Впровадження програми для управлінського обліку

1. Організація управлінського обліку на підприємстві. Розробка методології
2. Програма для управлінського обліку і планування
3. Як впроваджуються автоматизовані програми для управлінського обліку
4. Приклад впровадженої програми для управлінського обліку

Автор (и): Ряполова Т.

Автор: Тетяна Ряполова, керівник департаменту консалтингу українського офісу ГК "ІНТАЛЄВ"

Т оп-менеджмент в сучасних компаніях розуміє наскільки важлива прозорість у всіх бізнес-процесах підприємства, а також здатність швидко відреагувати на потрясіння ринку. Впровадження програми для управлінського обліку і планування-відповідальний етап у житті компанії. Розробка і постановка дієвого управлінського обліку вимагає чималих інвестицій у вигляді часу, ресурсів і фінансів. Як же зробити так, щоб на виході мати комплексну систему інформації, на підставі якої можна приймати обґрунтовані рішення для управління бізнесом.

У даній статті розглянуті основні аспекти організації управлінського звіту, проблематика і процеси впровадження програми для автоматизації управлінського обліку, принципи і основні правила.

Грамотна організація і ведення управлінського обліку дає можливість відстежувати фінансову і операційну діяльність підприємства в режимі реального часу, оперативно вживати заходів для усунення раптово виникаючих змін, які можуть вплинути на збільшення собівартості та зниження рентабельності виробництва і продажів, здійснювати контроль за всіма процесами.

Тривимірна система координат бізнесу

Управлінський облік на підприємстві обов'язково повинен включати три основні форми фінансових звітів, які характеризують фінансовий стан компанії: БДР, БРГК, Баланс. А програма для ведення управлінського обліку і планування повинна дозволяти автоматично отримувати їх в оперативному режимі.

Оперативні звіти, які часто плутають з управлінськими, являють собою деталізацію одній зі статей підсумкових, основних фінансових звітів і часто мають не тільки вартісну, а й натуральну оцінку. (Наприклад, бюджет продажів, склад дебіторської заборгованості, товарна позиція - це лише детальне уявлення статей з трьох підсумкових звітів.)

Тільки маючи всі три взаємопов'язані форми звітів, можна врахувати всі операції, які відбуваються в компанії. Кожному звіту властиві функції, які він виконує:

БДР (Бюджет доходів і витрат):

• Планування прибутку.
• Управління ефективністю.
• Контроль динаміки ефективності.

БДДС (Бюджет руху грошових коштів):

• Забезпечення можливості бути реалізованим БДР - оцінює які потрібні грошові кошти, щоб цей план виконати.
• Забезпечення бездефіцитності, за рахунок прогнозу касових розривів.
• Показує взаємозв'язок з прибутком, з активами і пасивами.

баланс:

• Збалансування активів і джерел їх фінансування
• Контроль цілісності (замкнутості) фінансової моделі.
• Контроль ефективності використання активів.

Як правило, в компаніях вже присутні деякі або навіть всі типи звітів. Завдання «ІНТАЛЄВ» - актуалізувати їх, зіставити з цілями, які хоче бачити власник і топ-менеджмент в цих звітах.

При розробці методології управлінського обліку необхідно врахувати чинники, які впливають на підсумки звітності:

1) Базова валюта обліку.

2) Облік активів.

3) Облік доходів і витрат.

4) Облік внутрішньогосподарської діяльності.

Організація управлінського обліку на підприємстві. Розробка методології

1) БАЗОВА ВАЛЮТА ОБЛІКУ

починається організація управлінського обліку на підприємстві з визначення базової валюти обліку. У зв'язку з коливанням курсу долара це питання особливо актуальне. Базова (функціональна, управлінська валюта обліку) - валюта, в якій «знаходяться» основні ризики компанії.

При виборі валюти обліку потрібно керуватися певним правилом: якщо компанія основну частину своїх витрат несе в іноземній валюті - відповідно, валюта обліку повинна бути в умовних одиницях.

Є два методи обліку базової валюти - ведення обліку в базовій валюті і трансформування звітності в базову валюту, при цьому дані в звітах виходять різні.

При веденні обліку в управлінській валюті кожна операція відображається за курсом, який діє на дату цієї події. Переміщення, списання немонетарних активів здійснюється за історичним курсом, який діяв на момент придбання таких активів, таким чином, якщо національна валюта просідає - це призводить до зменшення прибутку.

Якщо ж відбувається трансформування звітності в управлінську валюту - до всіх звітів застосовується середньозважений курс за місяць або курс на дату реалізації товарів і послуг, що за інших рівних умов призведе, навпаки, до збільшення прибутку.

2) ОБЛІК АКТИВІВ

На цьому етапі необхідно визначити які активи належать компанії, продумати, їх класифікацію, методи оцінки, що входить до складу балансових активів, а що - на витрати періоду, методи списання (амортизації), класифікація і характер ремонтів основних засобів та інші нюанси.

3) ОБЛІК ДОХОДІВ І ВИТРАТ

Напевно, найголовніший довідник в управлінському обліку - довідник Статей доходів і витрат. Він цілком може охарактеризувати діяльність компанії: чим компанія займається, на чому заробляє і на що витрачає.

Слід пам'ятати, що при розробці цього довідника не потрібно вводити занадто багато статей. Наприклад, якщо стаття займає менше 1% в обороті, немає необхідності виділяти її окремо.

На цьому етапі необхідно опрацювати правила визнання доходів і витрат компанії (касовий метод, метод нарахування і ін).

Управлінський облік може знаходиться в рамках IFRS або національних стандартів, але, перш за все, він повинен відповідати вимогам конкретного бізнесу, вимогам власника.

4) ОБЛІК внутрішньогосподарський ДІЯЛЬНОСТІ

Як правило, ГК «ІНТАЛЄВ» працює з холдингами компаній, в яких присутні взаємні розрахунки. В обліковій політиці важливо передбачити як виключати ці взаєморозрахунки між компаніями. Підходи можуть бути абсолютно різні, але експерти «ІНТАЛЄВ» дотримуються наступних принципів:

• Замість переміщень ТМЦ / послуг - формуються операції реалізації / надходжень.
• В індивідуальній звітності по ЦФО у одних відбивається внутрішній дохід, у інших -витрати.
• При формуванні звітності по Холдингу виникає задача виключення внутрішніх оборотів, виконання консолідуючих поправок.

Дотримання цих принципів допомагає виключенню:

• доходів і витрат;
• Дт і Кт заборгованості;
• нереалізованого прибутку.

Програма для управлінського обліку і планування

ефективна програма для управлінського обліку і планування повинна бути комплексною, гнучкою, адаптується під потреби будь-якого бізнесу, що масштабується. Більшість компаній при формуванні потреби в автоматизації стикаються з такими типовими проблемами:

• Кілька видів обліку (бухгалтерський, податковий, оперативний, виробничий).
• Автоматизація в різних програмних продуктах (бухгалтерський облік в 1С, планування і управлінський облік в Excel).
• Різні неінтегровані програмні продукти для різних сфер обліку.

Програми для автоматизації управлінського обліку повинні повністю покривати управлінські завдання, які стоять перед компанією в частині обліку, а також спрощувати процес ведення обліку.

Типові симптоми проблемного поля компаній:

• Багаторазовий введення даних, дублювання даних.
• Трудомісткість.
• Інформація не оперативна.
• Інформація суперечлива.
• Інформація не достовірна.

Найчастіше, у великих компаніях, існує багато точок введення одних і тих же даних, з яких складно зрозуміти, що є істиною. Причиною служить непродумана методологія, якою керуються не тільки фінансисти, а й вся компанія. Різні підрозділи можуть по-різному тлумачити і враховувати одні і ті ж господарські події, хоча повинні працювати відповідно до одним і тим же принципам.

«ІНТАЛЄВ» - управлінський контур верхнього рівня, який будує управлінську звітність по заздалегідь продуманим правилами обліку. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» - це комплексна програма для управлінського обліку і планування на підприємстві. Фахівці «ІНТАЛЄВ» дотримуються підходу, який в ідеальному вирішенні об'єднує оперативний контур, бухгалтерський, виробничий та ін. В одну управлінську систему.

По суті, кожна господарська операція повинна раз вноситися в облікову систему і розкладатися по потрібним осередкам інформації. У бухгалтерському обліку вона робить одну проводку, в управлінському обліку іншу, в обліку по МСФО третю, в оперативному контурі - четверту, швидше за все більш деталізовану і т.п.

Фахівці «ІНТАЛЄВ» дотримуються наступних принципів в моделюванні систем обліку:

• Управлінський облік є первинний, задає вимоги (починаємо зверху, що хочемо отримати).
• Інтеграція оперативного, бухгалтерського та управлінського обліку в єдиній системі.
• Управлінський облік ведеться з використанням управлінського плану рахунків.
• Гнучкість системи. Можлива оперативна перенастроювання методів обліку, розрахунку собівартості, ЦФО, бізнес-напрямків та ін.

Як впроваджуються автоматизовані програми для управлінського обліку

Автоматизовані програми для управлінського обліку мають певну логіку впровадження. В першу чергу, на підставі вимог до форм і розшифровок підсумкової звітності розробляється управлінський план рахунків (УПС) . Аналізуючи статті активів / пасивів, доходів / витрат компанії, розробляється план рахунків з тієї аналітикою, яка потрібна для управлінського обліку.

Щоб розробити управлінський план рахунків, за основу можна взяти бухгалтерський. Як правило, управлінський - більш стислий, але має більш детальну аналітику на рахунках ДР і ДДС.

Потім, налаштовується трансляція даних з оперативного і бухгалтерського контурів - на УПС.

Трансляція налаштовується за тими правилами, які були продумані фахівцями раніше. Облікова політика по суті є технічним завданням для настройки трансляції, правила якої можуть бути зовсім відмінні від правил бухгалтерського обліку. Джерелами даних трансляцій можуть бути будь-які оперативні регістри, регістри бухгалтерії, довідники, документи.

Таким чином, на виході компанія отримує підсумкову управлінську звітність в єдиній системі: Баланс, БДДС, БДР з можливістю декомпозиції будь-якого рядка до рівня документів, проводок, які відповідно до правил визначено подіями для управлінського контуру.

Приклад впровадженої програми для управлінського обліку

На скріншоті з програми управлінського обліку можемо побачити, що при реєстрації події «реалізація товарів і послуг» паралельно з бухгалтерськими формуються і управлінські проводки на управлінський план рахунків.

Таким чином, типові первинні документи формують блок фактичних даних. Вони можуть бути також доповнені даними, які реєструються безпосередньо в контурі «ІНТАЛЄВ». Це може бути розподіл деяких непрямих витрат, нарахування курсових різниць відповідно до управлінських правил, нарахування амортизації основних засобів (якщо правила їх визнання не збігаються з бухгалтерськими), реєстрація інших фактів господарської діяльності, які не враховуються в бухгалтерському або оперативному контурах і т.п.

Для внесення планових даних налаштовуються окремі форми в контурі «ІНТАЛЄВ», де передбачаються всі необхідні алгоритми і механізми для отримання як окремих функціональних бюджетів, так і підсумкових бюджетів у вигляді Балансу, БДДС, БДР. Таким чином, з'являється можливість отримати план-фактний аналіз в єдиній системі, в єдиних формах звітів і аналітиків.

В процесі впровадження системи управлінського обліку, компанії часто стикаються з методологічними, технічними та організаційними проблемами.

Основною проблемою методологічного характеру є відсутність єдиної облікової політики, узгодженої з усіма керівниками і користувачами звітності, які можуть впливати на фінансові результати компанії. Тому спочатку необхідно опрацювати методологію. Основна мета управлінського обліку при розробці методології - показати реальні показники діяльності компанії для власника і топ-менеджменту, її фінансовий результат, прибутковість, активи / пасиви.

Як правило, не буває нерозв'язних технічних проблем, але часто трапляються складності. Необхідно оцінити наскільки результати, отримані від вирішення цієї проблеми, будуть порівнянні з витратами на її рішення. Ми часто приходимо в компанію, де вже є якось налаштований управлінський облік, є якісь регістри, звіти, дані. І сліпо слідувати стандартам «потрібно так» неправильно, адже можна все поламати і не запустити систему. Тому важливо з мінімальними змінами і максимальним ефектом працювати з поточної облікової системою.

Організаційні є, напевно, найважливішим типом проблем, на які слід звернути увагу. Під час проекту впровадження просто необхідно, щоб головний замовник проекту, головний спонсор постійно приділяв проекту увагу, щоб був присутній попит результатів. Тоді команда і з боку замовника, і з боку виконавця буде завжди мобілізована. Якщо все працюють на загальний результат - він не змушує себе чекати.

Резюме. Основні принципи побудови системи управлінського обліку:

• Спочатку найголовніше завдання: опрацювати Облікову політику - перший і найважливіший документ системи, що визначає «правила гри» для всіх учасників, хто хоч якось впливає на фінансові результати компанії
• БДР, БРГК, Баланс і не звітом менше.
• Автоматизація на плані рахунків.
• Автоматизація в єдину інформаційну систему.

«ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» - це потужний програмно-методичний комплекс для автоматизації управління фінансами компаній різних сфер бізнесу.

Замовити презентацію програмного продукту