Здача документів в архів

2. Перевірка документів при здачі в архів
3. Описи справ здаються в архів
4. Термін здачі в архів при ліквідації і банкрутство.
5. Терміни зберігання документів
6. Дії при недостачі справ
7. Звертайтеся до професіоналів

Здачу документів в архів здійснюються відповідно до Вимоги щодо впорядкування документів і їх передачі в архіви викладеними в Законі РФ «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ, Законі міста Москви «Про архівний фонд Москви і архівах »від 28 листопада 2001 № 67,« Основних правилах роботи архівів організацій »(М., 2002).

Визначення термінів зберігання документів

Терміни зберігання різних видів документів перед здачею документів до архіву визначаються на підставі «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання». Здача документів в архів відбувається наступним чином: в архів передаються документи постійного і довготривалого (понад десяти років) термінів зберігання. Значну частину документів довгострокового зберігання складають документи з особового складу.

Перевірка документів при здачі в архів

Беручи документи, співробітник архіву ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування справ, заголовків, нумерації, засвідчувальних написів і ін. Перевіряється також правильність віднесення документів до відповідного фонду. У разі неправильного визначення фондової належності справи і включення його в опис складається акт про виявлення, а справа вилучається з переданого комплексу матеріалів для приєднання до відповідного фонду. Після затвердження акта про виявлення справи в опису в графі "примітка" робиться запис про виключення справи (з посиланням на акт) і складається нова підсумкова запис. У підсумковій записи при здачі документів в архів робляться відмітки про помилки в підрахунку справ та інші недоліки їх обліку.

Описи справ здаються в архів

Після закінчення прийому справ при здачі документів в архів завідувач архівом розписується на трьох примірниках опису справ постійного зберігання та на двох примірниках Акта прийому здачі документів в архів. Другі примірники повертаються здавачеві, інші залишаються в архіві. Закінчення здачі документів в архів завершується заповненням облікових документів. В державні архіви передаються документи після закінчення строків зберігання, але бувають випадки дострокової передачі документів. Прикладом достроковий здачі архіву може бути здача архіву на безкоштовне зберігання при ліквідації (банкрутство) і навпаки, матеріали можуть бути залишені на додатковий термін.

Термін здачі в архів при ліквідації і банкрутство.

Юр.адреса компанії на момент ліквідації

Період функціонування організації

Чи існує база по зарплаті, яку в разі потреби можна буде використовувати для заповнення відсутніх особових рахунків / розрахункових відомостей?

Є документ, що підтверджує факт або процес ліквідації (рішення суду, лист записи ЕГРЮЛ і т.д.)?

Всі працівники звільнені?

Термін здачі в архів: 2 міс.

Терміни зберігання документів

• 10 років - для документів органів державної влади і управління країв, областей, національних утворень (автономних областей і округів), міст Москви і Санкт-Петербурга, районних і міських Рад народних депутатів і відповідних місцевих адміністрацій, а також державних установ, організацій та підприємств крайового , обласного, окружного підпорядкування;
• 5 років - для документів установ, організацій районного і міського підпорядкування;
• 75 років - документи з особового складу (до 2003 року), записів нотаріальних дій і судових справ, для записів актів громадянського стану;
• 50 років - документи з особового складу (з 2003 року).

Перед здачею документів в держархів

Перед здачею документів до державного архіву представник державної архівної служби перевіряє науково-довідковий апарат, фізичне і санітарно-гігієнічний стан справ. У разі виявлення дефектів складається акт, а дефекти усуваються організацією. Здача проводиться в архіві за затвердженими описами з обов'язковою перевіркою наявності кожної одиниці зберігання. Особливо цінні справи приймаються за окремим описом полистно разом зі страховою копією. У всіх чотирьох примірниках опису робляться відмітки про приймання справ в держархів (три примірники опису, включаючи контрольний, залишаються в держархіві, четвертий - повертається архіві-здавачеві).

Дії при недостачі справ

При недостачі справ виправляється підсумковий запис до опису, в акті прийому-передачі документів вказуються номери цих справ, а установа-здавач представляє в держархів довідку про причини відсутності та проведеному розшуку справ. Довідка прикладається до акту, один примірник якого передається здавачеві.

Звертайтеся до професіоналів

Роботи, пов'язані з підготовкою та здачею документів до архіву на (впорядкування справ, виготовлення страхових копій, відбір реєстраційних карток на справи постійного зберігання, картонірованіе, транспортування та ін.), Проводяться силами установ-здавачів і за їх рахунок. Ми пропонуємо послуги по здачі документів на Державне зберігання при ліквідації підприємств, а також весь комплекс додаткових архівних послуг: архівна обробка документів, списання, знищення, утилізація документів з простроченим терміном зберігання, палітурні роботи.