Організація бізнес-конференцій: покроковий план заходу

1. Ключові складності організації бізнес-конференції
2. 1 день: організуємо екскурсію на підприємство і конференцію
3. 2 день: проводимо переговори
4. витягуємо уроки

Конференція - один з найдієвіших інструментів подієвого маркетингу, найбільш ефективний в b2b-сегменті. Завдяки конференції, організованої для постачальників, до кінця минулого року наша компанія розширила асортимент продукції і, як наслідок, на 18% збільшила продажі. Як уникнути помилок при проведенні заходу і домогтися серйозних комерційних результатів?

У цій статті ви прочитаєте:

• План організації бізнес-конференції для партнерів

• Ключові помилки організації і проведення ділових конференцій

Організація бізнес-конференцій сьогодні - це те, що актуально, то, чому ділові люди готові приділити свій час і те, що залишить їх лояльниі або не лояльні. І тому підготовка до проведення ділових конференцій вимагає серйозного підходу.

Ми провели конференцію для партнерів, постачальників виробництва. Основною метою було ознайомлення з підприємством, демонстрація використання комплектуючих і, як наслідок, - підвищення лояльності контрагентів. Крім цього, захід став стимулом для проведення ремонтних і будівельних робіт на виробництві без затримок. І нарешті, це була робота на майбутнє: ми плануємо організувати ділову конференцію для дилерів, і такий досвід стане в нагоді, оскільки постачальники більш доброзичливо налаштовані, ніж дистриб'ютори.

Розглянемо, з якими проблемами зіткнулися співробітники нашої компанії в процесі підготовки і проведення заходу, як можна їх виправити і згодом уникнути. Можливо, цей досвід виявиться корисним і в вашій роботі з подієвим маркетингом.

ТОП-5 найбільш затребуваних статей для комерсанта:

Ключові складності організації бізнес-конференції

Перш за все необхідно грамотно розподілити відповідальність. Ми сформували три умовних зони: перша - організаційна підготовка, відповідальний - начальник відділу корпоративного управління та АГВ; друга - підготовка майданчика на виробництві, її курирував керівник проекту будівництва металообробного підприємства; третя - підготовка виступів співробітників в ході конференції, тут керував начальник відділу реклами.

Попередній етап включав в себе підготовку виробництва, майданчика для ділової частини конференції та банкету, запрошення партнерів і організацію їх розміщення в готелі, харчування та дозвілля. Однак є щонайменше два ключових моменти, на які потрібно звернути увагу ще при підготовці.

Запрошення учасників. З 1000 постачальників на захід були запрошені компанії - виробники комплектуючих для нашої продукції. І в першу чергу ми були націлені на іноземних партнерів. Уже на цьому етапі виникли труднощі. Більшість співробітників іноземних компаній відпочивають в серпні-вересні, а оскільки конференція проходила у вересні, не всі візи були готові до призначеного терміну. Ми готували ділові візи через туристичне агентство, в цьому випадку на саме оформлення віз йде всього два-три дні.

Запрошення були розіслані за півтора місяці до запланованої дати. Ми навмисно не вказували кількість співробітників від кожної компанії, таким чином, партнери самі могли визначити чисельність делегації. Здавалося б, зручно. Іноземні партнери вчасно повідомили склад учасників, але з наших співвітчизників далеко не всі підтвердили присутність і представили списки. Це був наш перший прорахунок - до останнього моменту число гостей конференції було невідомо.

В результаті виникла організаційна суєта: було незрозуміло, скільки готувати сувенірів, беджів і наборів для синхронного перекладу. Якщо грамотно підійти до запрошення гостей і чітко контролювати процес, таких труднощів організації ділових конференцій можна уникнути.

Буквально в останні дні ми планували розсадження учасників в транспорті і за столами в ресторані, підраховували кошторис на банкет. З готелем був укладений договір на корпоративну знижку для гостей, але проживання вони оплачували самі, тому фінансових втрат все ж не виникло.

Крім партнерів, не забудьте запросити представників адміністративних структур і журналістів - для висвітлення заходу в ЗМІ. У нас запрошенням журналістів займався відділ реклами і розвитку, а залученням органів влади - директор з економічної безпеки та взаємодії з органами влади. Зараз зрозуміло, що краще зробити реєстрацію гостей електронної, наприклад через свій сайт, там же можна опублікувати програму і карту проїзду. Це помітно заощадить час на дзвінки і пересилання матеріалів заходи.

Підготовка співробітників. Оскільки формат події припускав монолог, точніше, презентацію нашої компанії, всі доповідачі були нашими співробітниками. З восьми чоловік тільки у трьох був досвід публічних виступів. Відповідно, доповідачі готували свої виступи за місяць до конференції. Постарайтеся заздалегідь подбати про всі повідомлення, які повинні прозвучати в ході заходу, - це стане незаперечним плюсом.

Додаткова інформація. Згідно загальноприйнятим нормам організації бізнес-конференції, на одного учасника при самому «тісному» розміщенні має припадати не менше 1,2-1,5 кв. м з урахуванням виділення необхідної площі на проходи між рядами, уздовж рядів, входи і виходи з залу. Ущільнення посадки може привести до явного психологічного і навіть фізичного дискомфорту учасника.

1 день: організуємо екскурсію на підприємство і конференцію

План проведення конференції був розроблений за класичним сценарієм.

Зустріч гостей почалася ввечері, за день до самого заходу. Оскільки компанія знаходиться в Ярославлі, частина партнерів самостійно дісталися до готелю, з якої ми уклали договір про їх проживання. Кого-то зустрічали на ярославському вокзалі, а іноземних партнерів - в московському аеропорту.

Основна програма стартувала на наступний день о 11:00. У першій половині дня учасники були розділені на дві групи: спочатку перша знайомиться з офісною частиною, а друга вивчає виробництво, і навпаки. Після довгих роздумів про те, за яким принципом формувати групи, було прийнято рішення об'єднати конкурентів. Така можливість здалася нам цікавою. Де ще можна зустрітися віч-на-віч з «ворогом», як не на подібних заходах в неформальній обстановці? Це був наш другий прорахунок. Не всі компанії схвалили цю ідею. Деяким довелося довго погоджувати з юристами відвідування конференції через присутність конкурентів, оскільки співробітників могли звинуватити в ціновій змові. Щоб уникнути таких ситуацій, потрібно на підготовчому етапі уточнювати нюанси взаємин учасників.

Крім цього, оскільки серед гостей конференції було чимало іноземців, потрібні були апаратура для синхронного перекладу і навушники. Однак автомобіль постачальника обладнання потрапив в пробку по дорозі з Ростова Великого. Ми не обговорили з підрядником ймовірність форс-мажору, так що фактично це можна вважати третім прорахунком. Відповідно, першої групи, яка відвідує виробництво, не дісталося навушників, і через шум (виробництво в цей день не зупинявся) вони практично нічого не почули. Устаткування привезли тільки до екскурсії другої групи.

Будьте уважні: навіть невелике число запрошених (нехай і 10 чоловік) потрібно забезпечити необхідною апаратурою і обладнанням. На етапі підготовки і в ході заходу дуже важливий контроль виконавців і підрядників, а також попередні домовленості з ними.

Безпосередньо конференція, яка представляла собою презентацію компанії, почалася о 15:00, відразу ж після обіду. Основні засідання і зустрічі проходили в різних місцях, тому що готель з великим конференц-залом була досить дорогою. Гостей організовано перевозили від одного місця до іншого, чекати автобусів не довелося. Однак зручніше весь комплекс заходів локалізувати в одній точці, тому що обов'язково хтось захоче переодягнутися до банкету, залишити сувеніри в номері, рано чи пізно піти спати.

За три години ми розповіли про історію підприємства, про особливості взаємодії з постачальниками і планах розвитку. Кожна доповідь в середньому тривав близько 10 хвилин-цілком достатньо для докладної розповіді про кожному аспекті діяльності організації.

Формат заходу передбачав серію доповідей, але не проведення дискусії. Однак будьте готові до всього. На нашій конференції серед запрошених був представник компанії-партнера, яка в міру розвитку поступово стає нашим конкурентом, він намагався прискіпливо дізнатися деталі, задаючи несподівані і несвоєчасні питання під час виступу доповідачів. А був взагалі курйозний випадок: співробітник відомої корпорації під час виступу керівника відділу корпоративного управління та АГВ задавав питання, абсолютно не пов'язані з темою доповіді. Проте ваші доповідачі повинні бути готові до непередбачених ситуацій, і краще заздалегідь передбачити подібні випадки і продумати відповіді на самі різні питання.

Після ділової частини ми запланували неформальну зустріч в одному з ресторанів на березі Волги. Всі гості були згруповані по столах відповідно до специфіки їх виробництва, плюс за кожним столом повинні були опинитися два-три наших співробітника. Це і був четвертий прорахунок. Будьте готові до того, що до цього часу учасники можуть «порушити правила» і самостійно зайняти посадочні місця.

В результаті хтось не захотів спілкуватися з конкурентами, інші не знайшли спільної мови в силу різниці у віці, хтось із наших співробітників знітився і не ініціював розмову. Необхідно враховувати індивідуальні особливості партнерів ще на етапі запрошення і розсаджувати їх на банкеті так, щоб за кожним столом був свій комунікативний лідер, свого роду тамада.

При проведенні неформальній частині врахуйте, що гості захочуть продовження, яке може тривати до ранку. Так вийшло і у нас - це важливо при складанні програми наступного дня.

Як і очікувалося, не всі учасники залишилися на другий день: частина з них виїхали вже після ділової програми, частина вирішили відкласти переговори на інший день або на наступний тиждень. З 80 чоловік залишилося приблизно 55-60.

2 день: проводимо переговори

Переговори починалися о 9:00 і за розкладом закінчувалися о 11:00. Як ви пам'ятаєте, частина гостей продовжили банкет, таким чином, графік зустрічей виявився непродуманим. Нам довелося перенести початок на 1,5 години раніше і проводити кілька бесід одночасно: хтось хотів поспілкуватися безпосередньо з генеральним директором, хтось - з директором з продажу, хтось - з керівниками окремих напрямків. На жаль, представники не всіх компаній встигли провести переговори до обіду, і багато гостей не потрапили на заплановану екскурсію по місту.

витягуємо уроки

Через деякий час ми відправили анкети учасників конференції. Багато відзначили високий рівень організації, тобто більшість наших недоробок все ж залишилося за кадром для гостей. І саме в результаті анкетування стало зрозуміло, що нашим головним помилкою став брак часу на переговори. При підготовці та організації бізнес-конференції відведіть цілий день на зустрічі з партнерами і враховуйте їх побажання і можливості.

Який досвід ми отримали при проведенні ділової конференції? По-перше, зняття емоційних бар'єрів в колективі. Якщо раніше співробітники боялися виступити навіть на внутрішніх нарадах, то зараз зник страх публічних виступів. По-друге, ключовим показником успіху стало збільшення числа постачальників. Захід багато в чому тому сприяло.

У червні 2012 року ми брали участь в міжнародній конференції «Нафта і газ» і зустріли там потенційних партнерів, яких і запросили на свою конференцію і з більшістю яких провели успішні переговори. Коло постачальників розширився: якщо раніше в деяких сегментах ми використовували два двигуна, то після конференції стали використовувати п'ять; у нас був один постачальник генераторів, а після конференції - три. Завдяки цьому діапазон моделей власної продукції став ширше і до кінця року продажі виросли на 18%.