Де малювати процеси?

1. Кількість вбиває якість
2. У яких випадках потрібно малювати схеми?
3. Порівняння різних інструментів для нотації BPMN
4. Як користуватися безкоштовною програмою
5. Як намалювати регламент бізнес-процесу

Нотації - інструмент для відображення бізнес-процесів.

Як молоток і п'яльці, вони корисні в умілих руках і не приносять користі для тих, хто не знає їх призначення. Малювати або не малювати схеми бізнес-процесів? - питання, що викликає чимало дискусій. Однак ми впевнені в тому, що схеми дійсно необхідні при певних умовах.

Кількість вбиває якість

Коли ваша компанія складається з кількох людей, коли ви знаєте кожного поіменно, схеми вам навряд чи знадобляться.

Але як тільки бізнес розростається, а більшість співробітників перетворюються в незнайомців, потрібно фіксувати і відображати робочі процеси. Інакше - компанію чекає крах

Можливо, є простий спосіб поліпшити роботу компанії, але ви не знаєте про нього, тому що уявляєте роботу підприємства тільки в загальних рисах, без подробиць.

У яких випадках потрібно малювати схеми?

• якщо почастішали скарги клієнтів і ви не можете зрозуміти, на якому саме етапі виникли проблеми. Іноді досить розбити весь робочий процес на окремі етапи, щоб зрозуміти, в чому проблема, чому ви зриваєте терміни і їх не стерегли домовленості;
• якщо вам потрібні докладні технологічні описи для виконавців. Вашим програмістам, наприклад, необхідно точно описати процес і його роботу, представивши зрозумілий алгоритм. Інакше на виході вийде повна нісенітниця.

Як користуватися нотаціями

Нотації використовують як новачки, так і ті, хто на описі бізнес-процесів собаку з'їв. Розібратися в нотациях просто. Наприклад, BPMN пропонує шість основних елементів схеми:

• Дія. Цей елемент відображає певну частину роботи.
• Подія. Показує, коли щось «сталося»: наприклад, прийшов замовлення.
• Шлюзи. Вони з'єднують або розділяють інші елементи схеми.
• Артефакти. Завдання цього елемента - поліпшити читаність схеми, дати додаткову інформацію.
• Потоки. Відображають послідовність роботи.
• Доріжки і пули. Поділяють відповідальність між завданнями.

На схемі процес можна відобразити через послідовність подій, шлюзів і дій, з'єднаних потоками.

схема процесу

Всі їх будуть об'єднувати пули, що відображають сферу відповідальності. Так, заявка від клієнта - це подія. Через потік робота передається в дію, причому ви можете вказати артефакт, щоб читачеві було простіше зрозуміти, що потрібно на цьому етапі. Якщо є два варіанти дії, наприклад, ви замовили товар, а він на складі або є, або немає, використовуйте шлюз, який призведе до дій.

Схема процесу без виконавців

Замкнутися схема повинна новим подією, наприклад видачею товару покупцеві. Все це буде обгорнуте пулом з назвою бізнес-процесу. Чого не вистачає на схемі? Виконавців. Їх можна додати за допомогою доріжок.

Схема процесу з виконавцями

Припустимо, ви склали приблизну схему, як описано вище, а причини затримок у відвантаженні товару залишаються таємницею, покритою мороком. Уточніть схему, ввівши в неї завдання - конкретні дії, доручені конкретним людям. Якщо дій занадто багато, можна використовувати підпроцеси - ці елементи скорочують процеси, роблячи занадто детальну схему простий для розуміння.

Підпроцеси відображаються у вигляді згорнутих елементів

Порівняння різних інструментів для нотації BPMN

Ми описали основні елементи BPMN. Малювати процеси в цій нотації можна в різних інструментах. Порівняння їх можливостей - в таблиці нижче.

bizagi

visio Вартість Безкоштовна Платна Зручність Важко працювати зі складними схемами Підходить для опису бізнес-процесів, але може знадобитися додаткова бібліотека елементів Верифікація схем Є Немає Можливість вивантаження Підтримує вивантаження в окремих форматах Підтримує вивантаження в картинки

Як користуватися безкоштовною програмою

Скористатися BPMN ви можете безкоштовно, просто перейдіть за посиланням http://storm.bpmn2.ru/ - і перед вами відкриється робоча область, процесснік. Нотація працює прямо з браузера, нічого завантажувати і встановлювати на комп'ютер не потрібно.

Зліва ви побачите піктограми, які містять різні типи бізнес-процесів: подія, дія і т.д. Вибирайте їх за допомогою курсору і малюйте схему. Праворуч ви побачите кнопку зі знаком питання. Там ви знайдете коротку довідкову інформацію про те, як працювати з програмою. Натиснувши на кнопку підтримки і вибравши відповідний розділ в меню, ви скачаєте детальний мануал, що описує всі тонкощі використання нотації. Як і сама нотація, довідник-мануал безкоштовний. Ви також можете підписатися на освітню розсилку, присвячену BPMN.

Так виглядає робоче вікно програми

Як намалювати регламент бізнес-процесу

• визначте проблему, яку потрібно вирішити. Наприклад, затримується відправка готових замовлень;

• визначте початок і кінець процесу. Процес не може закінчуватися передачею завдання в інший відділ компанії, він завжди повинен завершуватися передачею товару або послуги клієнту, інакше він не має сенсу. Вхід - це точно певна потреба клієнта. Вхід і вихід в процессніке маркуються як «подія»;
• опишіть все, що потрібно зробити, щоб товар або послуга дійшли до клієнта. Для початку позначте тільки порядок дій, але не уточнюйте, хто цим повинен зайнятися;
• вкажіть послідовність дій, розташувавши елементи схеми в потрібному порядку;
• вкажіть виконавців, що виконують дії. Якщо якісь дії здійснює один і той же чоловік, їх можна об'єднати в один пункт для економії часу;
• деталізуйте схему, розписавши, як потрібно здійснювати кожен окремий крок. Це самий трудомісткий з усіх етапів;
• продумайте контроль за виконанням проробленої схеми. Чи не можна її автоматизувати?
• передбачте виняткові випадки.

Як бачите, малювання схеми - тільки частина аналітичної роботи, верхівка процесу. Великий пласт роботи відбувається поза процессніка, коли ви продумуєте, як налагодити послідовність завдань, на які етапи їх розбити, які екстрені випадки можуть виникнути.