компанія «КС-Консалтинг» завершила комплексний проект впровадження системи електронного документообігу «ДЕЛО» в Кемеровській області. Особливістю проекту стала автоматизація управління документами відразу в декількох компаніях, які здійснюють діяльність в різних сферах, але належать одному власнику.
Фігурантами проекту стали:
ТОВ ТД «Рятувальник», постачальник гірничорятувального обладнання для різних галузей промисловості (гірничодобувній, хімічній, металургійній);
ТОВ «Кузбаський водний центр» (займається фінансуванням будівництва найбільшого в регіоні «Wellness центру»);
КК «Томь» (надає послуги в сфері управління нерухомістю).
Кемеровський проект став унікальним одразу по кількох моментів:
- По-перше, замовник поставив завдання автоматизувати документообіг всіх організацій в одній базі даних. При цьому кожна з компаній повинна мати доступ тільки до власних документів і не бачити документообіг інших.
- По-друге, основна частина документів і бізнес-процесів, що вимагають реалізації в СЕД, стосувалися договірного документообігу та супутньої документації - листування по ним, комерційних пропозицій, рахунків, актів, протоколів розбіжностей, додаткових угод, і т.д. Традиційний управлінський документообіг - вхідні та вихідні, доручення, ОРД, службові записки та ін. - також були заведені в систему, але не зажадали особливої настройки бізнес-процесів, так як забезпечувалися стандартним функціоналом СЕД «ДЕЛО».
- По-третє, в усіх організаціях, крім ТД «Рятувальник» , Паралельно з впровадженням СЕД документообіг фактично ставилося «з нуля», так як регламентованих і усталених процесів руху документів було небагато.
«Ми пропонували замовнику кілька варіантів систем, але вони самі вибрали СЕД «ДЕЛО» . Сподобалася можливість ведення в одній базі відразу декількох організацій, гнучка політика настройки прав користувачів, інтеграція з мобільними рішеннями і наявність техпідтримки після впровадження. Також замовник оцінив нашу оперативність в проведенні презентації та інформаційного обстеження », - коментує Наталія Колесникова, куратор проекту впровадження.
Завдання проекту, які позначив замовник, були загальними для всіх автоматизуються організацій:
- упорядкувати документопотоки;
- автоматизувати документообіг;
- дисциплінувати виконавців через контроль доручень;
- забезпечити контроль пунктів протоколів;
- реалізувати в СЕД повідомлення співробітників про терміни підлягають виконанню документів та доручень;
- автоматизувати узгодження договорів;
- забезпечити можливість оперативного пошуку документів.
Замовник придбав ліцензії на СЕД «Дело» (№ сервер і клієнтські робочі місця), а також на підсистему «ДЕЛО-Web» . Крім цього, була закуплена опція «Сканування» (3 ліцензії), підсистема «Управління процесами» і додаток «Моніторинг документів» (Розробка компанії «КС-Консалтинг» для оперативного повідомлення користувачів про події в СЕД).
В ході проекту для кожної з організацій в СЕД «ДЕЛО» створена окрема картотека. Для кожної картотеки заведені свої групи документів. Поділ картотек забезпечує розмежування доступу: співробітники бачать тільки власний документообіг і не бачать документи інших організацій, хоча база даних загальна.
Для реєстрації різних видів документів у всіх компаніях-фігурантів проекту застосовується змішана система. Документи входять, які приходять поштою в паперовому вигляді, реєструє помічник Генерального директора. Документи, які приходять по електронній пошті, може реєструвати виконавець / менеджер.
Документи, що вимагають узгодження, вносяться в систему як проект - РКПД (реєстраційна картка проекту документа). Документи, які не потребують узгодження, реєструються в системі як РК (реєстраційна картка документа) з скан-чином підписаного документа.
У частині договірного документообігу всі супутні процесу підготовки, узгодження, підписання і виконання договорів документи реєструються із зазначенням в СЕД зв'язки до того договору, якого вони стосуються. Контроль виконання укладених (діючих) договорів також реалізований засобами системи «ДІЛО».
В цілому всі завдання, поставлені замовникам, були успішно реалізовані в СЕД «ДЕЛО». На завершальній стадії проекту всі користувачі системи пройшли групове навчання. Зараз система працює в звичайному режимі, авторський нагляд не виявив будь-яких проблем в її функціонуванні.
Ознайомитися з описом проекту можна за посиланням: projects? option = com_jprocust & view = jprocust & id = 323
