Корпоративне управління (Corporate Governance), в широкому сенсі, являє собою систему звітності осіб, яким довірено поточне керівництво організацією перед акціонерами та / або регулюючими органами.
Управління інформаційними технологіями (Information Technology Governance) - передбачає контроль з боку керівництва над витратами на інформаційні технології (включають витрати на інформаційні системи та роботу персоналу підрозділу інформаційних технологій) відповідно до пріоритетів, які визначаються стратегічними цілями і можливістю організації фінансувати досягнення цих цілей.
Найбільшу проблему з точки зору організаційного контролю в сфері інформаційних технологій створює велику кількість тимчасових заходів, спрямованих на впровадження та розвиток інформаційних систем - так званих проектів. (Це не означає, що все обговорюване тут відноситься до інформаційних технологій: це в рівній мірі можна застосувати і до інших галузей бізнесу. Просто тут основний упор буде робитися на інформаційні технології (ІТ або IT)).
Процес управління проектом може значно варіюватися в залежності від категорії проектів, при цьому найбільш підходящий процес повинен застосовуватися до кожного окремого проекту.
Тут пропонуються наступні типи проектів категорії інформаційних систем, виходячи з власного досвіду і досвіду моїх колег:
- Створення та впровадження нових інформаційних систем ( "from the scratch" - "з нуля" або "з чистого аркуша");
Розвиток існуючих інформаційних систем або їх доопрацювання в зв'язку з обставинами, що змінилися. Тут мається на увазі розширення доступною функціональності, яку неможливо або недоцільно виділяти в окрему інформаційну систему і / або переробка функціональних можливостей у зв'язку зі зміненими зовнішніми обставинами: зміна законодавства, напрямки діяльності або організаційної структури підприємства і т.п. - Інтеграція інформаційних систем / додатків - як існуючих, так і новостворених, приділяючи увагу в рамках змісту проектних робіт тільки питань інтеграції, включаючи тільки ті зміни, які необхідно внести в системи для забезпечення самої можливості інтеграції, але не більше того. На мій погляд це найбільш невдячний і важкий тип проектів, з величезною кількістю ризиків, зацікавлених осіб, великою кількістю співвиконавців (підрядників), важко-формализуемой концепцією і WBS (ієрархічна структура робіт), велику трудомісткість і абсолютно не зрозумілим замовнику бюджетом.
- Придбання та впровадження готової інформаційної системи, створеної вашою організацією або зовнішнім постачальником як тиражується рішення (коробковий варіант) і вимагає настройки відповідно до бізнес-процесами конкретної організації. Як правило такий проект включає в себе зміну бізнес-процесів організації під бізнес-процеси закладені в системі.
- Придбання та впровадження готової інформаційної системи, створеної вашою організацією або зовнішнім постачальником як тиражується рішення (коробковий варіант) і доопрацювання функціоналу під бізнес-процеси замовника. Зазвичай, у випадку з зовнішнім постачальником, мається на увазі використання коштів розробки, пропонованих самою системою (наприклад, SAP або 1С).
- Поставка, монтаж і налагодження обладнання та загальносистемного програмного забезпечення.
- Супровід інформаційних систем та / або загальносистемного ПЗ та / або комплексу технічних засобів. Тут так-же можуть бути довільні варіації з усіх складових.
Таким чином, Проект - це тимчасове підприємство, призначене для створення унікальних продуктів, послуг або результатів. Тимчасовий характер проекту означає, що у будь-якого проекту є певний початок і завершення. Завершення настає, коли досягнуті цілі проекту або визнано, що цілі проекту не будуть або не можуть бути досягнуті; або зникла необхідність в проекті.
Кожен проект приводить до створення унікального продукту, послуги або результату.
Чотири характеристики відрізняють проекти від інших видів діяльності:
- Спрямованість на досягнення конкретних цілей;
- Координувати виконання взаємозалежних дій (наприклад, деякі проміжні завдання не можуть бути реалізовані, поки не завершені інші завдання; частина робіт може здійснюватися паралельно, і так далі);
- Обмежена довжина в часі, з певним початком і кінцем;
- Неповторність і унікальність результату.
Управління проектами - це застосування знань, навичок, інструментів і методів до робіт проекту для для досягнення цілей проектів, задоволення вимог, що пред'являються до проекту і очікувань учасників проекту. Щоб задовольнити ці вимоги і очікування необхідно знайти оптимальне поєднання між цілями, термінами, витратами, якістю та іншими характеристиками проект. Те-є, управління проектом (або Project Management (PM)) - це мистецтво планування, керівництва і координації людських і матеріальних ресурсів протягом життєвого циклу проекту шляхом застосування сучасних методів і техніки управління для досягнення визначених у проекті результатів за складом і обсягом робіт, вартості, строків, якості й задоволення учасників проекту.
Спільними ресурсами підприємства є:
- Матеріальні ресурси
- Фінансові ресурси
- персонал
Програма проектів - це група взаємопов'язаних проектів і заходів, об'єднаних спільною метою і заданими умовами виконання. Так як масштабність деяких проектів не дозволяє управляти ними як єдиним цілим, їх неминуче доводиться розділяти на менші керовані проекти, якими управляють кілька керівників проектів. Але все менші проекти спрямовані на досягнення єдиної необхідної довгострокової мети, завдання або вигоди для організації. Виконання окремого проекту в складі програми може не давати відчутного результату (доходу), в той час як здійснення всієї програми забезпечує максимальну ефективність (прибуток). При цьому, зазвичай мається на увазі, що програма може бути успішно завершена тільки за умови успішного завершення всіх проектів, її складових.
Наприклад, наочної і актуальної програмою проектів можна вважати проведення Олімпіади в Сочі. Проведення Олімпіади можна розглядати як один великий проект. Такий проект буде включати велику кількість різноманітних робіт (будівництво нових спортивних споруд, будівель, доріг, рекламні компанії і так далі), об'єднує величезну кількість учасників і зацікавлених осіб, передбачає безліч детальних цілей, які ведуть до головної мети - успішному проведенню Олімпіади. Через складність і комплексності такі проекти прийнято поділяти на окремі проекти і об'єднувати їх в програми.
Програми можуть також включати повторювані або циклічні роботи, наприклад, періодичне видання журналу само по собі є безперервним процесом операцій, тоді як підготовка окремого номера - це окремий проект. Те-є застосовується практика трансформації певних видів операційної діяльності в програми, що складаються з однотипних проектів, які виконуються з певною періодичністю. Такий підхід отримав назву "управління через проекти".
Управління програмами, на відміну від управління окремими проектами, часто вимагає використання додаткових методів і прийомів, зокрема, узгодження цілей проектів із загальною метою програми, координації виконання окремих проектів, відстеження процесів виконання багатьох проектів і управління спільними ресурсами. Виконання програм і проектів на підприємстві, а також здійснення основної діяльності зазвичай ведеться паралельно. Причому менеджмент підприємства здійснює управління ресурсами як в рамках підприємства в цілому, так і в рамках окремих програм і проектів. У кожний період часу на підприємстві, поряд з поточними бізнес-процесами, може виконуватися кілька проектів з різних програм. Ці проекти, часто будучи функціонально незалежними, конкурують за обмежені ресурси та управління ними зручно вести в рамках так званого портфеля проектів.
Портфель проектів - це набір (сукупність) слабосвязанних між собою проектів, програм проектів та інших робіт, що конкурують за загальні ресурси підприємства і об'єднаних разом з метою ефективного управління для досягнення стратегічних цілей.
Управління проектами
При формуванні портфеля проектів потрібно враховувати такі фактори як: специфіка і розмір вигод, привнесених конкретними проектами, величини планованих витрат і очікуваних ризиків, ресурсне забезпечення проектної діяльності, збалансованість проектів за напрямками розвитку компанії.
Управління портфелем проектів (project portfolio management) - це постійний процес визначення напрямків діяльності, установки пріоритетів і інвестування в проекти, аналізу і переоцінки портфеля з метою ефективного досягнення стратегічних цілей організації.
Багато організацій приступили до створення проектних офісів для підвищення прозорості та якості портфеля проектів. Проектні офіси стають все більш популярними в виробничих, фінансових та телекомунікаційних компаніях, а також в компаніях, що надають різні послуги, наприклад консультаційні.
Основною метою проектного офісу є постійне збільшення числа ефективних проектів, які забезпечують максимальний внесок в реалізацію стратегії, виконуваних в планові терміни і без перевищення бюджету. Сфера діяльності проектних офісів простягається від капітального будівництва до виведення нових продуктів на ринок; від ведення проектів з досліджень і розробок до впровадження сучасних інформаційних технологій.
Офіси управління проектами можуть вирішувати безліч завдань, наприклад:
- Розробка і підтримка корпоративних стандартів, політик і регламентів для управління проектами
- Відбір проектів, що відповідають стратегічним цілям організації (збір ідей, аналіз, оцінка, ранжування і прийняття рішень: робимо або не робимо)
- Розподіл і перерозподіл ресурсів (активи і персонал) в залежності від пріоритетності програми або проекту та поточного стану справ по його виконанню
- Постійний моніторинг портфеля проектів за ключовими показниками ефективності на рівні всього портфеля, програм і окремих проектів з метою підвищення рівня віддачі від інвестицій.
- Управління комунікаціями між ключовими зацікавленими сторонами та особами, вирішення спірних ситуацій
