- Спочатку отримання запиту
- Знайти документи в архіві для виконання запиту
- Безпосереднє виконання запиту в архіві
- Якщо вимагають з архіву оригінали особистих документів
В кожному архіві організації необхідно організувати використання зберігаються документів. На практиці дуже часто потрібно на підставі архівних документів підготувати інформацію - робиться архівна довідка, інший варіант - архівна виписка, ще один поширений випадок - виготовлення резервної копії. Для передачі підготовлених документів заявнику можна скласти супровідний лист . На сайті наведені рекомендації по виконанню запитів, що надходять в архів конкретної організації зі зразками перерахованих документів.
Як прищепило, в архів організації можуть надходити запити від оформляють пенсію, для підтвердження будь-якої пільги, тому найпоширеніші звернення стосуються заробітної плати, стажу роботи, колись відбулися на роботі нещасних випадків, про отримані нагороди, про освіту (останнє актуально в навчальних закладах ).
В архіві організації зобов'язані підготувати і безкоштовно надати інформацію на вимогу тих організацій і громадян, яких вона стосується. Щоб уникнути неприємностей надалі (включаючи можливі судові переслідування), під час виконання запиту скрупульозно дотримуємося правило: надавати архівні відомості тільки тим, кого вони дійсно стосуються (наприклад, підтвердити свій стаж), а не просто інформація дуже необхідна (наприклад, щоб знайти друга дитинства). Так що, при підготовці відповіді пам'ятаємо про захист персональних даних - зараз на цьому особливо зациклені.
Спочатку отримання запиту
Спочатку потрібно, щоб в архів надійшов письмовий запит від громадянина (зазвичай раніше працював тут) або сторонньої організації, при цьому не має значення спосіб доставки. Сам запит може бути направлений поштою, а може бути і доставлений особисто.
Звернення складається в довільній формі (необхідно тільки привести необхідний мінімум відомостей) або в організації вже може бути заздалегідь заготовлений зразок. В цьому випадку заявнику тільки слід переписати його, включивши свої особисті дані.
Відповідно до прийнятого в організації порядку діловодства запит проходить послідовно стадії документообігу - реєстрацію документа , Розгляд керівництвом і передачу його на виконання в архів своєї організації.
Знайти документи в архіві для виконання запиту
У який звернувся із запитом є необхідність підтвердити потрібні йому відомості згідно з наявними в архіві організації документам. Хочу відразу звернути увагу, що документи, складені самим звертаються за довідкою, абсолютно не можуть служити підставою для її підготовки. Мається на увазі, що не можна використовувати для підготовки відповіді документи, написані власноруч заявником в період його роботи в цій організації. Це може бути, точніше не може бути автобіографія, анкета і т.п.
Для роботи потрібно використовувати тільки офіційні документи, в установленому порядку підписані свого часу керівництвом організації.
Архівні справи можуть бути видані в структурні підрозділи для виконання запиту. Наприклад, в бухгалтерію або відділ кадрів, при цьому запит надійде в цей підрозділ, а в архів організації направлять заявку на видачу потрібної справи. В іншому випадку безпосередньо сам працівник архіву може приступити до підготовки відповіді. Все залежить від розподілу обов'язків у вашій організації.
Як би там не було, в залежності від запитуваної інформації спочатку визначають перелік документів в архіві, які будуть потрібні для роботи. Як правило, основним довідковим апаратом в архіві використовуються описи справ постійного зберігання і по особовому складу. Пошук потрібних справ проводити швидко і зручно, коли опису дублюються в електронному вигляді.
Таким чином, використовуючи наявні архівні описи, відзначають номера справ, які будуть потрібні для виконання запиту, проводять їх пошук і власне відбір потрібних справ. Простіше кажучи, на робочому столі повинні виявитися необхідні для виконання запиту справи, які нахапали з різних полиць в архіві.
Безпосереднє виконання запиту в архіві
Для підготовки інформації про трудовий стаж роботи та заробітну плату дуже навіть знадобляться відомості про найменування структурних підрозділів, в яких працювала людина (їх перейменування або перехід з одного в інше протягом усього цікавить періоду). І найпростіший спосіб отримання цих відомостей - заглянути в трудову книжку (насправді часто - в її копію).
Тому при наявності зазначених змін (переходів, перейменувань і т.п.) за період, що цікавить роботи буде дуже розумно запросити цю інформацію безпосередньо у заявника (попросити зробити копію трудової або перерахувати всі зміни в запиті).
Інший спосіб - приступити до вивчення наказів по особовому складу і наказів по основній діяльності за весь період, що цікавить роботи людини в даній організації. Щоб не завищити період трудового стажу або суму заробітної плати слід враховувати ймовірність наявності декількох наказів про прийом і звільнення. Бо ситуації і люди бувають різні, і ця людина міг кілька разів, пропрацювавши всього кілька днів (місяців), звільнятися, влаштовуватися на роботу, знову йти.
Не забуваємо, що іноді прізвище звернувся може бути інший в період, що цікавить, змінюватися (найчастіше у жінок при вступі в шлюб), тому треба поцікавитися про прізвища на період запиту. Інакше так взагалі можна не знайти ніякої потрібної інформації.
Вивчати документи бажано починати з останнього року роботи заявника в конкретній організації, тому слід уточнити наявності в запиті періоду його роботи. Все, що пам'ятає людина про час прийому і звільнення з роботи (рік, місяць, краще домогтися від нього навіть вказівки конкретного числа).
Щоб оформити підтвердження трудового стажу часто досить підготувати копії потрібних наказів по особовому складу. Для підтвердження зарплати насамперед вивчають особові рахунки по заробітній платі, якщо немає таких, то звертаються до розрахунково-платіжних відомостях на видачу заробітної плати.
Якщо вимагають з архіву оригінали особистих документів
Типовий приклад - в особистих справах студентів є документи про освіту (атестати зрілості і ін.). Пізніше такі документи можуть попросити видати.
Ще один приклад запиту оригіналів документів - своєчасно не затребувані трудові книжки (наприклад, у зв'язку зі смертю). Насправді мова може йти про різні види особистих документів, що не отриманим з яких-небудь причин свого часу їх власниками, і тому опинилися в архіві організації.
З дозволу керівника за запитом власника або його родича видача з архіву організації оригіналів особистих документів допускається. Потрібно лише пред'являти документ, що засвідчує особу, довіреним особам потрібно ще нотаріально завірена довіреність. Такі документи допускається також відправляти за запитом цінним листом.
Про терміни підготовки відповіді (на підставі нормативних вимог):
- в будь-якому випадку після реєстрації запиту термін відповіді становить не більше 30 днів, він може бути продовжений ще на 1-30 днів (заявника в цьому випадку повідомляють);
- в загальному випадку при підготовці інформації з використанням тільки науково-довідкового апарату (архівних описів справ та ін.) термін не перевищує 15 днів з моменту реєстрації запиту;
- якщо для виконання запиту його необхідно переслати в іншу організацію (тобто при відсутності потрібних архівних документів безпосередньо у вашій організації), термін встановлюють не більше 5 днів.
В результаті організації виконання запиту в архіві на підставі архівних документів буде складено позитивну або негативну відповідь. Позитивна відповідь передбачає підготовку документа за певною формою, який можна вручити (або відправити поштою) заявнику. На даному сайті ви знайдете зразок архівної довідки , архівної виписки , А також дізнаєтеся, як зробити архівну копію. Підготовка перерахованих документів є поширеною формою відповіді на запит в архіви.
Євгенія Смуга
*** Якщо ви звикли робити покупки в Інтернеті (купуєте одяг, телефони, послуги, бронюєте готелі і ін.), То ви можете повернути частину своїх грошей, наприклад, за допомогою даного СЕРВІСУ . У мене це працює.
Дякую Вам за додавання цієї статті в:
Ще цікаве по темі:
До запису 18 коментарів
Залишити коментар
