Дебет-Кредит № 17-18 :: Хто відповідає за оформлення «первинки»

Дебет-Кредит № 17-18 (23.4.2007)
Суть справи :: Бухгалтерський облік

Увага! архівна публікація

Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.

Важче буває домогтися того, щоб первинні документи оформлялися відповідно до вимог законодавства про бухгалтерський облік. Звідки неспеціалісту знати, що «повноцінний» рахунок-фактура або акт наданих послуг повинен містити детальну характеристику товару (послуги), і тим більше звідки йому знати, яким чином «вимірювати», скажімо, операцію з надання транспортних послуг? На жаль, це знають навіть не всі фахівці.

У кожного - свої обов'язки

Відповідальність за порушення порядку ведення бухгалтерського обліку (а неправильне оформлення первинних документів - це вже порушення) передбачена статтями 164-2 та 186-3 КУпАП. Хто ж повинен відповідати за неправильне оформлення первинної документації: керівник підприємства або ж головний бухгалтер? Або працівник бухгалтерії, опрацьовується "первинку"? А може, працівник, безпосередньо здійснював господарську операцію та підписував документ?

Обов'язки та повноваження посадових осіб підприємств з організації та ведення бухгалтерського обліку, оформлення первинної документації, а також їх відповідальність за порушення законодавчих вимог передбачені в Законі про бухоблік і в Положенні №88 (див. Таблицю 1). Так хто ж і за що відповідає?

Таблиця 1

Обов'язки і відповідальність посадових осіб та інших
працівників підприємства відповідно до Закону №996 та Положення №88

Керівник підприємстваПрацівники бухгалтеріїОсоби, які склали та підписали документиОбов'язки

зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів ( ч. 6 ст. 8 Закону №996).

Забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, які були проведені, у первинних документах, і виконання всіма підрозділами, службами та працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів (п. 2.13 Положення №88)

Зобов'язані перевіряти первинні документи за формою та змістом (наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув'язка окремих показників) (п. 2.15 Положення №88).

Головний бухгалтер здійснює контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві, в установі (п. 5.5 Положення №88).

Головний бухгалтер або особа, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку підприємства, забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання та подання в установлені строки фінансової звітності (ч. 7 ст. 8 Закону №996)

Зобов'язані виконувати вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей (п. 5.5 Положення №88) Відповідальність Відповідає за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, реєстрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років (ч. 3 ст. 8 Закону №996) Відповідно несуть відповідальність за невиконання або неналежно е виконання цих обов'язків. Також несуть відповідальність за несвоєчасне складання і недостовірність даних у тих первинних документах, оформленням яких займаються ці працівники Відповідають за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообороту терміни для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах (п. 2.14 Положення №88).

Відповідають за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних (ч. 8 ст. 9 Закону №996)

Начебто за правильність складання первинних документів і достовірність наведених в них даних відповідальність повинні нести працівники, які склали та підписали такі документи. Таке правило передбачено в ч. 8 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.14 Положення №88. Разом з тим, як випливає зі змісту п. 2.15 Положення №88, працівники бухгалтерії повинні перевіряти первинні документи, з якими вони працюють. Таким чином, в разі порушення вимог щодо складання первинної документації коло потенційних штрафників може поповнитися працівниками бухгалтерії.

А за що відповідає керівник підприємства? Як випливає з норм Закону про бухоблік та Положення №88, керівник несе відповідальність за належну організацію бухгалтерського обліку (ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік) і процесу документообігу (п. 5.1 Положення №88), створення умов для правильного ведення бухгалтерського обліку і дотримання працівниками підприємства «облікової» дисципліни (ч. 6 ст. 8 Закону про бухоблік). Отже, на нашу думку, якщо керівник здійснив необхідні організаційні заходи, зокрема підписав наказ про облікову політику, затвердив графік документообігу, затвердив перелік осіб, які мають право приймати рішення про здійснення господарських операцій і підписувати первинні документи, претензій до нього не повинно було б виникати .

Як воно на практиці

Однак, на жаль, як показує практика, органи і посадові особи, що становлять протоколи про адміністративні правопорушення та / або приймають рішення про накладення стягнення, глибоко не "копають» і штрафують саме керівника. Мовляв, саме він є посадовою особою підприємства. І тут їм не завадило б згадати, що посадовою особою на підприємстві є не тільки керівник, але і будь-який інший працівник, офіційно має підлеглих. Головний бухгалтер - посадова особа в не меншій мірі, ніж керівник. Працівник, наділений правом підписувати первинні документи, також вважається посадовим ліцом1, а значить, його сміливо можна штрафувати за неправильне оформлення «первинки». Крім того, варто пам'ятати, що ст. 164-2 КУпАП, за якою найімовірніше можуть притягнути до відповідальності за неправильне оформлення первинних документів, не обмежує коло потенційних штрафників тільки посадовими особами - ними можуть бути і інші працівники підприємства, зокрема бухгалтер.

1 Як випливає зі змісту п. 1.2 Порядку №113, особи, що займають посади, пов'язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов'язків, або виконують такі обов'язки за спеціальним повноваженням, вважаються посадовими особами. Повноваження (обов'язки) щодо здійснення господарських операцій і підписання первинних документів - це адміністративно-господарські обов'язки.

А як повинно було б бути

Робимо попередній висновок: якщо керівник підприємства здійснив передбачені законодавством заходи щодо організації документообігу та ведення бухгалтерського обліку, його не можна притягнути до відповідальності за порушення вимог щодо оформлення первинної документації. Таку відповідальність повинен нести насамперед працівник, який оформив господарську операцію (який підписав первинний документ), і лише потім працівник бухгалтерії, який прийняв «неправильний» документ до обліку, або головний бухгалтер, який не зробивши необхідних заходів щодо недопущення прийняття до обліку такого документа.1

Звичайно ж, наведена черговість залучення до відповідальності умовна. Якщо свої посадові обов'язки щодо роботи з первинними документами порушили два або більше працівників, їх усіх можна притягнути до відповідальності в тій мірі, в якій вони проявили недбалість при виконанні обов'язків. КУпАП не забороняє залучати до відповідальності кількох працівників, винних у порушенні правил складання первинних документів і ведення бухобліку, хоча безпосередньо про таку можливість кодекс не згадує.

Матеріальна відповідальність

Вищесказане стосується не тільки адміністративної відповідальності, а й дисциплінарної і матеріальної.

Про матеріальну відповідальність скажімо ще кілька слів.

Питання матеріальної відповідальності работніков2, які допустили порушення вимог щодо оформлення первинної документації, може виникнути, зокрема, в разі, якщо податківці не приймуть (не визнають) той чи інший первинний документ в обгрунтування валових витрат підприємства і нарахують штрафні (фінансові) санкції за податковими зобов'язаннями .

Трудове законодавство дозволяє відшкодувати суми сплачених штрафних санкцій за рахунок працівників, які допустили порушення. Ми не будемо детально зупинятися на аналізі цієї проблеми і обґрунтовувати таку можливість (деякі фахівці ставлять її під сумнів), а лише з'ясуємо, хто повинен відповісти за завдані підприємству збитки.

Для цього звернемося до роз'яснень Верховного суду України, що містяться в Постанові Пленуму №14. В абзаці 4 п. 3 постанови йдеться про те, що при заподіянні шкоди декількома працівниками «в рішенні суду повинно бути зазначено, які конкретно порушення трудових обов'язків допустив кожен працівник, ступінь його вини та пропорційна їй частину загального збитку, за який до нього можуть застосовуватися відповідний вид і межі матеріальної відповідальності.

Встановивши при розгляді справи, що шкода заподіяна не лише з вини працівника, до якої подано позов, а й з вини службових осіб підприємства, суд повинен обговорити питання про притягнення їх до участі в справі як співвідповідачів ». А в п. 17 згаданої постанови зазначено, що «розглядаючи справи про відшкодування шкоди, заподіяної приписками та іншими викривленнями даних про виконання робіт, судам слід мати на увазі, що до матеріальної відповідальності за таку шкоду повинні залучатися як працівники, які вчинили ці дії, так і службові особи, через винного неприйняття якими заходів до їх попередження вони вчинені ».

Отже, як бачимо, обов'язок по відшкодуванню збитків, завданих порушенням вимог щодо оформлення первинних документів, може бути покладено як на працівника, який підписав первинний документ, так і на працівників бухгалтерії, а при певних обставинах - навіть на керівника підприємства.

На закінчення відзначимо, що рівень облікової дисципліни на підприємстві в значній мірі залежить від того, наскільки грамотно керівник підприємства і головний бухгалтер підійшли до вирішення організаційних питань по веденню бухгалтерського обліку. Наказ про облікову політику, інструкція з документообігу (графік документообігу) і посадові інструкції - ось основні документи, покликані забезпечити чітке виконання усіма працівниками підприємства вимог по оформленню, передачі в бухгалтерію і зберігання первинних документів.

1 Відповідно до п. 2.16 Положення №88: «Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну , що завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення ».

2 Нагадаємо, що матеріальна відповідальність працівника полягає в покладанні на нього обов'язку відшкодувати підприємству збитки, завдані в результаті невиконання або неналежного виконання таким працівником своїх посадових обов'язків.

Нормативна база

КУпАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення.

Закон про бухоблік - Закон України від 16.07.99 р №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Положення №88 - Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р №88.

Порядок №113 - Порядок застосування норм пункту 15.4 статті 15 Закону України «Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами», затверджений наказом ДПА України від 19.03.2001 р №113.

Постанова Пленуму №14 - Постанова Пленуму Верховного суду України від 29.12.92 р №14 «Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками».

Дмитро Гарний, «Дебет-Кредит»

Працівник нашкодив. А скільки це в грошах?
Суть справи :: Бухгалтерський облік
При відшкодуванні збитків, завданих підприємству його працівниками, виникає, щонайменше, одне проблемне питання: яким чином розрахувати розмір збитків (шкоди)? Дуже поширена думка, що розмір збитків в будь-якому випадку розраховується в ...

Питання обліку запасів
№ 20 (18.5.2015) :: Суть справи :: Бухгалтерський облік
З початку 2015 року сума податку на прибуток визначається на підставі даних
бухгалтерського обліку. У зв'язку з цим податківці отримали право перевіряти
правильність ведення бухобліку, правильність і повноту визначення доходів,
витрат і фінансовог ...

Продаж автомобіля фізособі
№ 20 (18.5.2015) :: Суть справи :: Бухгалтерський облік
Звичайна господарська операція: юрособа продає легковий автомобіль -
основний засіб - фізособі. Але в зв'язку з нею у бухгалтерів виникає
безліч питань, особливо в світлі постійно мінливого законодавства.
Відповіді на багато з таких в ...