Як вести щоденник, заповнювати

1. 1. Уникайте надмірно жорсткого планування
2. Що ж робити?
3. 2. Привести в потрібний формат
4. Навіщо розділяти сторінки
5. 3. Розставляємо пріоритети справ
6. 4. Починайте з жаби
7. 5. Вечірнє планування
8. 6. Виділяйте справи
9. 7. Викреслюйте справи
10. 8. Створюємо нагадування
11. 9. Контролюємо мотивацію
12. 10. Правило 50%
13. 11. Чисті аркуші в щоденнику
14. 12. Не захаращувати щоденник
15. Виняток із правила
16. 13. Заведіть робочу папку або зошит
17. 14. Ставте цілі в щоденнику
18. 15. Заведіть електронний щоденник
19. Встановіть електронний органайзер на телефон
20. Практика
21. 1 Крок
22. 2 Крок
23. 3 Крок
24. 4 Крок
25. 5 Крок
26. 6 Крок
27. 7 Крок
28. 8 Крок

А ви знаєте, що перший щоденник в звичному для нас вигляді з'явився в масовому виробництві в Італії в 1650 р І називався «Агенда», що в перекладі означає: «Те, що треба зробити».

У багатьох є щоденник, але мало хто знає як найефективніше користуватися ним. Тим часом вміння використання щоденника значно важливіше того, який у вас щоденник. Точно так само як вміння малювати важливіше того, наскільки хороші кисті будуть використані.

СТАТТЯ З ТЕМИ:

У продажу на книжкових полицях лежить величезна кількість щоденників, різних забарвлень, фасону кірки, але на цьому їхня відмінність закінчується. Велика частина всіх щоденників представляє розлінованих листочки, в кращому випадку, із зазначенням часу початку лівій частині сторінки. Для грамотного планування такої щоденник підійде погано, його потрібно доопрацювати.

Безумовно, такий щоденник допоможе в плануванні і краще, ніж стікери або листки паперу. Але, я зараз розповім, як зі звичайного щоденника зробити, схожий на професійний і як правильно вести щоденник. Упевнений, що для більшості глядачів ці рекомендації допоможуть більш ефективно користуватися щоденником і краще планувати справи як на роботі, так і вдома.

1. Уникайте надмірно жорсткого планування

Багато хто робить одну дуже серйозну помилку при веденні щоденника, а саме надмірно жорстко планують день. Розберемо докладніше, що буде якщо спробувати розпланувати кожну хвилину свого часу.

Припустимо, ми склали такий план:

з 9 до 10 планерка;

з 10 до 11:30 зустріч з клієнтом;

з 11:30 до 13:00 підготовка ком. пропозиції;

СТАТТЯ З ТЕМИ:

А тепер давайте подумаємо, що відбудеться з нашим графіком, якщо планерка затягнеться на 1 годину? Або клієнт приїде раніше, ніж заплановано? Або вас попросять терміново підготувати дуже вигідне комерційна пропозиція, яку буде неактуально, якщо не зробити його в найближчі кілька годин. Звичайно, можна буде жорстко відреагувати на всі несподівані ситуації з життя - з планерки піти, якщо вона затримається, клієнтові сказати, щоб чекав наміченого часу і повідомити, що у вас немає часу на підготовку дуже вигідного комерційного пропозиції. Але з таким підходом можна дуже швидко втратити роботу, бізнесу і дружніх відносин.

Мінус такого надмірно жорсткого планування, в тому що воно не враховує форс мажори, які є невід'ємними в нашому житті. До того ж занадто жорсткий графік пригнічує нашу нервову систему, якщо намагатися з усіх сил встигнути, доведеться надмірно напружуватися і в кінцевому рахунку ви швидше будете втомлюватися. Падатиме мотивація і погіршуватися самопочуття, т. К. Чим жорсткіше складено графік, тим більше відхилення від нього, що і призводить до розчарування і негативним почуттям, внаслідок в кров викидаються гормони стресу, які можуть викликати головний біль, втома, пригніченість, дратівливість і т. д.

У той же час якщо не складати план дій, то можна забути про зустріч, дзвінках і просидіти весь день займаючись дурницями через відсутність мотивації і бажання приступити до справи.

Що ж робити?

Вихід є, потрібно дотримуватися балансу гнучкого і жорсткого графіка. Зовсім без жорсткого графіка бажання працювати менше і продуктивність теж. З дуже жорстким графіком бажання працювати вище, але з'являється стрес, втому, дратівливість і продуктивність теж знижується. Тому дуже важливо, дотримуватися баланс, щоб у вас був і жорсткий графік, куди ви заносите справи, прив'язані до часу і гнучкий, який дозволить вам працювати в комфортному темпі в проміжках між жорсткими завданнями.

2. Привести в потрібний формат

Почнемо з того, що в тайм-менеджменті все справи слід ділити за ступенем важливості і терміновості. Класична схема поділу складається з 2 колонок:

1 Колонка. Жорсткі завдання, це справи, які прив'язані до часу. Наприклад, «нараду о 11:00», «подзвонити клієнтові о 15:00», «басейн о 19:00».

2 Колонка. Гнучкі завдання. Це справи, які не прив'язані до часу, до них можна приступити в будь-який момент або перенести на інший час. Наприклад: «Розібрати документи на столі», «підготувати комерційну пропозицію», «відповісти по електронній пошті», «купити продукти» і т. П.

Навіщо розділяти сторінки

СТАТТЯ З ТЕМИ:

А може не розділяти сторінки навпіл, а писати все підряд, підписуючи час навпаки жорстких задач? Як ви думаєте? Жорсткі та гнучкі справи обов'язково потрібно відокремлювати. Це поділ справ потрібно, щоб жорсткі завдання, прив'язані до певного часу, не загубилися в гнучкому графіку. Наприклад, якщо ви домовилися зателефонувати клієнту о 15:00 і крім цього завдання буде ще 10 різних справ неприв'язаних до часу, то можна забути зробити цей дзвінок, оскільки завдання візуально загубиться серед інших записів.

Часто справи з жорсткого графіка важливіше, ніж в гнучкому, оскільки від їх невиконання можуть бути серйозні наслідки, нерідко непоправні. Наприклад, вчасно не зателефонувавши клієнту, його можна упустити, т. К. Не дочекавшись дзвінка, клієнт може звернутися в іншу компанію. А якщо не зробити справу з гнучкого графіка, то серйозних наслідків може не бути.

Щоб не забути все жорсткі справи, прив'язані до часу їх слід відокремлювати від інших, так вони будуть у вас завжди на виду. Як я вже описував раніше, більшість щоденників більше схожі на листки в лінійку. Тому перша зміна, яке слід внести в доробку щоденника це: Розділити сторінки на 2 колонки. Перша колонка - жорсткий графік, справи прив'язані до часу. Друга колонка - гнучкий графік, завдання, які можна зробити у зручний час. Таке просте дію, як поділ листка навпіл значно підвищить вашу особисту ефективність.

3. Розставляємо пріоритети справ

Дуже поширеною помилкою в тайм-менеджменті є виконання справ за строком виступу, а не в порядку їх значимості. Неважливо, коли постало завдання, важливо не приступати до неї поки не зроблені більш важливі. Тому в колонці гнучкого графіка всіх завдань потрібно присвоїти пріоритет. Щоб починати працювати не з дріб'язку, яка мало як змінить наше життя, а дійсно з найважливіших справ, від яких значною мірою залежить наше майбутнє.

Коли ви записали в праву колонку все гнучкі завдання, то перед кожною справою поставте букву, що характеризує важливість справи:

Буква А. Зробити обов'язково, якщо пропустити будуть серйозні наслідки. Наприклад, «заплатити податки».

Буква Б. Зробити бажано, але в крайньому випадку можна відмовитися, при невиконанні будуть невеликі неприємності. Наприклад, якщо не полагодити пральну машину, будуть невеликі неприємності - можливо, доведеться прати на руках, але нічого страшного не трапиться, тільки невеликі неприємності. Або якщо не обговорити проект з колегами, то можуть бути недоробки, в той же час некритичні і буде час їх виправити.

Буква В. Зробити непогано, в разі невиконання неприємних наслідків не буде. Наприклад, «підготувати пропозиції щодо розвитку компанії», «повісити люстру замість лампочки». Якщо це не зробити поганих наслідків не буде.

Як тільки навпроти кожного справи ми поставимо пріоритет, т. Е. літери «А», «Б» або «В», стане значно простіше визначити, що головне, а що другорядне. Як ви вже розумієте при роботі з щоденником можна приступати до завдань з «Б», поки не виконані справи з пріоритетом «А», а справи «В» не можна починати, поки не зроблені «Б». Така проста розстановка пріоритетів навпроти кожного справи може значно підвищити вашу особисту ефективність та у вас вийде більше встигати.

4. Починайте з жаби

Жабою називають в тайм-менеджменті неприємну справу. Є рекомендація починати роботу з самого неприємного справи. Чому? На початку роботи, як правило, більш за все енергії, тому цей час, як не можна до речі підходить для виконання справи на яке, як раз і потрібно найбільше сил. Саме неприємні справи найважче почати, тому робочий день повинен починатися з жаби, т. Е. Самого неприємного справи.

Намагайтеся, кожен свій день починати з жаби, але тільки в тих випадках, коли ви зможете встигнути все більш важливі справи, ніж жаба. Якщо ви не встигнете зробити більш важливі завдання протягом дня, то відмовтеся від жаби на сьогодні, адже - неприємна справа може бути менш важливим.

Починаючи роботу з жаби ви швидко зможете підчистити всі хвости і недоробки, які надають деморалізований дію на будь-яку людину. Чим більше ви встигаєте, тим комфортніше себе почуваєте.

5. Вечірнє планування

СТАТТЯ З ТЕМИ:

Складання плану на наступний день необхідно робити напередодні ввечері, т. Е. За день. Найкращий час для складання планів на завтра - кінець робочого дня. Якщо в кінці робочого дня не записати плани на наступний день, то ми будемо зберігати ці справи в голові і періодично згадувати, щоб не забути. Це зайві думки, які заважають розслабитися і віднімають енергію, а також зменшують розумові здібності, т. К. Чим більше мозок завантажений запам'ятовуванням інформації, тим менше ресурсів залишається для мислення і обмірковування інших справ.

Якщо скласти план на наступний день ввечері, то ми звільнимо мозок від зайвих думок і зможемо краще відпочити і виспатися. Плануйте наступний день за 15 хвилин до закінчення роботи.

6. Виділяйте справи

Щоб легше було орієнтуватися в щоденнику, виділяйте важливі і неприємні справи. Найважливіші справи можна обвести навколо ручкою, щоб вони виділялися серед інших. Найнеприємніше справу (жабу) - також виділяйте в щоденнику по особливому, наприклад, навпаки цього завдання можна ставити знак оклику або букву «Л».

Ці прості дії дозволять зробити важливі і неприємні завдання більш помітними, а значить ви частіше будете звертати на них увагу і зробите з більшою ймовірністю, ніж інші.

7. Викреслюйте справи

СТАТТЯ З ТЕМИ:

Від виконання будь-якої справи ми отримуємо задоволення, наш мозок виділяє гормони щастя при будь-якому позитивному досягненні. Чим більше досягнення і праці було вкладено, тим більше радості ми відчуємо. Але ця радість триває дуже швидко, лічені секунди. Але ми можемо продовжити і посилити це відчуття радості за допомогою дуже простого дії: Викреслювання справ після їх завершення.

Коли ми викреслюємо справу, то сильніше концентруємося на думках про його завершення і тому отримуємо більше задоволення. Завжди викреслює завершена справа. До речі, задоволення можна продовжити якщо розбити справу на кілька етапів і відзначати виконання кожного з цих етапів.

8. Створюємо нагадування

Навіть якщо ви записали справа в щоденник, далеко не факт, що ви згадаєте про нього вчасно. Щоб убезпечити себе від цього, можна додатково створювати нагадування в будильнику на телефоні, а в назві писати завдання. Таким чином, будильник продзвонити в потрібний час і ви не забудете, про важливу зустріч, телефонний дзвінок або ін. Справа прив'язане до часу.

9. Контролюємо мотивацію

Навіть коли ви напишіть план дій на листочку ви вже підвищите бажання його зробити і мотивація виросте, подібно до того як апетит приходить під час їжі.

Також на мотивацію і бажання працювати можна впливати ще 2 способами:

СТАТТЯ З ТЕМИ:

1. Щоб підвищити мотивацію, т. Е. Бажання працювати можна збільшити кількість жорстких справ, якщо, звичайно, графік дозволяє. Збільшити кількість жорстких справ, прив'язаних до часу дуже просто - достатньо вибрати кілька гнучких завдань і вказати час роботи з ними. Наприклад, якщо вам потрібно підготувати фінансовий звіт, який є справою гнучким, т. Е. Ви можете приступити до нього в будь-який час, то для підвищення мотивації можна вказати точний час для підготовки, припустимо, з 15 до 16, тоді бажання виконати роботу підвищиться , встановлені терміни здоровий стимулюють до виконання справ.

Більш м'яким стимулюючим фактором, який дозволить підвищити мотивацію до роботи, є установка часу роботи над завданням без прив'язки до часу. Наприклад, навпаки завдання «підготувати фінансовий звіт» вкажемо час роботи, припустимо, 30 хв. І поки ми не попрацюємо 30 хв. над цією справою, ми не приступимо до решти менш важливих справ. Чим більше обмежень часу ви вводите, природно, в розумних межах, тим більше підвищуєте мотивацію до роботи.

2. Зниження мотивації. Щоб знизити мотивацію, потрібно, навпаки, якомога менше справ прив'язувати до часу. По можливості зменшити кількість жорстких справ, намагатися працювати з завданнями своєчасно, і не допускати, моменту коли справа з нетермінового перетворюється в термінове.

Якщо ви їдете на зустріч, то намагайтеся договорювати нема про точний час, а про часовий інтервал, наприклад, що ви будете на місці з 15 до 16, зрозуміло в тих випадках, коли це буде доречно.

Пам'ятайте, що занадто сильна мотивація робить людину дратівливою, нервовим, не дозволяє радіти життю. А надто слабка мотивація - не дасть домогтися бажаних результатів.

10. Правило 50%

Правило означає, що не можна планувати більше 50% часу в жорсткому графіку. Намагайтеся не планувати жорсткі справи, прив'язані до часу, підряд, один за одним, а залишайте між ними запас, бажано не менше 50% від загальної кількості вільного часу.

Якщо запланувати весь день по хвилинах, то будь-яка накладка унеможливить виконання графіка, ви будете деморалізовані і відчуєте стрес через розбіжності очікувань з реальним станом справ. Наприклад, зустріч з клієнтом може затягнутися на 1 зайву годину або подзвонить дуже великий замовник і попросить терміново підготувати розрахунок або ви просто відчуєте, що дуже втомилися і потрібно відпочити.

Якщо ж у вас залишиться вільний час між запланованими жорсткими справами (ліва колонка), то його можна витратити на виконання завдань з гнучкого графіка (права колонка), які не менш важливі, але не прив'язані до часу. Чергуючи жорсткі і гнучкі справи, ви зможете встигати найголовніше в житті.

11. Чисті аркуші в щоденнику

СТАТТЯ З ТЕМИ:

У традиційному щоденнику місце на листках обмежена. Може виникнути ситуація, коли вся сторінка вже повністю списана і для нової інформації просто немає вільного простору. Можна, звичайно, продовжувати писати на такі дні, але це не кращий варіант, т. К. На інший день може не вистачити місця для планування. На цей випадок у вас в запасі завжди має бути кілька чистих листків в кінці щоденника, їх можна прикріпити до останньої сторінки канцелярською скріпкою.

Якщо трапиться, що вам потрібно ще залишити деякі замітки по поточного дня, а вся сторінка вже списана, ви можете взяти чистий аркуш паперу з кінця щоденника і прикріпити його скріпкою або степлером до поточної, вже заповненої сторінці і продовжити записи. Крім листочків, в кінці щоденника можна ще зберігати кілька канцелярських скріпок, щоб при необхідності, зафіксувати чисті листки на необхідних сторінках. Самі листки можуть бути будь-якого формату, їх можна підготувати, обрізавши сторінки А4 або просто зігнувши в 2 або кілька шарів.

12. Не захаращувати щоденник

Часто можна бачити таку ситуацію, коли люди пишуть в щоденник усе підряд, наприклад: опис проектів, рецепти страв, побажання клієнтів і т. Д., А коли місця на сторінці закінчується, то записи тривають на кілька сторінок вперед, на дні які ще не настали. Такий інформаційний хаус заважає використовувати щоденник за прямим призначенням, тому що не залишається місця для планування дня.

Звичайно, вести щоденник в хаотичному порядку це краще, ніж якщо його взагалі не вести. Але якщо ви хочете збільшити ефективність, то дотримуйтеся правила: «Не можна писати ніякої інформації на наступний день, до тих пір, поки ви не складете план на цей день». Інакше на самому видному місці виявиться інформація, яка буде не потрібна при розстановці пріоритетів і буде ускладнювати огляд поточних справ. Щоб уникнути захаращеності щоденника, коли багато інформації, що надходить, - просто пишіть її в іншому місці.

Виняток із правила

СТАТТЯ З ТЕМИ:

Якщо загальна кількість записів і довідкової інформації в вашому щоденнику не займе більше 50% місця на сторінках, то описане вище правило, вас не стосуватися, можете писати будь-яку інформацію в щоденник, якщо вам так буде зручно. Такі записи не сильно зменшать продуктивність праці.

Але! Якщо ви розумієте, що сторінка в вашому щоденнику разом з довідковими даними буде заповнена більш ніж на 50% то краще писати доп. інформацію в окремому місці, щоб зберегти продуктивність і не втратити з поля зору план на день.

13. Заведіть робочу папку або зошит

Щоденник призначений для складання плану, не перетворюйте його в довідник. Зберігайте довідкову інформацію, розрахунки, результати переговорів в окремому зошиті, не в щоденнику, т. К. В щоденнику місця може не вистачити. Також в щоденнику незручно шукати записи в майбутньому, коли вони стануть в нагоді, т. К. Йде сортування не по задачам, а за часом, особливо це відноситься до тривалих проектів, коли інформація в подальшому буде змінюватися. Заведіть собі для таких цілей зошит, або папку зі скріпленими листочками.

14. Ставте цілі в щоденнику

Постановка цілей стимулює до їх досягненню, тому якщо ставити цілі, то можна досягти бажаного швидше, ніж якщо мети не ставить. Один раз поставити собі за мету часто буває недостатньо, т. К. Будь-яка інформація з часом забувається, в тому числі і цілі, внаслідок може впасти і швидкість досягнення бажаного. Тому цілі необхідно регулярно повторювати, щоб зберегти їх силу і бажання досягти на належному рівні.

СТАТТЯ З ТЕМИ:

Наведу 2 способи постановки цілей в щоденнику:

1. Написати мети на закладці. Кожен раз, коли ви будете відкривати свій щоденник на поточній сторінці за допомогою закладки, ви будете бачити записані цілі. Така проста дія, як написання цілей на закладці сторінок посилить вашу мотивацію і може допомогти досягти поставлених цілей швидше.

2. Переписувати мети кожен день. Суть методу полягає в тому, щоб перед початком планування дня, писати ваші цілі заново на сторінці щоденника. Якщо цілі особистого характеру, то можна переписувати їх і на звичайному листку в блокноті, щоб бути впевненим, що ніхто їх не побачить. Гавно написати неодноразово, а регулярно переписувати, наприклад, щодня перед початком роботи.

У вас виникне питання в раціональності таких дій: «Навіщо робити одне і те ж дію і кожен день переписувати цілі?» Я відповім: «Коли ми пишемо, то включається моторика руху і ми змушені стежити за тим, щоб текст на папері був осмисленим, а для цього активізується багато областей нашого мозку, що відповідають за концентрацію і координацію ». Причому на папері писати більш привабливим, ніж на комп'ютері, телефоні, планшеті або ін. Електронному пристрої т. К. Руху в листі на папері більш складні і дозволяють краще сконцентруватися на цілі.

Активізують ділянки мозку, що відповідають за написання, ми автоматично відключаємо інші думки і думаємо тільки про те, що пишемо. Інакше кажучи, можна прочитати цілі і в цей час думати про щось інше, в результаті, результат такого читання близький до нуля. Але якщо ми будемо не читати, а писати на листку, то не думати про те, що ви пишете неможливо інакше на папері будуть каракулі. Якщо ви записали мету на папері, то будьте впевнені, ви повторили мета, а якщо прочитали, то далеко не факт.

До речі: Брайан Трейси - один з найпопулярніших бізнес-консультантів, у своїй книзі пише, що кожен день переписує цілі заново.

СТАТТЯ З ТЕМИ:

Додатковим фактором, який посилює сприйняття будь-якої інформації - є «промовляння вголос». Коли ми, що то промовляємо вголос, то задіюється ще один орган сприйняття. Обговорювання будь-якої мети, незалежно, чи читаєте ви її або пишіть підсилює сприйняття.

А тепер я наведу таблицю ефективності різних способів повторення целей:

1. Почитати про себе - дуже маленька ефективність.

2. Прочитати вголос - маленька ефективність.

3. Написати на папері - висока ефективність.

4. Написати на папері і прочитати вголос - дуже висока ефективність.

Важливо План на наступний день, ефективніше складати напередодні ввечері, щоб звільнити голову і швидше відключитися. Але з цілями рекомендується надходити навпаки. Цілі бажано повторювати саме на самому початку дня, т. К. Повторення цілей стимулює вас до роботи. Якщо повторювати цілі в кінці робочого дня, коли ви пишете план на наступний день, то замість відпочинку ввечері після трудового дня, ви будете більше думати про роботу, т. К. Повторення цілей стимулює ці думки і ви не зможете добре відпочити.

Якщо ви відчуваєте брак мотивації, то можна повторювати цілі коли завгодно і скільки завгодно, поки мотивація не виросте до необхідного рівня. Але занадто велика мотивація - теж погано т. К. Ви стаєте дратівливими, жорсткими і восприимчивее до будь-якої невдачі, в загальному надлишок мотивації веде до сильного стресу, поганого настрою і самопочуття. Якщо перестаратися і занадто часто повторювати свої цілі, можна перетворитися в загнаного коня і перестати отримувати задоволення від життя.

Ще в 1908 р психологи Іеркса і Додсон проводили експерименти на мишах, яким потрібно було швидше пройти лабіринт. Мотивацію у мишей піднімали ударами струму. В результаті досвіду виявилося, що зайва мотивація, викликана сильною напругою, тільки задушлива результат, т. К. З'являлися негативні почуття, такі як страх і біль, вироблялися гормони стресу, які погіршували фізіологічні здібності.

Таким чином, було встановлено, що існує середній рівень мотивації, який дозволяє швидше за все досягти мети. Тому пам'ятайте, що зайва мотивація призводить до стресів і дратівливості. Якщо у вас і так багато мотивації, можливо, варто рідше повторювати цілі.

15. Заведіть електронний щоденник

Звісно, ​​вибір паперового або електронного щоденника - справа смаку, а про смаки, зрозуміло, не сперечаються. Вибір паперового щоденника або електронного за великим рахунком визначається типом особистості, зокрема, складом розуму. Якщо у вас технічний склад розуму, то електронний органайзер краще паперового. А якщо гуманітарний склад розуму, то краще паперовий варіант. Як ви розумієте в будь-якому правилі є винятки.

Встановіть електронний органайзер на телефон

Навіть якщо більшу частину часу ви використовуєте паперовий щоденник, телефон стане відмінним доповненням і має такі переваги:

- Авто нагадування звуковим сигналом. У органайзера на телефоні є незаперечна перевага перед паперовою записником - він може нагадати про подію за допомогою мелодії звукового сигналу, а ось паперова записна книжка нагадати не зможе. А оскільки, телефон завжди з нами і поставлено нагадування про подію, то ви можете не хвилюватися, що пропустіть заплановане, звуковий сигнал вам нагадає точно в строк.

Замість автонапомінанія подій, прив'язаних до часу, в записнику, можна використовувати звичайний будильник, підписуючи в назві завдання для виконання.

- Робота однією рукою. Щоб відкрити паперовий щоденник потрібно 2 руки. Але бувають ситуації, коли необхідно подивитися, залишені раніше записи, а 1 рука вже зайнята, наприклад, ви їдете в транспорті і тримайтеся за поручень, йдете по вулиці з парасолькою. У таких ситуаціях, коли одна рука зайнята - значно зручніше і комфортніше користуватися телефоном, на якому встановлена ​​електронна записна книжка.

Якщо ви часто буваєте в поїздках, особливо в громадському транспорті, перенесіть частину завдань на телефон в електронний органайзер.

СТАТТЯ З ТЕМИ:

- Зручність. У багатьох ситуаціях незручно брати з собою паперовий варіант. Наприклад, коли ви знаходитесь в магазині, в спортивному залі, в гостях або на відпочинку, то носити з собою щоденник може бути дуже незручно. А телефон дуже компактний і завжди з вами, його дуже просто взяти з собою практично в будь-яке місце, а значить ви зможете завжди бути в курсі запланованих справ.

- Полегшення вантажу і зменшення обсягу. Ще одним плюсом записної книжки на телефоні є те, що немає необхідності носити з собою паперовий варіант, який займає місце в сумці і важить як паперова книжка.

- Великі обсяги інформації. Записну книжку на телефоні можна використовувати для зберігання великих обсягів інформації. Наприклад, ви можете скопіювати цілу статтю, яка може стати в нагоді в подальшому значно швидше, ніж записати. При цьому на телефоні можуть зберігатися більше сотні книг, в той час як в паперовому, обсяг обмежений вагою і розмірами листків, які ви берете з собою. Також, важливим плюсом є можливість дуже швидкого копіювання всієї необхідної інформації. У багатьох електронних органайзерів є можливість синхронізації з комп'ютером, що дозволяє ще швидше і ефективніше використовувати телефон в порівнянні з паперовою версією.

- Не треба переписувати завдання. При невиконанні справ в паперовому щоденнику, ми переписуємо їх на наступний. Електронний органайзер на телефоні дозволить уникнути зайвих дій, т. К. Встановити новий термін швидше, ніж переписати справу заново.

- Справи прив'язані до місця. У записнику зручно записувати справи, прив'язані до часу, але також існують справи, які прив'язані до певного місця і не залежать від часу. Як правило, - це нетермінові справи, які краще зробити, якщо ви будете проїжджати недалеко від місця, де ви можете їх виконати. Таким чином, можна заощадити величезну кількість часу на дорозі, адже ви робите необхідне по шляху, коли проїжджаєте повз.

Наприклад, вам необхідно купити кілька інструментів в будівельному магазині, якщо справа нетермінове, то не варто їхати в магазин відразу ж, краще створити в телефоні замітку: «Справи в будівельному магазині», а як тільки ви будете проїжджати повз будівельного магазину, ви можете подивитися на телефоні, що необхідно купити. Так ви заощадите час на дорозі, ніж якби поїхали цілеспрямовано в цей магазин. Серед таких справ можна виділити наступні: "коли буду на дачі», «якщо буду в офісі», «коли опинюся в продуктовому» і т. Д.

СТАТТЯ З ТЕМИ:

На жаль, в традиційних щоденниках мало додаткових листків для нотаток, інакше кажучи, там майже немає місця для ведення списку справ, прив'язаних до місця. Звичайно, справи прив'язані до місця ви також можете записувати на окремих аркушах, але це також буде незручно. Краще місця для запису справ прив'язаних до місця, ніж в телефоні, в більшості випадків немає. Це ще один аргумент на користь органайзера на телефоні.

- Справи прив'язані до людей. Також як з завданнями, прив'язаними до місця, є справи прив'язані до людей. Наприклад: «при зустрічі з Вадимом обговорити хід роботи» або «передати документи під час зустрічі з Людмилою» і т. Д. Суть така ж, якщо справа нетермінове немає необхідності виконувати його відразу ж, часто має сенс записати його в щоденник на телефоні і виконати тоді, коли ви будете недалеко і заощадити час на дорозі.

Навіть якщо вам більше подобається паперовий варіант - спробуйте, наведені вище рекомендації в життя, встановіть електронний органайзер до себе на телефон, ці дії можуть значно спростити ваше життя. Існує величезна кількість електронних записників, які встановлюються на мобільний телефон. Рекомендую evernote з безкоштовною синхронізацією з комп'ютером або більш просунутий Російський аналог leadertask, але синхронізація у нього платна.

Практика

Тепер розглянемо, наведені поради на практиці. Починаємо складання плану на наступний день перед закінченням робочого дня, щоб очистити голову від думок, записавши їх і краще відпочити.

1 Крок

Розділимо сторінку навпіл, я просто проводжу лінію, щоб були області для жорсткого і гнучкого графіка.

2 Крок

Запишемо всі справи, які потрібно зробити, почнемо з жорстких справ:

- 10:30 Нарада;

- 15:30 Зустріч з клієнтом;

- 18:30 Басейн.

Тепер заповнимо гнучкий графік:

- Підготувати фінансовий звіт;

- Оплатити інтернет;

- Розібрати документи;

- Передати звіт в бухгалтерію.

3 Крок

Створюємо нагадування дуже важливої справи прив'язаного до часу, щоб ні в якому разі не забути. Наприклад, о 10:20 вийти на нараду, для цього ставимо будильник в телефоні на даний час.

4 Крок

Розставимо пріоритети для гнучких справ (А, Б, В):

- А. Підготувати фінансовий звіт;

- Б. Оплатити інтернет;

- В. Розібрати документи;

- А. Передати звіт в бухгалтерію.

5 Крок

Виділимо важливі і неприємні справи. Важливі обводимо ручкою а навпаки неприємної справи ставимо знак оклику. Припустимо, що найнеприємніше справа ця «Розібрати документи», підписуємо цю справу оклику. А найважливіше справу, припустимо «Підготувати фінансовий звіт» обводимо навколо.

6 Крок

СТАТТЯ З ТЕМИ:

В кінці ежедневна вставимо кілька чистих листків і скріпок, на випадок якщо закінчиться сторінка для запису.

7 Крок

Пишемо в електронному записнику на телефоні список справ, прив'язаних до місця і людям. Наприклад, створимо такі записи: «коли опинюся в продуктовому», «при зустрічі з шефом», «якщо буду в офісі» і т. Д.

8 Крок

Повторюємо Мети. План на наступний день складено, тепер можна відпочити після робочого дня. Але в плані на завтра ми поки не повторювали цілі, щоб не почати думати про роботу, коли ми відпочиваємо. Цілі потрібно буде повторити безпосередньо перед початком робочого дня, т. Е. Вранці. Отже, припустимо, настав ранок, тепер відкриваємо наш план і на самому початку переписуємо наші цілі, щоб мотивувати себе.

Тепер, коли щоденник підготовлений і плани записані, можна приступати до високоефективної роботи, викреслюючи справи по мірі виконання.

PS Якщо у вас є труднощі або питання по прочитаної статті, а також за темами: Психологія (шкідливі звички, переживання та ін.), Продажу, бізнес, тайм-менеджмент та ін. задавайте їх мені , Постараюся допомогти. ще можлива консультація по skype .

PPS Також ви можете пройти online тренінг «Як отримати 1 годину додаткового часу». Пишіть коментарі, ваші доповнення;)

З повагою, Марков Олександр