Підпис на первинних документах: чия саме?

первинні документи, право підпису

Хто має право підписувати первинні документи?

Напевно, не варто нагадувати, що підпис особи, відповідальної за здійснення господарської операції, є обов'язковим реквізитом первинного документа ( ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік , п. 2.4 Положення № 88 *). Так було, є і, очевидно, буде .

Дивіться. За загальним правилом відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах несе керівник підприємства ( ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік ). При цьому п. 2.13 Положення № 88 дозволяє керівнику затвердити по підприємству перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції.

Як вказував Мінфін в листі від 14.09.2016 р № 31-11420-07-10 / 26261, повноваження особи давати дозвіл / підписувати первинні документи можна закріпити:

- розпорядчим документом (наприклад, наказом по підприємству);

- в посадовій інструкції працівника.

Відзначимо, що податківці вважають, що це повинен бути все-таки наказ по підприємству. Більш того, податківці пропонують довести наказ до відома працівників під особистий підпис.

Але! Важливо звернути увагу на такі моменти. По-перше, Положення № 88 обмежує коло первинних документів, підписання яких може бути «делеговано» керівником на підставі внутрішнього наказу підприємства. Таке «делегування» можливо лише щодо госпоперацій, пов'язаних з відпуском (витрачанням) (п. 2.13): (1) грошових коштів та документів; (2) товарно-матеріальних цінностей; (3) нематеріальних активів; (4) іншого майна.

По-друге, Мінфін в листі від 04.08.2010 р № 31-34010-10-21 / 20263 звертає увагу на те, що при визначенні осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, потрібно виходити з вимог чинного законодавства про певні посадах для підписання окремих первинних документів. наприклад, Положення № 637 ** встановлює свої правила, хто має право підписувати касові документи підприємства (про що буде сказано далі).

Акт виконаних робіт - хто має право підписувати?

Досить часто виникає питання: хто, крім директора, має право підписувати акт виконаних робіт (наданих послуг)? Чи можна його підписання наказом по підприємству делегувати, наприклад, головному бухгалтеру або начальнику якогось відділу?

Почнемо з того, що акт виконаних робіт - це первинний документ. Тому на нього поширюється дія все того ж Положення № 88 . Але, як ми з'ясували вище, його п. 2.13 передбачає, що керівник підприємства може затвердити перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи на здійснення господарських операцій, лише щодо операцій, пов'язаних з «відпусткою (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно -матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна ».

Як бачимо, про приймання-передачі виконаних робіт / наданих послуг тут не сказано ні слова.

Виходить, що в цьому питанні потрібно керуватися нормами ЦКУ. А його ст. 92 встановлює, що юридична особа набуває цивільних прав та обов'язків і здійснює їх через свої органи, які діють відповідно до установчих документів та закону. Тому у відносинах з третіми особами підприємство може представляти тільки особа, уповноважена на це установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.

При цьому без довіреності від імені підприємства може виступати тільки директор або інша особа, чиї повноваження зафіксовані в установчих документах ( ч. 5 ст. 65 ГКУ ).

Так само, як при відпустці ТМЦ продавець повинен переконатися, що товар передається уповноваженій особі підприємства, так і роботи повинні прийматися уповноваженою особою підприємства.

Тому підписувати акти виконаних робіт повинен директор підприємства або інша особа, уповноважена на це установчими документами. Наприклад, установчими документами може бути встановлено, що крім директора представляти інтереси від імені підприємства може заступник директора підприємства.

А ось для того, щоб передоручити підписання акту виконаних робіт іншій особі, вважаємо, потрібна довіреність.

Підписання касових документів

До підписання касових документів законодавство висуває певні вимоги. Так, наприклад, Положенням № 637 передбачено, що:

1) прибутковий касовий ордер підписується головбухом або особою, уповноваженою на це керівником ( п. 3.3 Положення № 637 );

2) видатковий касовий ордер / видаткова відомість підписується керівником і головбухом або працівником, уповноваженим на це керівником ( п. 3.4 Положення № 637 ).

А чи може підписувати касові документи тільки керівник (чи може він делегувати таке право самому собі)? Якщо в штатному розкладі підприємства присутній посаду головного бухгалтера або касира, то підписувати одноосібно касові документи керівник не має права (лист НБУ від 14.02.2012 р № 11-117 / 708-1645).

Разом з тим, якщо на підприємстві числиться тільки директор, то підписувати касові документи повинен тільки він. Причому підпис керівника в такому випадку повинна проставлятися у всіх необхідних графах. Тобто, наприклад, на видатковому ордері свій підпис доведеться проставити в полях «Керівник», «Головний бухгалтер», «виду касир».

факсиміле

Пункт 2.5 Положення № 88 прямо допускає можливість використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису в порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Базові вимоги до використання факсиміле висуває ч. 3 ст. 207 ГК У. Так, використовувати при здійсненні операцій факсиміле допускається: (1) в встановлених законом випадках; (2) у випадках, обумовлених іншими актами цивільного законодавства; (3) за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Тому застосовувати факсиміле при оформленні первинних документів можна. Але за умови, що спеціальний нормативний акт не містить прямої заборони.

На сьогодні факсиміле «під забороною» при оформленні, зокрема:

- розрахункових документів при безготівкових розрахунках;

- касових документів;

- платіжних доручень в інвалюті або банківських металах;

- копій документів, що надаються резидентом в банки при здійсненні валютного контролю за експортними та імпортними операціями.

Раніше проти використання факсиміле при оформленні первинних документів не заперечували і фіскали. Але за умови наявності письмової угоди сторін із зразками відповідного аналога власноручних підписів (див. Категорію 135.06 ЗІР).