Перетворення паперових документів в електронні файли і, як наслідок, організація архіву електронної документації створюють умови для найбільшої ефективності роботи будь-якої компанії, збільшують оперативність взаємодії співробітників, знижують витрати підприємства і підвищують безпеку документів. Ведення електронного архіву гарантує впорядковане зберігання офісних файлів в єдиному інформаційному просторі організації, покращує спільну роботу фахівців, забезпечує належне відстеження ревізій документації та дотримання нормативних вимог.
Структура електронного архіву
Основним інтерфейсом електронного архіву в системі "Appius-PLM Управління проектно-кошторисною документацією" є вікно провідника. У ньому зосереджені дії з управління складом проекту, життєвим циклом комплектів документів і їх змінами, формування звітів і т.д. У вигляді закладок відображаються пов'язана з поточним елементом інформація: вторинне подання, параметри, права доступу, застосовність, файли, накладні, завдання і т.д.
- дерево особистої папки користувача, загальних папок «Проекти»;
- вікно ревізій;
- вікно інформаційних вкладок;
- командна панель.
(Рис. Склад провідника)
Робота в рамках дерева провідника полягає в перегляді вмісту папок, підпапок і елементів (документів) і т.д. Папки послідовно розгортаються в процесі навігації по ним за допомогою миші або клавіатури. Є можливість швидкого розгортання і згортання структур проектів. Для цього використовуються кнопки «Розгорнути всі рівні дерева» або «Згорнути всі рівні, крім поточного» на командній панелі або в контекстному меню.
Основою організації електронного архіву є електронний документ, який завжди ставиться до певного виду, вид визначає зміст його змістовної та реквизитной частини. Змістовну частину електронного документа складають файли і папки, а реквізитний - параметри документа.
У структурі документа можуть міститися папки і файли. Так, наприклад, який-небудь проект, що складається з декількох файлів і папок, або комплект файлів полистно, може міститися в одному електронному документі. До основних видів елементів, що відповідають за функції електронного документа, відносяться:
- документ (лист);
- комплект документів;
- нормативний документ;
- кошторисний документ.
(Рис. Айл документа)
Обліковою одиницею в системі є комплект документів, який може бути деталізований по листам, при цьому до кожного документу можна додати один або кілька файлів будь-якого формату (наприклад, dwg і pdf).
Дана структура дозволяє легко організувати електронний архів проектної, кошторисної, робочої документації. Також можливо зберігати виконавчу і дозвільну документацію, робочу конструкторську документацію на обладнання і т.д.
В системі є функція вивантаження файлів на диск як для окремого документа, так і для виділених комплектів / об'єктів / проектів. При цьому можливо створити структуру папок, додати файли в архів і вказати пароль доступу.
(Рис. Вивантаження)
Права доступу
Для колективної роботи декількох користувачів в "Appius-PLM УПСД" використовується розмежування доступу до інформації. Права доступу комбінуються, з одного боку з ролей користувача, а з іншого боку внутрішньою системою розмежування прав доступу. Для кожного елемента системи задається об'єктна і групова політики.
(Рис. Дескриптор доступу)
Пошук проектів, документації і файлів
Одним з переваг електронного архіву документів в системі "Appius-PLM УПСД" є наявність настроюється пошуку елементів (проектів, комплектів, листів і т.д.) по всіляких критеріям.
Провідник є універсальним засобом навігації за даними в системі і працює з усіма структурами даних, організовуючи їх перегляд зручним поданням у вигляді ієрархії. Провідник в режимі пошуку складається з трьох основних частин:
- - вікно пошуку;
- - результат пошуку;
- - список ревізій виділеного елемента.
(Рис. Пошук)
Зберігання різних видів документації
Система електронного архіву документів в "Appius-PLM УПСД" забезпечує зберігання файлів і установку зв'язків між усіма видами документації: проектної, робочої, кошторисної, нормативної, конструкторської, дозвільної, виконавчої, експлуатаційної і т.д. Для кошторисної та нормативної документації створені окремі види елементів, що дозволяють налаштувати список властивостей документа.
Управління складом документа, вироби
Система "Appius-PLM УПСД" дозволяє сформувати відомість обсягів робіт (ВОР) і специфікацію обладнання та матеріалів (СО). Елементами даних документів є: обладнання, матеріали, стандартні та інші вироби, роботи. Для зручності роботи з обмежувальним переліком створений спеціальний інженерний довідник, елементи якого зв'язуються з довідником номенклатури.
Безпосереднє формування складу ВОР і специфікації відбувається у вікні управління структурою.
(Рис. Управління структурою вироби)
