- Призначення списку і законодавче регулювання його ведення
- Правила ведення даного документа
- Правила зберігання
- Рекомендації з оформлення
- виписка
- Покарання за порушення ведення списку учасників
З 2009 року на ТОВ покладено обов'язок ведення списку учасників. При цьому не має значення ні кількість засновників, ні давність существованиях юридичної особи.
Однак, по закінченні декількох років не всі названі організації виконують належним чином відповідні вимоги, а їх керівники важко уявляють собі зміст розглянутого документа.
Призначення списку і законодавче регулювання його ведення
Список учасників - це внутрішній акт суспільства, що містить всю основну і має значення інформацію про його учасників в різні періоди діяльності організації.
завантажити зразок заповнення бланка списку учасників ТОВ.
Основні положення, які містять вказівку на необхідність наявності даного документа присутні в ст.31.1 ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю». Однак, зазначена норма досить мізерна, тому в багатьох організація, особливо великих пропонується вводити внутрішній локальний акт, який би закріплював основні правила формування списку і надання відповідної інформації.
Так документ може створюватися у формі інструкції, регламенту, положення і т.п.
Законодавче регулювання питань ведення списку учасників досить обмежене, тому що встановлюються тільки основні вимоги до його змісту, не фіксуються правила оформлення. Це дозволяє розробити на кожному підприємстві свій порядок найбільш прийнятний і доцільний.
Одним з важливих моментів є визначення його призначення, цілі ведення. У зв'язку з тим, що цей документ містить в собі всі основні актуальні відомості про розподіл часток у статутному капіталі товариства, а також їх власників, то саме останні є головними потенційними споживачами відповідних відомостей. Також витягу зі списку надаються при вчиненні нотаріальних дій, і в інших випадках (на вимогу банківських, аудиторських та інших організацій) як в силу закону, так і в рамках звичайних методів.
Правила ведення даного документа
З моменту вступу в силу ФЗ №360 від 03.07.2016 року на прохання ТОВ або одного з його учасників нотаріус вносить до Реєстру учасників товариств з обмеженою відповідальністю єдиної інформаційної системи нотаріату відомості про склад організації, що утримуються в Списку.
Законодавство про ТОВ встановлює наступні вимоги до змісту списку учасників в частині відбиваються в ньому відомостей. У нього підлягає внесенню наступна інформація:
- дані кожного учасника ТОВ;
- відомості про розмір частки в статутному капіталі , Що належить кожному учаснику (засновнику), і її оплати;
- дані про розмір частки, яка належить суспільству, і моменті її переходу до суспільства.
Обов'язок із ведення списку учасників покладено на одноосібний виконавчий орган ТОВ. При цьому відсутність будь-яких обмежень дозволяє генеральному директору або іншій особі, яка виконує функції одноосібного виконавчого органу, делегувати свої повноваження будь-кому (наприклад, іншого співробітника ТОВ - юристу, корпоративного секретаря тощо).
Аналіз нормативних актів організацій, провідних реєстри, дозволяє зробити висновки про те, що в них встановлюються порядок ведення та створення, терміни надання учасниками персональних даних, внесення їх в інформаційну базу, порядок надання відомостей і форми відповідних документів (анкети учасників, виписки і т. п.). Однак, в ТОВ з одним учасником / засновником створення подібних документів, за винятком виписок, не доцільно.
У зв'язку з тим, що законодавче нововведення щодо розглянутого питання набуло чинності 01.07.2009., То все ТОВ повинні були почати вести список саме з цієї дати. Ті ж організації, хто був створений після цього, виконує відповідний обов'язок з моменту своєї реєстрації . Документи формуються протягом усього терміну існування суспільства.
Правила зберігання
Так як список учасників ТОВ є, по суті, внутрішнім локальним актом юридичної особи, його зберігання здійснюється в тому ж порядку, що і для інших документів ТОВ. Список учасників може вестися в електронному вигляді, в тому числі за допомогою спеціальних програм, але при цьому обов'язково повинен бути і його варіант на паперовому носії.
З урахуванням строків ведення списку зберігання всіх містяться в ньому проводиться протягом усього терміну діяльності підприємства.
Рекомендації з оформлення
Як уже зазначалося, законодавець не встановив певної форми списку учасників. Тому кожному ТОВ необхідно розробити свій формат або скористатися напрацюваннями інших організацій при дотриманні головної вимоги щодо вмісту в ньому відомостей. В процесі заповнення і використання форми списку можуть видозмінюватися і доопрацьовуватися. Наприклад, деякі організації беруть за основу регламенти ведення списків акціонерів, зміст яких вироблялося протягом тривалої практики реестродержателей.
Що ж конкретно необхідно вказувати в реєстрі (списку) учасників ТОВ? В силу вимог закону інформацію про учасників. При цьому необхідно враховувати, що ці відомості повинні повною мірою відповідати тим, які містяться в ЕГРЮЛ . Учасниками ТОВ можуть бути як фізичні, так і юридичні особи.
Тому параметри наданої ними інформації різні:
- про організацію-учасника Товариства вносяться такі відомості - найменування (повне та коротке), номер і дата держреєстрації, адреса (місцезнаходження та фактична), контактні дані (номери телефонів, факсу, електронна пошта), ПІБ керівника виконавчого органу, ІПН, свідоцтво про Державну ;
- про громадянина - ПІБ, основні паспортні дані (із зазначенням адреси реєстрації).
Розміри часток вказуються також відповідно до даних, що містяться в ЕГРЮЛ, у відсотках або у вигляді дробу, а також відображаються підстави і дати придбання прав щодо відповідних часток (наприклад, відомості про договорі купівлі продажу , Або про вихід учасника, або його виключення, в результаті яких ТОВ придбало право на частку в статутному капіталі). Доцільно вносити відомості і про обтяження (наприклад, застави). Крім того відображаються відомості про терміни оплати часткою (із зазначенням просто факту оплати, або дат такої оплати, внесення вкладів).
Учасники ТОВ вправі ознайомитися з його документами, включаючи список. Вони (або їх представники) також має право давати розпорядження щодо відображення інформації в реєстрі учасників, а якщо їх права порушуються, то захищати їх в судовому порядку. Раннє ВАС РФ виробив позицію, якої можна керуватися при вирішенні питань пов'язаних з форматом запитів учасників і надання їм відповідної інформації. Так, наприклад, допускається надавати не завірені копії витребуваних документів, якщо учасник не наполягає в своєму зверненні на їх завіренні. Проте, відомості зі списку учасників видаються за допомогою виписки. Тому важливим є питання про правила її оформлення.
Як оформити список учасників ТОВ у програмі «Юрайт» дивіться в наступному відеоматеріалі:
виписка
Виходячи з традиційного підходу, що виписка - якась копія частини документації, яка підписується (завіряється) уповноваженими особами організації, можна зробити висновок, що це документ який зі структурування міститься в ньому інформації повинен бути аналогічний самому реєстру.
Зразок Виписки зі списку учасників ТОВ
Відсутні вимоги оформлення виписки на бланку організації, проте в більшості організацій він складається саме так. І як будь-який вихідний документ повинен містити певні реквізити - номер, дату, найменування і т.п. Крім того, підлягає відображенню дата, на яку сформована ця виписка, причому вона не обов'язково збігається з вихідним. Все залежить від запиту (вимоги) особи її отримує.
Покарання за порушення ведення списку учасників
Подолання всіх бюрократичних складнощів, пов'язаних з покладеним на ТОВ обов'язки з ведення реєстру (списку) учасників, цілком компенсується тим, що внаслідок належного з виконання зобов'язань організація і її посадові особи уникають залучення до відповідальності. Так КоАП РФ встановлені санкції за відсутність списку учасників, а саме - штраф у розмірі 2,5-5 тис. Рублів проти посадових осіб, а 200-300 тис. Рублів щодо організацій.
Однією з причин внесення змін до цього списку є процедура виходу учасника зі складу ТОВ, більш детально про цей процес дивіться в наступному відеоролику:
