Оплата відряджень і витрати на відрядження

1. Зі статті Ви дізнаєтесь: 1. Як оплатити працівнику дні службового відрядження і розрахувати добові....
2. добові
3. Відшкодування витрат, пов'язаних з відрядженням
4. Податковий облік оплати відряджень і витрат на відрядження
5. Бухгалтерський облік оплати відряджень і витрат на відрядження
6. Нормативна база

Зі статті Ви дізнаєтесь:

1. Як оплатити працівнику дні службового відрядження і розрахувати добові.

2. В якому порядку відшкодовуються витрати на відрядження.

3. Як відобразити витрати на відрядження в податковому та бухгалтерському обліку.

Необхідність направити працівника в службове відрядження може виникнути з різних причин: участь в переговорах, укладення договору з контрагентом, покупка майна і т.д. Детальніше про те, які поїздки співробітників визнаються службовими відрядженнями і про порядок їх документального оформлення, Ви можете прочитати в попередній статті. Однак правильно оформити відрядження - це тільки півсправи: для бухгалтера особливий інтерес представляє «видаткова» складова службового відрядження. Справа в тому, що будь-яка відрядження неминуче пов'язана з додатковими витратами, до яких відносяться, наприклад, витрати на проїзд та проживання співробітника в місці відрядження. Крім того, працівникові за час відрядження покладається оплата, розрахована в особливому порядку. У цій статті мова піде саме про виплати, пов'язаних зі службовим відрядженням, їх обліковому відображенні і оподаткування.

Працівникові, направленому у службове відрядження, покладаються такі виплати:

• оплата днів, проведених у відрядженні;
• добові;
• відшкодування понесених в ході відрядження витрат (на проїзд, на проживання і т.д.).

На підставі наказу про направлення працівника у відрядження йому видається аванс в сумі добових, а також майбутніх витрат на відрядження. Аванс може видаватися як готівкою з каси, так і шляхом перерахування на банківську карту співробітника. Після повернення з відрядження протягом трьох робочих днів працівник подає до бухгалтерії авансовий звіт з підтверджуючими документами, на підставі якого відбувається коригування виданого раніше авансу: або працівникові відшкодовується перевитрата, або він вносить залишок невикористаного авансу.

Оплата праці за дні відрядження нараховується працівнику за підсумками відповідного місяця разом із заробітною платою за відпрацьовані дні і виплачується в найближчий день, передбачений для виплати заробітної плати.

Так узагальнено виглядають розрахунки з працівником, направленим у службове відрядження. Однак все виплати мають свої особливості, пов'язані з порядком розрахунку, а також нарахування ПДФО і внесків. Тому докладніше зупинимося на кожному виді виплат.

Оплата днів відрядження

За робочі дні, проведені в службовому відрядженні, працівникові нараховується середній заробіток (п. 9 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження). Середній заробіток за час відрядження розраховується відповідно до Положення про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати за такою формулою:

СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн кому

де:

• СЗ - середній заробіток за робочі дні відрядження;
• ЗП рп - виплати, що враховуються для розрахунку середнього заробітку, нараховані працівникові в розрахунковому періоді (перелік цих виплат встановлений п. 2 Положення про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати);
• Дн рп - кількість днів, відпрацьованих у розрахунковому періоді;
• Дн кому - кількість робочих днів, що припадають на дні відрядження.

У розрахунковий період приймається період, рівний 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відрядження. Якщо працівник відпрацював в організації менше року, то для нього розрахунковий період буде починатися з першого дня роботи і закінчуватися останнім календарним днем ​​місяця, що передує місяцю початку відрядження.

! Зверніть увагу: Вихідні або неробочі святкові дні, проведені у відрядженні, підлягають оплаті в тому випадку, якщо працівник в такі дні працював або виїхав у відрядження, повернувся з відрядження, перебував у дорозі до місця відрядження або назад. Оплата вихідних або неробочих святкових днів, проведених у відрядженні, проводиться в розмірі не менше подвійної денної (годинної) тарифної ставки (частини окладу) або в розмірі одинарної денної (годинної) тарифної ставки (частини окладу) з наданням відгулу (ст. 153 ТК РФ , п. 5 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження). Детальніше про це читайте в статті «Робота у вихідні та свята: як оформити та оплатити» .

***

Приклад розрахунку оплати службового відрядження

ТОВ «Альфа» направила свого працівника Іванова А. В. в службове відрядження з 8 по 14 лютого 2015 року, при цьому 8 лютого (день виїзду у відрядження) і 14 лютого (день повернення з відрядження) припадають на неділю і суботу, відповідно. У ТОВ «Альфа» встановлена ​​5-тидневная робочий тиждень. Протягом розрахункового періоду (з 1 лютого 2014 по 31 січня 2015) Іванов А.В. був у відпустці з 4 по 17 серпня 2014 року, а також на лікарняному з 8 до 12 грудня 2014 року, решту місяців розрахункового періоду відпрацьовані повністю. Іванову А.В. встановлено оклад у розмірі 30 тис. руб., додаткових виплат в розрахунковому періоді не було.

• Заробітна плата за неповністю відпрацьовані місяці склала:
  • За серпень 2014 року: 15 714,29 руб. (30 000 руб. / 21 дн. Х 11 дн.)
  • За грудень 2014 року: 23 478,26 руб. (30 000 руб. / 23 дн. Х 18 дн.)
• Сума виплат, що враховуються для розрахунку середнього заробітку, за розрахунковий період склала:
  • 339 192,55 руб. (30 000 руб. Х 10 міс. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
• Кількість днів, відпрацьованих у розрахунковому періоді:
  • 230 дн. (245 - 10 - 5)
• Середній заробіток за робочі дні відрядження:
  • 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. Х 5 дн.)
• Оплата вихідних днів, що припадають на дні відрядження (в подвійному розмірі без надання відгулу):
  • 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. Х 2 х 2 дн.)
• Разом оплата днів відрядження:
  • 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)

***

З сум оплати днів, проведених працівником у відрядженні, утримується ПДФО, а також нараховуються страхові внески в тому ж порядку, що і з сум заробітної плати.

добові

При направленні працівника у службове відрядження роботодавець зобов'язаний відшкодувати йому додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання - добові (ст. 168 ТК РФ). Добові виплачуються за кожен календарний день перебування у відрядженні, включаючи вихідні та неробочі святкові дні, а також дні, проведені в дорозі (п. 11 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження). Як визначається фактичний термін службового відрядження, і якими документами він підтверджується, розглянуто в статті «Службові відрядження працівників: оформлюємо правильно» .

Конкретний розмір (норму) добових, що виплачуються відрядженим працівникам, кожен роботодавець встановлює самостійно у відповідному локальному нормативному акті (наприклад, в Положенні про відрядження). Доцільно окремо прописати розмір добових для відряджень по РФ і окремо - для відряджень за кордон. При цьому для відряджень за кордон добові виплачуються:

• за день виїзду з РФ - за нормами для відряджень за кордон;
• за день в'їзду в РФ - за нормами для відряджень по РФ.

Дата виїзду за межі РФ і в'їзду підтверджується відмітками про перетин кордону в закордонному паспорті або документі по проїзним документам (для стан СНД).

! Зверніть увагу: При направленні працівника в одноденну відрядження (коли день виїзду у відрядження і день повернення збігаються) добові:

• не виплачуються, якщо відрядження здійснюється в межах РФ (п. 11 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження);
• виплачуються в розмірі 50% від норми для відряджень за кордон, якщо відрядження здійснюється за межі РФ (п. 20 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження).

ПДФО не утримується з сум добових, що не перевищують 700 руб. за кожен день відрядження по РФ і 2500 руб. за кожен день відрядження за кордон (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страхові внески не нараховуються на всю суму добових у межах норм, встановлених локальним нормативним актом організації (ч. 2 ст. 9 Закону № 212-ФЗ).

Відшкодування витрат, пов'язаних з відрядженням

Згідно ст. 168 ТК РФ роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові, направленому у відрядження, такі витрати:

• по проїзду;
• по найму житлового приміщення;
• інші витрати, зроблені працівником з дозволу або з відома роботодавця.

Як і у випадку з добовими, порядок відшкодування витрат, понесених працівником у відрядженні, необхідно закріпити в локальному нормативному акті. Так, наприклад, в локальному акті, що регулює службові відрядження, можна прописати, що витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в сумі фактично понесених витрат, але не більше вартості проїзду транспортом певного класу або категорії (наприклад, в салоні економічного класу в разі користування літаком). Таким чином, у працівників не виникне спокуси «шикувати» у відрядженні за рахунок організації, а роботодавець убезпечить себе від невиправданих витрат.

Для обгрунтування понесених витрат працівник після повернення з відрядження подає авансовий звіт з підтверджуючими документами. Такими документами можуть служити, наприклад:

• для витрат на проїзд: проїзні квитки, роздруківка електронного квитка або посадкового талона (в разі купівлі електронного квитка); чеки ККТ (якщо використовувалися послуги таксі); документи, що підтверджують використання особистого транспорту співробітника (Якщо проїзд у відрядженні здійснювався на особистому транспорті співробітника) і т.д .;
• для витрат по найму житлового приміщення: чек ККТ і рахунок готелю; договір оренди квартири (кімнати); договір з ріелтерських агентством (якщо пошук житла проведений через нього), квитанція до прибуткового касового ордера або чек ККТ, які свідчать про оплату послуг агентства нерухомості, і т.д.
• для інших витрат: документи, що підтверджують оплату послуг зв'язку, списки телефонних викликів із зазначенням дат і часу (для витрат на послуги зв'язку); багажна квитанція (для витрат по зберіганню багажу) і т.д.

У ТК перелік витрат, які роботодавець компенсує працівникові є відкритим, тобто в числі інших витрат можуть відшкодовуватися практично будь-які витрати, передбачені локальним актом про відрядження або вироблені з дозволу роботодавця. Крім того, роботодавець може передбачити порядок відшкодування витрат, понесених у службовому відрядженні, за якими немає підтвердних документів. Однак далеко не всі витрати на відрядження, які роботодавець оплачує співробітникам, звільняються від обкладення ПДФО та страховими внесками.

Не підлягають обкладенню ПДФО та страховими внесками такі витрати на службові відрядження (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закону № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Закону № 212-ФЗ):

• на проїзд до місця призначення і назад,
• збори за послуги аеропортів, комісійні збори,
• витрати на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок,
• на провезення багажу,
• витрати по найму житлового приміщення,
• витрати на оплату послуг зв'язку,
• збори за видачу (отримання) і реєстрацію службового закордонного паспорта,
• збори за видачу (отримання) віз,
• витрати на обмін готівкової валюти або чека в банку на готівкову іноземну валюту.

Як бачите, цей перелік є закритим. Таким чином, якщо роботодавець відшкодовує працівникові витрати, не зазначені в переліку, наприклад, на парковку автомобіля у відрядженні, то з суми цих витрат доведеться утримати ПДФО і нарахувати внески (Лист Мінфіну Росії від 25.04.2013 № 03-04-06 / 14428, лист Міністерства охорони здоров'я України від 26.05.2010 № 1343-19).

Виплати працівникам в відшкодування зазначених витрат на відрядження звільняються від ПДФО і страхових внесків тільки за умови їх документального підтвердження. Якщо таких документів немає, то витрати на проїзд обкладаються ПДФО і внесками в повній сумі. Витрати по найму житлового приміщення при відсутності їх документального підтвердження обкладаються страховими внесками цілком, а ПДФО - в частині, що перевищує:

• 700 руб. в день для відряджень по РФ;
• 2500 руб. в день для відряджень за кордон.

! Зверніть увагу: У деяких випадках витрати на проїзд та проживання співробітника у відрядженні при більш детальному розгляді не визнаються такими, і, відповідно, підлягають обкладенню ПДФО та страховими внесками:

• витрати на харчування, вартість якого окремо виділена в рахунку готелю (п. 1 Листа Мінфіну від 14.10.2009 № 03-04-06-01 / 263);
• витрати на проїзд, якщо дати квитків і дати відрядження не збігаються (наприклад, якщо співробітник використовував відпустку в місці відрядження) (п. 2 Листа Мінфіну від 03.09.2012 № 03-03-06 / 1/456).

Податковий облік оплати відряджень і витрат на відрядження

Для того щоб витрати на службові відрядження співробітників можна було врахувати при визначенні бази оподаткування з податку на прибуток і ССО з об'єктом «доходи - витрати», такі витрати повинні бути документально підтвердженими і економічно обгрунтованими (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальне підтвердження витрат на відрядження включає в себе: кадрові документи, якими оформлена відрядження, документи з обліку робочого часу та оплати праці, бухгалтерські довідки (з розрахунку добових), документи, що підтверджують витрати працівника у відрядженні. Економічно виправданими витрати визнаються в тому випадку, якщо відрядження здійснюється в рамках діяльності, спрямованої на отримання доходу, що підтверджується цілями відрядження, встановленими в наказі.

З метою розрахунку податку на прибуток, а також при ССО ( «доходи - витрати») витрати платника податку, пов'язані зі службовими відрядженнями співробітників, враховуються в наступному порядку:

• У складі витрат на оплату праці (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ) - оплата за середнім заробітком за час відрядження, а також оплата вихідних днів у відрядженні;

• У складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) - такі витрати на відрядження:
  • добові (у повній сумі, передбаченої локальним нормативним актом);
  • проїзд працівника до місця відрядження і назад до місця постійної роботи;
  • наймання житлового приміщення, в тому числі витрати на оплату додаткових послуг, що надаються в готелях (за винятком витрат на обслуговування в барах і ресторанах, витрат на обслуговування в номері, витрат за користування рекреаційно-оздоровчими об'єктами);
  • оформлення і видачу віз, паспортів, ваучерів, запрошень і інших аналогічних документів;
  • консульські, аеродромні збори, збори за право в'їзду, проходу, транзиту автомобільного та іншого транспорту, за користування морськими каналами, іншими подібними спорудами та інші аналогічні платежі і збори.

Зазначені витрати на відрядження приймаються до податкового обліку для розрахунку податку на прибуток на дату затвердження авансового звіту працівника, а при ССО:

• на дату затвердження авансового звіту - якщо витрати сплачені за рахунок виданого працівнику авансу;
• на дату виплати відшкодування працівникові - якщо витрати сплачені працівником за рахунок власних коштів і відшкодовуються йому після затвердження авансового звіту.

Бухгалтерський облік оплати відряджень і витрат на відрядження

Дебет рахунку

кредит рахунку

зміст операції

26 (08, 20, 25, 23, 44) - в залежності від мети відрядження і характеру діяльності організації 71 «Розрахунки з підзвітними особами» Витрати на відрядження прийняті до обліку на дату затвердження авансового звіту (без ПДВ на ОСН, з ПДВ на ССО) 71 «Розрахунки з підзвітними особами» 50 (51) Виплачено аванс (відшкодовано перевитрату за авансовим звітом) працівнику на відрядження 26 (08, 20, 25, 23, 44) 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» Нараховано працівнику оплата днів, проведених у відрядженні 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» 50 (51) виплачено заробітну Перша плата працівнику

Чи вважаєте статтю корисною і цікавою - діліться з колегами в соціальних мережах!

Залишилися питання - задавайте їх у коментарях до статті!

Нормативна база

1. Трудовий кодекс РФ
2. Податковий кодекс РФ
3. Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження (затверджено Постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749)
4. Положення про особливості порядку обчислення середньої заробітної плати (затверджено Постановою Уряду РФ від 24.12.2007 № 922)
5. Федеральний закон від 24.07.2009 № 212-ФЗ «Про страхові внески до Пенсійного фонду РФ, Фонд соціального страхування РФ, Федеральний фонд обов'язкового медичного страхування»
6. Федеральний закон від 24.07.1998 № 125-ФЗ «Про обов'язкове соціальне страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань»
7. Лист Міністерства охорони здоров'я України від 26.05.2010 № 1343-19
8. Листи Мінфіну Росії:

• від 25.04.2013 № 03-04-06 / 14428
• від 14.10.2009 № 03-04-06-01 / 263
• від 03.09.2012 № 03-03-06 / 1/456

Як ознайомитися з офіційними текстами зазначених документів, дізнайтеся в розділі Корисні сайти