діяльності і накази з адміністративно-господарських питань від наказів по особовому складу були відокремлені. У зв'язку з цим дане питання потрібно узгодити з архівом, в який будуть передаватися документи, і керуватися у своїй роботі роз'ясненням, отриманим від архіву.

Особисті справи

Особиста справа ведеться кілька років (і враховується в архівній справі за датою звільнення співробітника). Підставою для завершення особової справи є наявність в ньому відповідних документів про звільнення.
Для зручності практичного використання особистих справ в архіві кожну справу бажано формувати окремо. Але є інший спосіб: формувати декілька особистих справ в комплекси (кілька справ співробітників в одну або кілька папок за кожен рік). Документи, які співробітник заповнює до прийому на роботу (особистий листок і автобіографія), повинні розташовуватися на початку справи; потім - копії документів про освіту співробітника, направлення на роботу, характеристики, рекомендаційні листи і т.п. І тільки після них, за хронологією дат, повинні розташовуватися документи, що відображають питання прийому, внутрішнього переміщення (переведення) і звільнення співробітника (його особиста заява, копії або екземпляри наказів і т.п.).
Особливу увагу необхідно звертати на відповідність внутрішнього опису документів особової справи, складеної фахівцем кадрової служби підприємства, фактичним змістом справи. При виявленні недостачі будь-яких документів необхідно прийняти оперативні заходи до їх розшуку або до документальної фіксації встановлених фактів. Оскільки всі заходи щодо ліквідації вимагають максимальної оперативності їх виконання, досить хоча б скласти про такий випадок відповідний акт і помістити один його примірник в конкретне особиста справа.

особисті картки

Обов'язковою умовою прийому документів на архівне зберігання є наявність особистих карток співробітників форми Т-2. Адже якщо в діловодстві кадрової служби підприємства особисті справи не велися, особисті картки є єдиним видом документів, в яких фіксуються особисті дані про співробітників. Крім того, якщо особисті картки заповнювалися правильно, вони можуть бути дуже зручним довідковим матеріалом для пошуку необхідних документів при виконанні запитів громадян та організацій.
Особисті картки формуються за роками звільнень співробітників (як і особисті справи), систематизуються за алфавітом прізвищ, імен та по батькові співробітників; при необхідності - всередині конкретних років діляться на томи.
При наявності декількох особистих карток, заведених на одного і того ж співробітника, архіви зазвичай вимагають формування в справу всіх наявних карток. Це положення, звичайно, можна заперечити, так як дуже часто більш нові картки не тільки продовжують, але і повторюють записи, зроблені в колишніх картках. Однак вимога залишити обидві обумовлено бажанням мати можливість в подальшому виявити помилки, які могли бути зроблені при перенесенні відомостей з однієї картки в іншу.
Іноді особисті картки формуються в особистих справах. Автор даної статті не є прихильником такого способу їх формування. Але остаточне рішення, безумовно, за приймаючою стороною. Тому якщо у вас використовується саме такий спосіб, обов'язково проконсультуйтеся з приймаючою стороною з приводу того, як відобразити цей факт в облікових документах - в опису, передмові до опису і т.п.

Особові рахунки по заробітній платі

Особові рахунки по заробітній платі унікальні тим, що тільки в них містяться відомості про розміри заробітної плати та інших виплатах. У разі відсутності на підприємстві особових рахунків на архівне зберігання замість них можуть бути прийняті розрахунково-платіжні відомості або податкові картки.

Трудові книжки та інші незатребувані документи

У кадровій службі підприємства могут зберігатіся НЕ затребувані трудові книжки та інші Особисті документи: дипломи, Атестати, посвідчення, свідоцтва, Які в свой годину и з різніх причин, не получил звільнені співробітнікі. Відповідно до ст. 342 Типового Переліку дані документи підлягають зберіганню в срок "до запитання", а незатребувані - НЕ менше 50 років. На підставі цієї статті Типового Переліку все не затребувані трудові книжки и аналогічні Їм документи повінні буті передані на архівне зберігання.
Передача таких документів здійснюється в такий способ. Документи сістематізуються по роках звільнення співробітніків на підставі запісів про звільнення. Трудові книжки, если записи про звільнення співробітніків в них були свого часу внесені, сістематізуваті по роках зазвічай НЕ складно. Якщо ж записів про звільнення в трудових книжках немає, кадровій службі необхідно їх зробити на підставі наявних документів з особового складу (наказів, особистих карток, особових рахунків тощо) та запевнити запис в трудовій книжці печаткою підприємства.
Безумовно, одну або дві незатребувані трудові книжки, що з'явилися за один календарний рік, сформувати в справу неважко. Складніше, якщо їх є не один десяток. В такому випадку ми, відповідно до вимог Основних правил, здійснюємо розподіл усього річного обсягу трудових книжок на томи. При цьому обсяг однієї справи не повинен перевищувати 250 аркушів, а товщина корінця справи не повинна перевищувати 4 сантиметрів.
Тепер поговоримо про папках для таких справ. Всі незатребувані справжні особисті документи не повинні піддаватися традиційному палітурки, тобто нитками в чотири проколи. Вони формуються в картонні папки з зав'язками. Зазвичай не рекомендується використовувати папки з покриттям з дуже темного матеріалу або матеріалу, на який важко поставити архівні штампи і оформити обкладинку. На кожну справу (тому) необхідно скласти внутрішній опис (зразок внутрішнього опису см. В прикладі 1). Опис складають у такий спосіб.
Номери в першій графі проставляються в рамках однієї справи (томи) валовою нумерацією.
Індекс справи, необхідний для другої графи, вказується за останньою номенклатурі справ. Якщо номенклатури справ на підприємстві немає і ніколи не було, що в комерційних організаціях буває дуже часто, дану графу доведеться залишити порожній.
У третій графі вказується дата документа. Порадьтеся з архівом, які приймають ваші справи, як краще вказати дати: тільки дату видачі трудової книжки або крайні дати, тобто з початку записів до останнього запису, що зафіксувала звільнення співробітника.
У четверту графу вноситься заголовок документа - його фактичну назву і повні прізвище, ім'я та по батькові колишнього співробітника, якому вони належать, в родовому відмінку. Для осіб, що змінювали прізвище в період трудової діяльності на підприємстві, як основна використовується останнє прізвище, по якій даний співробітник звільнявся з даного підприємства. Вона вказується першою, а за нею (в дужках) - колишня або колишні прізвища.
У зв'язку з тим що дані документи є особистими і ми не маємо права нумерувати листи такого справи, п'ята графа повинна залишитися незаповненою.
Шоста графа використовується для необхідних приміток, що стосуються особливостей фізичного стану справи, окремих його листів і т.п.

Складаємо лист-засвідчувач, оформляємо обкладинку справи і опис переданих справ

Після завершення роботи з формування документів у справи здійснюється їх палітурка (крім незатребуваних особистих документів). Потім оформляються завірчі листи, обкладинки справ і складається зведена опис справ з особового складу. Опис складається з річних розділів. Справи зв'язуються в зв'язки або формуються в архівні коробки в залежності від того, які вимоги будуть на цей рахунок у приймаючої сторони.
При складанні даного листа-завірителя передбачалося, що при нумерації відсутні літерні і пропущені листи; до справи не складалася внутрішній опис; при формуванні справи не виникло істотних відступів від вимог Основних правил; немає істотних недоліків в частині фізичного стану справи.
Оформлення обкладинки справи по особовому складу.
Тут залишилися незаповненими реквізити "Код державного архіву", "Код організації" і "Найменування архівної установи". Це обумовлено тим, що оформлення цих реквізитів вимагають не всі державні архіви або заповнюються вони не повністю. Варто враховувати, що при відсутності поділу справи на томи реквізит "Том" не заповнюється.
Зведена опис справ поличному складу.
Якщо підприємство не має структури, замість найменувань структурних підрозділів вказується тільки рік річного розділу. Необхідні рекомендації щодо особливостей складання заголовків справ, оформлення опису і т.п. слід отримати у спеціалістів архіву, в який будуть надходити документи, так як в Основних правилах враховано далеко не всі.
после Завершення обробки справ зведена опис справ з особового складу підприємства повинна бути розглянута експертною комісією (далі - ЕК) підприємства, яка створюється на підставі розробленого підприємством Положення про ЕК та наказу директора підприємства про її створення. Результати розгляду оформлюються протоколом (див. Приклад 5), про який у грифі погодження (в лівому нижньому кутку останнього аркуша опису) вказується відповідна відмітка (дата і номер). Потім відбувається узгодження описів з передавальною стороною.
Що ще слід врахувати
Уявімо собі, що на момент ліквідації підприємства терміни зберігання деяких документів минули. У цьому випадку після завершення впорядкування документів з особового складу на них складається відповідний акт, а подальша робота по їх офіційного знищення проводиться в установленому порядку відповідно до вимог п. П. 2.4.1 - 2.4.7 Основних правил. Іншими словами, спочатку повинні бути оброблені справи, складені, затверджені і погоджені описи справ з особового складу, а тільки потім можна братися за знищення документів. Причому слід пам'ятати, що знищення документів виробляється в спеціальних пунктах вторинної сировини, де вам необхідно отримати відповідну квитанцію, наявність якої відображається в акті. Сама квитанція буде додатком до нього.
До речі, до документів, терміни зберігання яких минули, згідно п. 2.4.2. Типового переліку можна віднести документи постійного зберігання, що відклалися в процесі діловодства підприємства, що ліквідується. Якщо підприємство не має правонаступника, знищити їх буде легше, так як при цьому виникає менше підстав, що обумовлюють необхідність їх зберігання. Державні архіви такі документи, як правило, намагаються не брати. Але якщо все ж є правонаступник, дані документи можуть знадобитися останньому в його роботі. Словом, це питання також необхідно опрацювати і вирішити з приймаючою стороною виходячи з практичної цінності цих документів.
Що стосується знищення документів ще не скінчився термін зберігання, то якщо дані документи ні для кого не можуть представляти будь-які цінні папери (маються на увазі юридичні особи, головним чином - податкові, правоохоронні, судові тощо органи), їх знищення в принципі можливо, але тільки "за рішенням відповідного органу виконавчої влади суб'єкта Російської Федерації або муніципального освіти", яке "оформляється актом з додатком опису знищуваних документів".