Дорогі документи - ємкий термін. Під ним можуть матися на увазі одночасно і труднощі документаційного забезпечення підрозділів при роботі з паперовими документами, і висока вартість їх зберігання. Істотна частина документообігу виробничого підприємства - це технічна документація. Багато документів експлуатуються і здаються в архів на папері. Тому для підприємств все більш актуальними стають питання оптимізації зберігання та обліку архівного фонду.
«Основними завданнями для всіх без винятку дивізіонів ми бачимо подальше підвищення конкурентоспроможності через оптимізацію виробничого циклу, створення нових продуктів і, звичайно, скорочення витрат», - зазначає заступник голови ради директорів «Об'єднаної металургійної компанії» (ОМК) Володимир Маркін. До витрат виробництва відносяться і витрати на утримання архівів підрозділів. Витрати підприємства, як і площі таких архівів, постійно зростають. Погіршує ситуацію відсутність централізації і автоматизованого обліку. Падає швидкість доступу до інформації, ускладнюється її зберігання та використання. Все це змушує керівництво замислюватися про способи зниження витрат і підвищення ефективності документаційних процесів. У «Об'єднаної металургійної компанії», одному з найбільших вітчизняних виробників металопродукції, такий спосіб знайшли.
Завдання проекту
«ОМК - це великий холдинг, левову частку загального документообігу якого становить технічна документація з тривалим терміном зберігання. Раніше всі оригінали зберігалися в підрозділах, що сильно ускладнювало пошук і доступ до документів, - розповідає начальник управління справами ОМК Тетяна Філімонова. - З метою оптимізації цього процесу ми провели дослідження, яке показало, що порядок зберігання документів в компанії не систематизований: в підрозділах не дотримуються терміни зберігання, відсутній належний облік і реєстри збереженої документації, не визначені відповідальні виконавці. Було прийнято рішення передати оригінали технічної документації на зберігання в центральний архів підприємства, а процес користування документами автоматизувати ».
ОМК - великий металургійний холдинг, до складу якого входить 5 підприємств: Виксунський металургійний завод (ВМЗ, Нижегородська область), Альметьєвський трубний завод (АТЗ, Республіка Татарстан), завод «Трубодеталь» (Челябінська область), Благовіщенський арматурний завод (БАЗ, Республіка Башкортостан ), Чусовской металургійний завод (ЧМЗ, Пермський край).
Документи на підприємстві є вкрай затребуваними, тому дуже важливо не просто гарантувати їх збереження, але і підвищити зручність роботи. Найбільш простим завданням проекту була централізація зберігання оригіналів - вона вирішувалася створенням єдиного архіву. Значно складніше було систематизувати облік і автоматизувати процеси прийняття документів на зберігання. При цьому дуже важливо забезпечити архівну службу можливість оперативно надавати проектно-кошторисні, конструкторські та експлуатаційні документи всім зацікавленим користувачам незалежно від того, в якому територіальному підрозділі холдингу вони знаходяться.
У ОМК вже був успішний досвід автоматизації загального центру обслуговування (ОЦВ) фінансового обліку. Завдяки реструктуризації бухгалтерського підрозділу та впровадження сучасних технологій вдалося істотно скоротити витрати і підвищити ефективність роботи бухгалтерії. На даний момент документи надходять в єдину бухгалтерію з усіх виробничих майданчиків компанії в уже відсканованому вигляді, папір відразу вирушає в архів. Прийняття до обліку в ERP-системі виробляється на основі скан-копій, які складаються в спеціалізовану систему електронного архіву. Електронний архів забезпечує надійне зберігання і швидкий доступ до всієї фінансової документації як фахівців підприємства, так і контролюючих органів. Причому пошук і перегляд документів може здійснюватися безпосередньо з ERP-систем, з якими електронне сховище інтегровано. На даний момент система електронного архіву бухгалтерії ОМК охоплює 5 регіонів, більше 7 тис. Користувачів і 30 юридичних осіб, в ній зберігається близько 30 млн. Документів.
Особливості технічного документообігу
В ОМК вирішили піти за схожим шляху і впровадити систему електронного архіву технічної документації, яка крім зберігання і доступу до електронних документів дозволить автоматизувати процеси передачі документів до архіву як в паперовому, так і в електронному вигляді. Безумовно, просто взяти і скопіювати працюючу в бухгалтерії систему було не можна - необхідно було побудувати зовсім інший бізнес-процес, що враховує особливості роботи з технічною документацією, її класифікацію та структуру. Оскільки документи з такого архіву надзвичайно затребувані, необхідно було оптимізувати структуру зберігання, створити зручну систему пошуку і розробити специфічну рольову модель доступу до інформаційних об'єктів для фахівців різного рівня.
Конструкторська і проектна документація, як правило, уважно проглядається користувачем, тому система повинна підтримувати відображення різних форматів файлів, інтерфейс для роботи з електронними копіями повинен бути зручним і зрозумілим. Багато уваги слід приділити безпеки інформації, захисту даних і їх версійності, а також питань довготривалого зберігання. Слід не забувати про інтеграцію і синхронізації з довідковою інформацією з зовнішніх інформаційних систем. В ідеалі потрібно впровадити таке рішення, яке дозволить не думати про папері, а працювати тільки з електронними ресурсами, тим самим забезпечивши збереження оригіналів.
Таким чином, стало зрозуміло, що для вирішення всіх поставлених завдань потрібно не коробочки, а зовсім нове, індивідуально рішення. Оскільки ОМК вже використовувала в своїй роботі електронний архів від ЕЛАР, при впровадженні електронного архіву технічної документації було прийнято рішення про продовження співпраці саме з цим розробником.
вибір рішення
Електронний архів технічної документації ОМК побудований на вітчизняній ECM-платформі «ЕЛАР Контекст», яка входить до реєстру вітчизняного ПО і відповідає всім необхідним вимогам з безпеки і продуктивності.
Перший етап впровадження почався з установки системи на одному з підприємств ОМК - Виксунськом металургійному заводі. У стислі терміни було вироблено розгортання електронного архіву та його залповое наповнення затребуваною частиною ретрофонда. Після чого система планомірно допрацьовувалася і розширювалася. «Методика швидкого старту і гнучкість самої платформи дозволяють нам розбивати впровадження на кілька етапів і в найкоротші терміни забезпечувати замовника працездатною і наповненою системою, - розповідає керівник напрямку по роботі з промисловістю корпорації« ЕЛАР »Максим Іваненко. - На першому етапі розгортається базова конфігурація і наповнюється документами. Користувачі мають можливість працювати в системі на всіх етапах впровадження. До моменту здачі проекту, коли реалізований весь необхідний функціонал, замовник отримує «живу» і експлуатований систему. Важливо, що за цей час до неї звикають користувачі, і таку систему набагато простіше розвивати і підтримувати ».
В електронному архіві реалізовані функції версійності, швидкий пошук і зручний перегляд документів. Впроваджено рубрикація для пошуку документів за класифікаторами обладнання та продукції, що випускається, які були перенесені з системи SAP TOPO і MDM.
Пошук за рубрикатором
Синхронізовані довідники співробітників і підрозділів, що зберігаються в SAP HR. Проведена інтеграція з системою електронного документообігу WSS Docs в частині міграції довідників і пошуку зберігаються в електронному архіві документів з інтерфейсу СЕД.
Архівісти вирішили свої проблеми: автоматизували реєстрацію та облік технічної документації. Тепер в архіві повний порядок, всі документи приймаються за описом, яка зводиться в системі електронного архіву та для електронних, і для паперових документів. Паперові документи скануються. Реквізити та електронні копії документів потрапляють в систему, а папір - на стелажі. Таким чином реалізовано і поточне наповнення електронного архіву. «Електронний архів дозволив знизити ризики розкрадання документів і на 30% скоротити трудовитрати по зберіганню, обліку, пошуку та підбору документації, - розповідає Тетяна Філімонова. - Поряд з цим, за рахунок вивільнення площ, зниження витрат на оренду, купівлю паперу і картриджів, економії на обслуговуванні техніки, істотно скоротилися фінансові витрати на утримання паперового архіву ».
Варто відзначити, що консолідований електронний архів - це і підвищення ефективності виробничих процесів. Безпосередньо на виробничих майданчиках фахівці отримують оперативний доступ до документації в електронному вигляді. Вони забезпечені можливістю колективної роботи з документами і підбору інформації прямо на робочому місці. Канули в лету довгі запити на надання паперових документів - все необхідне є в системі.
Інтерфейс системи електронного архіву
«Час доступу до документації скоротилося на 99% - з 8 робочих годин до 5 хвилин. Досягнуто найголовніший ефект - підвищилася доступність інформації », - розповідає Тетяна Філімонова. За її словами, сьогодні ОМК зацікавлена в подальшому розвитку системи, зокрема, тиражуванні на інші підприємства.
Проект по впровадженню електронного архіву технічної документації ОМК досяг поставлених цілей. Багато російські підприємства промисловості також зацікавлені у вирішенні подібних завдань. Звичайно, автоматизація роботи з технічною документацією - це багатогранне питання. У кожної компанії своє бачення і унікальні потреби. Проект впровадження електронного архіву на окремо взятому підприємстві не буде схожий на інші подібні рішення. Але все-таки концепція здешевлення паперових документів за допомогою електронного архіву виглядає найбільш ефективною.
Коротке посилання на матеріал: http://cnews.ru/link/a10541
