- Поняття податкового обліку
- регістри
- Правила заповнення
- Податковий і бухгалтерський облік
- типологія
- Регістри розрахунку проміжних значень
- Регістри розрахунку господарських операцій
- Облікові регістри стану одиниць обліку податків
- Облікові регістри формування звітних даних
- Регістри обліку нарахування коштів некомерційним підприємствам
- Регістри з податку на доходи фізичних осіб (ПДФО)
- Відповідальність в разі відсутності регістрів обліку податків або порушення їх ведення
У Росії під податковим обліком розуміється порядок збору і подальшої систематизації інформації, необхідної для визначення організаційної податкової бази. Збір і систематизація ведеться за допомогою інформації в первинних документах. Процедура спирається на приписи статті НК РФ №313.
Зміст статті
Поняття податкового обліку
Будь-яка господарська діяльність підприємства повинна обкладатися податком, тому інформаційний збір для подальшого оподаткування та є кінцевою метою обліку.
Головним призначенням податкового обліку є складання цілісної і вичерпної картини про величину витрат і доходів установи. Вони і визначають розмір бази податків на звітний період. Також його функцією є забезпечення достовірними даними зовнішніх і внутрішніх користувачів для контролювання процесів обчислення. Не варто забувати також і про своєчасність та повноту сплачуваних податків на прибуток.
Підсумовування різних показників є основою організації процедури обліку. Кількісні дані прямо пропорційно впливають на розміри податкової бази, а також на міру їх систематизації в регістрах обліку податків. Одночасно вони мають вплив на порядок твори діяльності з обліку, на формування і відображення в регістрах інформації про об'єкт податкового обліку.
Для ведення податкового обліку передбачені спеціальні форми - регістри податкового обліку. У будь-який момент фірму платника податків може відвідати податковий інспектор з метою перевірки податкової документації. Тому мати заповнені регістри - прямий обов'язок підприємства. Порушення або зовсім відмова від ведення такої документації обіцяє подальші проблеми з Податковою інспекцією.
Детальніше з системою податкового обліку в РФ можна ознайомитися за цим посиланням .
регістри
Як правило, різні види діяльності підприємства обкладаються різними податками. Регістри обліку податків - це форми, які розробляються підприємством, а потім заповнюються даними, необхідними для обчислення податкових зборів на прибуток. Податкове законодавство не встановлює стандарти для розробки форм регістрів, але має деякі рекомендації з їхнього вигляду і змісту. Інформацію про такі регістрах можна знайти на сайті «Консультант Плюс» по цим посиланням .
Правила заповнення
Кожна форма регістра обов'язково повинна містити в собі такі реквізити:
- Назва регістра податкового обліку;
- Число, місяць і рік заповнення;
- Вимірювач (або вимірювачі, якщо їх декілька) операцій підприємства у формі натурального або матеріального вираження;
- Сутність і предмет операційних дій, скоєних підприємством за цей період часу (господарські та інші операції);
- Підпис ведучого ці записи уповноваженої особи в регістрі.
Головна функція податкових регістрів - це систематизація інформації по наявним вихідним даним щодо кожного виду податку. Так, регістри вбивають відразу двох зайців: з одного боку, податковим органам простіше стежити за діяльністю фірми, а з іншого - сама компанія полегшує собі життя, маючи під рукою вірні показники розрахунків податків.
Дані про облік податкових даних повинні фіксуватися перманентно і в строгому хронологічному порядку, так як інший спосіб заповнення може спричинити собою увагу з боку податкових служб. Платник податків (тобто підприємство або компанія) веде аналітичний облік таким чином, щоб простежувався порядок виникнення податкової бази.
Зберігання регістрів обліку податків має вестися відповідно до кількома правилами. Не можна просто так виправляти в них будь-яку інформацію. Виправлення (навіть якщо це виправлення помилок) повинні вестися санкціоновано і обґрунтовано з юридичної точки зору. Дані дії повинні бути підтверджені наділеним особливими повноваженнями особою. Ця людина може вносити обґрунтовані виправлення в документ, вказуючи дату і пояснення того, навіщо він вчинив цю дію.
Як вже було сказано, кожна фірма може мати свою форму регістру. Головне, щоб форма була зручною, мала графи і рядки, необхідні для внесення до них даних, а також просто і зручно заповнювалася. В іншому випадку, при перевірці звітності податковий інспектор може не розібратися і помилково оштрафувати підприємство. Правильне ведення регістрів позбавить від головного болю як саме підприємство, так і перевіряючі інстанції.
Заповнювати документацію можна як в електронному, так і в паперовому вигляді - Податковий Кодекс не має обмежень з цього приводу. Внесенням даних повинен займатися уповноважений співробітник. На нього і лягає відповідальність за ведення регістрів. Він повинен не тільки перевіряти правильність внесеної інформації, а й забезпечити належні умови зберігання документів, щоб виключити найменшу ймовірність того, що сторонні особи внесуть будь-які виправлення. Оформлення регістрів, а також виправлення та доповнення даних завіряється підписом відповідального співробітника.
Податковий і бухгалтерський облік
Організація обліку податків може бути зроблена як в самостійних регістрах податкового обліку, так і в регістрах обліку бухгалтерії. Регістри бухгалтерського обліку, в такому випадку, повинні бути доповнені реквізитами для обчислення податку на прибуток. У такому випадку дані регістрів податкового обліку здатні:
- Мати збіг з даними бухгалтерського обліку;
- Мати інші значення, які розраховані окремо.
Збіг з даними обліку бухгалтерії має місце бути, якщо вимоги обох способів обліку однакові, і потрібно провести лише відповідне побудова аналітичного розрізу регістрів бухгалтерського обліку. Також такий варіант можливий тому, що правила обліку бухгалтерії варіативні щодо господарських операцій підприємства. Є й інший варіант, коли вимоги обох видів регістрів збігаються.
Другий випадок можливий тоді, коли вимоги першого і другого регістра несумісні, які б умови при цьому не склалися.
За умови, що податковий облік ведеться шляхом нарахування, то можна використовувати регістри бухгалтерського обліку для обліку податків. Але варто зауважити, що касовий метод унеможливлює такий перебіг подій, так як спостерігається розбіжність вимог бухгалтерського та податкового обліку за частиною моменту відображення господарських операцій.
Детальніше про бухгалтерської та податкової звітності можна дізнатися на сайті ФНС по цим посиланням .
типологія
У грудні 2001 року Міністерство з податків і зборів Росії ввело кілька ключових понять, що належать до відання регістрів, таких як об'єкт, одиниця, показники і дані обліку оподаткування. Вони мають такі формулювання:
- Об'єктом називається все рухоме і нерухоме майно фірми, а також її зобов'язання перед іншими підприємствами та господарські операції, які вона виконує;
- Одиницею іменується об'єкт обліку, дані про який згадуються в декількох періодах податкової звітності, тобто перманентно;
- Показниками є кількісні дані, що відносяться до об'єкта обліку;
- Облікові дані - чисельні показники величини або інших характеристик, якими володіє об'єкт обліку; вони відображаються в таблицях, бухгалтерських довідках та інших документах підприємства - платника податків; ці дані групують інформацію про об'єкти оподаткування податками.
Тоді ж і було запропоновано основні найменування регістрів систем обліку податків, які були поділені на п'ять наступних груп.
Регістри розрахунку проміжних значень
Проміжні розрахунки проводяться підприємством-платником податків в даних регістрах. Фіксація показників повинна проводитися відповідно до 25 главою Податкового Кодексу. Проміжні дані, на відміну від інших, не виносяться в окремі графи в податкових деклараціях, тому так і названі. Щоб використовувати їх, необхідно зробити спеціальні розрахунки або ж просто-напросто додати до загального показника. Інформація регістрів повинна містити в собі все про вчинення проміжних розрахунків, а також показники, які беруть участь в їх знаходженні.
Регістри розрахунку господарських операцій
Наступні регістри містять в собі джерело корисних відомостей про вчинення підприємством різних господарських операцій. Податкова база фірми прямим чином залежить від цього виду операцій, і так відбувається кожен звітний період. Прикладами операцій фірми є всі дії з купівлі-продажу різних об'єктів, угоди з фірмами-партнерами. Також до цього переліку входить придбання цивільних прав. Але і цим справа не обмежується. Так, НК РФ передбачає розширення переліку господарських операцій фірми шляхом додавання в нього дій, пов'язаних з визнанням боргів, і інших об'єктів, які обкладаються податком.
Облікові регістри стану одиниць обліку податків
Даний регістр показує стан окремої одиниці обліку податків. Весь пласт даних заноситься до відповідного регістру протягом кожного податкового періоду. Дуже важливо те, що інформація про одиниці відображала її стан на кожен момент часу періоду оподаткування.
Облікові регістри формування звітних даних
Ці регістри дають уявлення про те, який порядок отримання кількісних значень рядків декларацій по податках. Разом з тим, в них заноситься і інформація, яка далі вирушає в регістри проміжних розрахунків або облікових регістри стану одиниці обліку.
Регістри обліку нарахування коштів некомерційним підприємствам
Даний регістр формується з метою узагальнити інформацію по всім засобам і послуг, отриманих в результаті благодійної допомоги, цільових і бюджетних надходжень. Актуальний головним чином для некомерційних і бюджетних організацій.
Детальніше про оподаткування некомерційних організацій - на сайті ФНС по цим посиланням .
Регістри з податку на доходи фізичних осіб (ПДФО)
Так як роботодавець є податковим агентом по відношенню до податків, яким обкладаються доходи фізичних осіб, то на нього лягає обов'язок враховувати виплачуються доходи своїх співробітників. Щоб зробити це, підприємству необхідно розробити власні форми регістрів обліку з ПДФО. Правильний розрахунок прибуткового податку випливає з грамотного обліку виплачуваних заробітних плат працівникам.
Регістри по ПДФО потрібні як для податкової служби, щоб встановити контроль за фірмами-роботодавцями, так і для самих підприємств, що використовують найману робочу силу. Збір такого роду інформації про працівників, їхню заробітну плату, всіляких пільг, що надаються їм, дозволяє підприємству:
- Стежити за загальною картиною по всіх робочих;
- В кінці року вести заповнення довідок 2-ПДФО;
- Визначати, коли працівник має право на «дитячий» відрахування, і коли він позбавляється такого привілею;
- Визначати можливість інших стандартних вирахувань;
- Знаходити випадки помилкового і вираховування і утримання податкового збору;
- формування реєстру
- Хоч НК РФ і не обмежує компанії в тому, яким чином вони будуть вираховувати доходи і додається до них ПДФО, але все ж кодекс зобов'язує вказувати наступні відомості, що заносяться в регістр:
- Дані з ідентифікації кожної фізичної особи;
- Види доходів, що виплачуються фірмою;
- Пільги з ПДФО, що надаються фірмою, що знижують базу податків підприємства;
- Величина заробітних плат і дати їх видачі;
- Податок, який обчислюється з зарплат, і дата проведення процедури обчислення і перекладу;
- Інформація про документи по платежу, що підтверджує перерахування податкового збору в казну.
ВАЖЛИВО: Кожен пункт вищенаведених відомостей повинен приводитися на кожного співробітника окремо.
Розробка бланка регістра по податках на доходи ведеться з урахуванням необхідності простої роботи з ним, а також наочності наданої інформації. Рекомендації податкової служби при цьому також потрібно враховувати.
Бланк регістра повинен мати такі особливості:
- Простота - інформація по співробітниках не повинна плутатися;
- Наочність - чим швидше можна перенести дані про робітників у довідку 2-ПДФО, тим наочніше бланк;
- Стислість - не варто перевантажувати реєстр непотрібними цифрами і числами, щоб не ускладнювати сприйняття інформації.
Універсалізація бланка регістра ускладнена тим, що кожна компанія виплачує певні види доходів і має свої особливості діяльності. Тому на компанії і лежить відповідальність складання свого бланка, що володіє необхідними властивостями, графами і включає потрібні відомості. За бажанням, підприємство може виготовити кілька бланків регістрів для різних видів даних. Це спростить ведення податкової звітності та її перевірку. Податкове законодавство тільки вітає такий підхід. Але бланк регістра повинен містити в собі відомості, які передбачені пунктом 1 статті 230 НК РФ.
Відповідальність в разі відсутності регістрів обліку податків або порушення їх ведення
Ст. №120 Податкового кодексу РФ, з одного боку, передбачає покарання за систематичне порушення правил ведення документів з оподаткування. З іншого боку, під цими документами маються на увазі лише первинні документи і бухгалтерські регістри. Про регістрах обліку податків там згадок не виявлено, тому переслідувань з боку податкової служби за порушення їх ведення по даній статті не буде. Чи не піде і покарань, передбачених статтями 122 і 126, так як вони прямо не відносяться до порушення або відсутності податкових регістрів.
Серйозно потрібно поставитися до підписів в регістрах податкового обліку. Компанії можуть зберігати документацію в електронному вигляді тільки з завіреними електронними підписами (лист Міністерства фінансів від 24.07.08 під номером 03-02-071-314). Те ж саме відноситься і до решти формам зберігання документів. Підписи в них повинен ставити заповнював регістри уповноважений людина, незалежно від того, електронний реєстр або паперовий. Щоб уникнути неприємностей добре зберігати копію в паперовому вигляді і з усіма підписами. Слід роздруковувати документацію щоквартально. Якщо виявиться, що на документах вони відсутні, то податковий інспектор може не зарахувати витрати або відмовити у відрахуванні ПДВ.
Таким чином, дані регістри є обов'язковими документами, без яких діяльність будь-якого підприємства по букві закону неможлива. Їх ведення забезпечує своєчасне надходження податків до скарбниці і позбавлення від проблем з законодавством, а порушення при заповненні або зовсім їх відсутність ускладнює діяльність підприємства і привертає увагу податкових служб.
