Передача справ новому головному бухгалтеру

1. Знайомство з посадовою інструкцією та наказом про передачу справ
2. Інвентаризація майна і зобов'язань
3. Перевірка стану обліку та звітності
4. Прийом-передача документів
5. отримання пояснень
6. Складання та підписання акта прийому-передачі справ

На сьогоднішній день процедура передачі справ новому головному бухгалтеру при звільненні колишнього не відображена в чинному законодавстві. Щоб зменшити можливі негативні наслідки, компанія повинна максимально чітко і прозоро організувати передачу справ. Процедуру можна розбити на кілька етапів. Ведучий аудитор ТОВ «Юрінформ-аудит» Тенгіз Бурсулая докладно розписав весь алгоритм.

Знайомство з посадовою інструкцією та наказом про передачу справ

Новому головному бухгалтеру необхідно чітко уявляти свої посадові обов'язки, щоб організувати роботу і зрозуміти, на що звернути увагу при прийомі справ від року, що минає фахівця. Для цього новому головному бухгалтеру слід ознайомитися з посадовою інструкцією.

На жаль, у багатьох компаніях такі документи просто відсутні. І хоча це є грубим порушенням ведення кадрового обліку, такі випадки непоодинокі. І саме при передачі справ керівництво звертає увагу, що посадові інструкції - це невід'ємна частина правильно організованого бізнесу. Без них, кадрові перестановки можуть бути дуже болючими для підприємства. Так що рекомендуємо звернути особливу увагу на порядок в кадрових документах і перевірити у всіх чи посад існують посадові інструкції і чи всі співробітники з ними ознайомлені.

Передача справ здійснюється на підставі наказу керівника організації. У документі має бути зазначено прізвище, ім'я та по батькові особи, яка приймає справи (нового головного бухгалтера), особи, що передає справи (колишній головний бухгалтер), а також імена інших співробітників, що беруть участь в передачі справ (керівника, аудитора, секретаря).

У наказі слід вказати: причину проведення прийому-передачі справ - наприклад, звільнення головного бухгалтера; терміни проведення прийому-передачі справ і період, за який ця процедура буде виконана. Якщо головний бухгалтер звільняється за власним бажанням (П. 3 ст. 77 ТК РФ), то на розірвання трудового договору у роботодавця є два тижні у відповідність до статті 80 Трудового кодексу. У цьому випадку доцільно встановити строк, що дорівнює двом тижням. Крім цього, в наказі потрібно вказати ім'я співробітника, відповідального за передачу справ (прізвище, ім'я та по батькові, що минає головного бухгалтера), та ім'я співробітника, відповідального за прийом (прізвище, ім'я та по батькові нового фахівця). Не забудьте поіменно вказати кожного учасника, включеного до складу комісії, а також голови комісії з передачі справ. Комісія створюється, якщо передачі підлягає великий обсяг документів. До її складу можуть включатися працівники бухгалтерії, служби внутрішнього контролю, служби безпеки та інші працівники. При створенні комісії відповідальність за організацію і проведення передачі справ покладається на голову комісії. Крім усього іншого, не забудьте, що в наказі необхідно вказати терміни складання акта про прийом-передачу справ.

Інвентаризація майна і зобов'язань

Перед звільненням головбуха зазвичай проводять інвентаризацію майна: товарів, матеріалів, основних засобів, каси, розрахунків з дебіторами і кредиторами. Результати потрібно додати до акта прийому-передачі справ.

Перевірка стану обліку та звітності

Новий головний бухгалтер повинен провести ревізію стану обліку та звітності . Для цього необхідно перевірити наявність документів. До них відносяться: установчі та реєстраційні папери; облікова політика; первинні облікові документи (договори з постачальниками, покупцями та іншими контрагентами, акти, накладні і т. п.); регістри бухгалтерського і податкового обліку; бухгалтерські довідки; фінансова та податкова звітність; звітність у позабюджетні фонди; акти звірок з ИФНС, акти по проведеним перевіркам; інвентаризаційні описи; касові документи, виписки банків та платіжні доручення; кадрові папери, документи, що підтверджують заборгованість по заробітній платі та податкові відрахування з ПДФО ; посадові обов'язки співробітників бухгалтерії; список осіб, які мають право підпису на первинних документах, і інші папери, пов'язані з організацією і веденням бухгалтерського та податкового обліку.

Передані документи повинні бути підшиті. При відсутності підпису робиться відповідний запис в акті прийому-передачі і складається опис документів.

Після цього слід ознайомитися з обліковою політикою з бухгалтерського та податкового обліку за два попередніх роки і поточний період, т. Е. Той часовий інтервал, який може охопити виїзна перевірка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Зверніть увагу

Передача роботи оформляється актом прийому-передачі справ, в якому повинні бути вказані всі основні моменти, що характеризують стан компанії на дату звільнення колишнього фахівця, і включено якомога більше інформації, зібраної і обробленої в ході передачі справ.

Потім важливо оцінити відповідність бухгалтерської та податкової звітності з положеннями облікової політики та чинного законодавства. Наприклад, створення резервів, послідовність застосування облікової політики, правильність формування фінансового результату і т. Д. Також перевіряється звітність на відповідність показників даними бухобліку і правильність обчислення податків і внесків, подання декларацій і розрахунків.

Далі слід провести вибіркову перевірку первинних документів на предмет правильності і своєчасності відображення даних на рахунках бухгалтерського обліку і в податковому обліку.

Звичайно, перевірити всі первинні паперу новому головному бухгалтеру через їхню велику кількість буває просто нереально. В цьому випадку слід підтвердити наявність первинних документів, правильність заповнення реквізитів та їх відображення на рахунках. Зробити це потрібно хоча б можна вибірково. Критерієм такої перевірки можуть бути великі суми, на які проведено господарські операції.

Також новому головному бухгалтеру доцільно ознайомитися з аудиторськими висновками, актами і рішеннями за результатами проведених перевірок. Це дозволить скласти уявлення про характерні помилки колишнього головного бухгалтера, недоліки в його роботі, які виявляли перевіряючі органи.

Читайте також «Помилки в первинних документах»

Прийом-передача документів

Головний бухгалтер повинен отримати такі документи.

Установчі та реєстраційні папери:

• статут, установчий договір;
• виписка з ЕГРЮЛ;
• свідоцтво про реєстрацію;
• свідоцтво про постановку на облік в податкових органах;
• свідоцтво про постановку на облік в Пенсійному фонді, Фонді соціального страхування.

Документи, пов'язані з організацією бухгалтерського обліку:

• облікова політика;
• політика щодо податкового обліку;
• план рахунків;
• посадові інструкції працівників бухгалтерії.

Регістри бухгалтерського і податкового обліку:

• оборотно-сальдові відомості по всіх рахунках бухобліку;
• регістри бухгалтерського і податкового обліку по всіх рахунках.

Бухгалтерська, фінансова та податкова звітність:

• бухгалтерська звітність;
• декларації та розрахунки по всіх податках;
• книги покупок і продажів;
• журнал обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур.

Документи по інвентаризації:

• наказ про проведення інвентаризації;
• інвентаризаційні та порівняльні описи.

Документи, що стосуються взаємин з податковими органами:

• акти податкових перевірок;
• акти звірок з інспекторами.

Документи з обліку основних засобів:

• наказ про створення комісії з приймання основних засобів;
• акти прийому-передачі основних засобів за формою № ОЗ-1;
• інвентарні картки за основними засобами за формою № ОС-6;
• акти на списання основних засобів.

Документи з обліку товарно-матеріальних цінностей:

• картки обліку матеріалів;
• прибуткові ордери за формою № М-4;
• вимоги - накладні за формою № М-11.

Документи з обліку грошових коштів:

• касова книга, прибуткові та видаткові касові ордери;
• платіжні доручення;
• виписки банків по розрахунковим рахункам;
• журнал касира-операціоніста та Z-звіти.

Документи з обліку праці і заробітної плати:

• трудові договори;
• накази про прийом на роботу, звільнення, преміювання;
• штатний розклад;
• табелі обліку робочого часу;
• розрахунково-платіжні відомості.

Документи за розрахунками з підзвітними особами:

• авансові звіти.

Документи з обліку розрахунків контрагентами:

• договори з постачальниками і покупцями;
• акти звірок з дебіторами і кредиторами;
• товарні накладні, акти виконаних робіт, наданих послуг.

Інші папери:

• первинні документи з обліку позик, фінансових вкладень, нематеріальних активів;
• бухгалтерські довідки;
• шляхові листи;
• бланки суворої звітності;
• довіреності та інші папери.

отримання пояснень

Пояснення можуть стосуватися ведення бухгалтерського та податкового обліку, порядку взаємодії з іншими відділами або підрозділами, а також з контрагентами, аудиторською фірмою і податковими органами.

Складання та підписання акта прийому-передачі справ

Передача роботи оформляється актом прийому-передачі справ, в якому повинні бути вказані всі основні моменти, що характеризують стан компанії на дату звільнення колишнього фахівця, і включено якомога більше інформації, зібраної і обробленої в ході передачі справ. Акт прийому-передачі справ може бути складений у довільній формі, оскільки нормативними документами прийом-передача справ не регулюється.

У документі потрібно відобразити багато даних: П. І. Б. осіб, що здають і приймають справи, дату, період, за який здійснена передача справ, дату і номер наказу, на підставі якого проведено прийом-передача справ, назва і кількість переданих документів ( справ, папок, підшивок), серії та номера невикористаних банківських чекових книжок, бланків суворої звітності, список документів, які відсутні (загублені) на момент передачі справ, всі помилки, порушення, недоліки, недоліки, які були виявлені в процесі передачі справ, в оформленні первичн их документів, число переданих печаток, штампів тощо, останнім аудиторський висновок про достовірність бухгалтерської (фінансової) звітності, характеристику бухгалтерського і податкового обліку.

На характеристиці зупинимося докладніше. Вона може включати в себе кілька розділів.

«Організація бухгалтерського обліку». У цьому розділі проводиться аналіз облікової політики. Тут вказуються організаційна структура бухгалтерії, укомплектованість кадрами, розподіл службових обов'язків між співробітниками, кваліфікація облікових працівників. Крім того, в цьому розділі зазначається рівень автоматизації бухгалтерського і податкового обліку, використання програмного забезпечення і довідково-правових систем.

Наступний розділ - «Облік грошових коштів». У ньому вказується наявність касира і договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, наявність ККТ і документів на неї і її обслуговування, наявність контрольних стрічок і журналу касира-операціоніста, результати інвентаризації готівки, бланків суворої звітності і чекових книжок, дотримання умов зберігання і обліку готівки. Розділ також повинен містити перелік всіх розрахункових та інших рахунків, відкритих в банках, суми залишків по ним, звірені з даними поточного обліку і останніми банківськими виписками.

Читайте також «Облік грошових коштів на депозиті (приклад)»

Зверніть увагу

Новому головному бухгалтеру доцільно ознайомитися з аудиторськими висновками, актами і рішеннями за результатами проведених перевірок. Це дозволить скласти уявлення про характерні помилки колишнього головного бухгалтера, недоліки в його роботі, які виявляли перевіряючі органи.

Третій розділ - «Облік основних засобів і нематеріальних активів». У ньому описуються результати перевірки системи обліку цих активів, стан документування операцій їх постановки на облік і вибуття, нарахування по них амортизації і інші моменти.

Читайте також «Облік основних засобів в організації»

Четвертий розділ - «Облік матеріально-виробничих запасів (товарів, готової продукції і матеріалів)». У цьому розділі зазначаються результати перевірки обліку матеріально-виробничих запасів і відповідність даних обліку фактичній наявності цінностей. Для цього уточнюються результати інвентаризації та подальші дії щодо усунення виявлених розбіжностей (недостач або надлишків). Також в цьому розділі зазначається наявність договорів про повну матеріальну відповідальність складських працівників.

П'ятий розділ - «Стан обліку на інших ділянках». Тут необхідно описати порядок обліку фінансових і дохідних вкладень в матеріальні цінності, позик і кредитів, розрахунків по дивідендах, резервного капіталу, додаткового капіталу та ін. А також зазначається відповідність або невідповідність порядку обліку законодавству.

Шостий розділ - «Стан обліку розрахунків з контрагентами, податковими органами, державними позабюджетними фондами, працівниками організації». У цьому розділі зазначаються відомості про суми кредиторської та дебіторської заборгованостей (у тому числі, наявність простроченої та безнадійної заборгованості, залишків підзвітних сум, наявність актів звірок взаємних розрахунків з дебіторами і кредиторами, результати інвентаризації, наявність актів звірки з податковими органами). Також в цьому розділі оцінюється якість претензійної роботи, стан розрахунків з інспекціями та державними позабюджетними фондами. За розрахунками з працівниками організації зазначаються відомості про наявність трудових договорів, аналізуються стан персоніфікованого обліку та заборгованість з оплати праці.

Наступний розділ - «Бухгалтерська (фінансова) звітність». Тут вказуються розбіжності між даними бухгалтерської та податкової звітності з інформацією бухгалтерського і податкового обліку і письмові пояснення колишнього головного бухгалтера про причини розбіжностей.

Читайте також «Бухгалтерська звітність новоствореної організації»

Восьмий розділ - «Зберігання документів». В цьому розділі повинен бути описаний порядок оформлення описів справ і здачі справ в архів, дотримання організацією правил безпеки паперів, їх зберігання та знищення.

І, нарешті, останній, дев'ятий розділ - «Перелік первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського та податкового обліку, переданих за описом». Тут вказуються залишки по рахунках на підставі підписаної звільняються головним бухгалтером і керівником оборотно-сальдової відомості. Оборотно-сальдова відомість, підписана колишнім головбухом і керівником, підтверджує вхідні залишки на дату прийому справ.

Акт прийому-передачі справ складається, як правило, в двох примірниках, один з яких зберігається в організації, а другий залишається у колишнього головного бухгалтера. Акт підписується всіма сторонами, які брали участь в процедурі прийому-передачі справ, і затверджується керівником організації.

Бухгалтерська професійна преса

Для тих бухгалтерів, які вважають за краще працювати з першоджерелами. Гарантія професіоналізму і особиста відповідальність експерта і автора.

Замовити журнал