Стаття. Порядок ведення документації для реєстрації проведення тестування

2. ЛАБОРАТОРНІ ЖУРНАЛИ АБО ФОРМИ?
3. ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ ЖУРНАЛУ
4. ПОРЯДОК РЕЄСТРАЦІЇ, ОФОРМЛЕННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ЖУРНАЛІВ
5. ВИМОГИ ДО ФОРМІ ЛАБОРАТОРНОГО ЖУРНАЛУ
6. Загальні вимоги до ВЕДЕННЯ ЗАПИСІВ
7. ЗАПИСИ З ПРОВЕДЕННЯ АНАЛІЗУ

"Ремедіум", 2006, N 7

Ключ до написання корисного лабораторного журналу дуже простий: ясна схема, ясне опис і хороший почерк.

Howard M.Kanare

Правильна побудова системи документації контрольних лабораторій є важливим фактором забезпечення якості на фармацевтичному підприємстві. Одним з об'єктів особливої ​​уваги повинні бути документи, що фіксують проведення випробувань.

ЛАБОРАТОРНІ ЖУРНАЛИ АБО ФОРМИ?

Найбільш традиційною і звичною формою для документів, які реєструють проведення тестування, є робочі лабораторні журнали, але останнім часом все частіше співробітники лабораторій висловлюють побажання про використання для цих цілей операційних листів, аналітичних робочих аркушів, або, іншими словами, що заповнюються форм.

Ще не так давно правомочність застосування в лабораторіях заповнюваних форм бралася під сумнів, але ця ситуація вирішилася в зв'язку з введенням в дію ГОСТ Р 52249-2004 "Правила виробництва і контролю якості лікарських засобів" [1], де в розділі 6.7. є вказівка ​​про те, що до документації по контролю якості відносяться "операційні листи і / або лабораторні журнали".

Рішення про вибір форм для реєстрації проведення аналізу повинна прийняти сама фірма-виробник. При цьому у відділі контролю якості можуть використовуватися або тільки лабораторні журнали, або тільки форми для заповнення, або поєднання цих видів документів. Записи в лабораторному журналі або заповнюється формі є первинним документом, реєструючим хід проведення аналізу, тому досить актуальним є питання їх правильного оформлення. На жаль, в Росії ще не узаконені вимоги до ведення лабораторних записів, на відміну від, наприклад, США, де в Національній Фармакопеї (USP) [2] є розділ Laboratory Records (лабораторні записи), який містить основні вимоги, що пред'являються до такого роду документації . Більш детально ці вимоги викладені в GMP FDA § 211.194 [3]. У такій ситуації для вітчизняних виробників дуже корисним може бути огляд досвіду зарубіжних фармацевтичних фірм [4, 5]. У лабораторії може існувати різна система використання журналів з проведення аналізів. Наприклад, кожен співробітник веде свій індивідуальний робочий журнал, в якому записує всі види проведених ним робіт, наприклад, "Робочий журнал лаборанта (вказати прізвище). Або журнал ведеться на кожен препарат, наприклад" Журнал аналізу таблеток Анальгіну ", куди всі співробітники, задіяні в тестуванні, вносять свої записи. Або журнал використовується для реєстрації тестування по якомусь одному параметру, наприклад "Журнал по визначенню вологи по К.Фішеру".

ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ ЖУРНАЛУ

Детально розглянемо правила ведення індивідуального робочого лабораторного журналу, тому що ці вимоги в основному застосовні і до ведення журналів, які реєструють проведення тестування по препаратам або по виду виконуваного аналізу. Основна відмінність полягає в тому, що в індивідуальному журналі не обов'язкова підпис власника цього журналу після кожного проведеного аналізу, а в журналі, який можуть використовувати кілька співробітників, дана підпис обов'язкове. Робочий журнал - це не "особистий" документ співробітника, а одне з найважливіших ланок в документації відділу контролю якості, що є інтелектуальною власністю підприємства. Сформована на наших фармпідприємствах практика, коли практично будь-яка зошит, часто принесена з дому, записи в якій ведуться у довільній формі, називається лабораторним журналом, неприпустима. Порядок видачі, реєстрації, заповнення та зберігання робочих журналів повинен бути чітко регламентований. Вимоги до форми лабораторного журналу, правилам його ведення і характером ведення записів повинні бути викладені в Стандартної операційної процедурі (СОП).

ПОРЯДОК РЕЄСТРАЦІЇ, ОФОРМЛЕННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ЖУРНАЛІВ

Можна порекомендувати наступний порядок реєстрації, оформлення та зберігання журналів, що практикується на багатьох зарубіжних фірмах.

Чистий журнал видається співробітникові особою, яка має на це право, найчастіше начальником лабораторії. Кожен журнал в лабораторії (втім, як і на всьому підприємстві) повинен мати свій індивідуальний реєстраційний номер. Номер присвоюється і реєструється в списку журналів відповідальною особою при видачі журналу. Сам факт видачі-отримання журналу слід зафіксувати підписами як особи, яка видала журнал, так і особи, яка отримала його.

Співробітник, який отримав журнал, повинен пронумерувати сторінки журналу і прикріпити на обкладинку етикетку, форма і зміст якої повинні бути регламентовані в СОП. Можна порекомендувати включити в неї наступну інформацію:

- ідентифікаційний номер журналу;

- код СОП, в якій описаний порядок роботи з журналом;

- назва підприємства;

- назва відділу;

- назва журналу;

- дату початку ведення журналу;

- дату закінчення ведення журналу (заповнюється пізніше);

- загальна кількість сторінок.

Після цього відповідальна особа ставить свій підпис і дату видачі журналу або на етикетці чи на певному місці обкладинки.

Слід виключити ситуації, коли у відсутності співробітника неможливо знайти його робочий журнал. Робочий журнал повинен зберігатися або безпосередньо на робочому місці, або в іншому відведеному для цього місці. Винос журналу за межі підприємства заборонений. При необхідності надання будь-яких даних з робочого журналу, начальник ОКК повинен дати дозвіл на виготовлення ксерокопій необхідних сторінок і дозволити їх винос.

Правильність ведення журналів повинна періодично перевірятися особою, яка має на це повноваження. Рекомендована частота перевірки - не рідше 1 разу на місяць. Особа, яка здійснила перевірку, має записати в журнал свої зауваження, дату і поставити підпис.

Після закінчення журнал повинен бути зданий відповідальній особі. Факт здачі повинен бути зафіксований підписами як особи, яка здала журнал, так і особи, яка отримала його. Місце зберігання журналу повинно бути визначено в СОП. Журнал може зберігатися або в архіві ОКК, або в загальному архіві підприємства. Після здачі на зберігання доступ до журналу можливий тільки після дозволу начальника ОКК.

Термін зберігання журналів визначає сама фірма. При цьому слід виходити з того, що необхідно мати інформацію про випуск серії лікарського засобу протягом як мінімум 1 року після закінчення терміну придатності. Тобто, якщо максимальний термін придатності продукції становить 5 років, то журнали слід зберігати не менше 6 років.

ВИМОГИ ДО ФОРМІ ЛАБОРАТОРНОГО ЖУРНАЛУ

Якщо спробувати сформулювати основну вимогу до формі лабораторного журналу, то воно прозвучить так: журнал повинен бути виготовлений таким чином, щоб з нього неможливо було видалити сторінку, не залишивши при цьому слідів. Тому переважно використовувати прошиті зошити і слід виключити зошити клеєні і тим більше на пружинах. Бажано використовувати журнали з друкарською нумерацією сторінок, але враховуючи, що це не завжди можливо, то цілком прийнятно, якщо номери сторінок проставлені в чистій зошити від руки. Місце розташування номера сторінки (зазвичай верхній зовнішній кут) має бути визначено в СОП.

Так як при використанні в лабораторії журнал піддається впливу різних несприятливих факторів, наприклад потрапляння крапель води і органічних розчинників, то додатковим побажанням до його формі є стійкість до впливу лабораторної середовища.

Для забезпечення цього зручно використовувати зошити з твердою обкладинкою, покритої матеріалом, стійким до дії хімічних речовин і розчинів.

Загальні вимоги до ВЕДЕННЯ ЗАПИСІВ

Записи слід робити розбірливим почерком кульковою ручкою. Використання чорнильних ручок не рекомендується через можливість розмивання записів при попаданні води. Часто рекомендують використовувати чорну пасту або чорнило, тому що вони більш стійкі до вицвітання. Звичайно ж, абсолютно виключені записи олівцем.

Перші 2-3 сторінки зручно відвести під "Зміст", куди слід записувати дату, сторінку журналу і назва проведеної роботи безпосередньо перед її початком. Рекомендується кожен робочий день в журналі починати з нової сторінки. Запис слід починати з позначення дати (день, місяць, рік). Таке оформлення полегшує пошук запису по даті.

В журналі не повинно бути порожнеч, незаповнених місць, пропущених чистих сторінок. В кінці робочого дня співробітник повинен перекреслити косою рисою все порожні місця, включаючи місце від останнього запису до кінця сторінки. У багатьох посібниках рекомендується, щоб після цього він проставив свій підпис і дату.

Все так звані "первинні" дані (навішування, поправки, оптичні щільності і т.п.) повинні вноситися безпосередньо в журнал. На жаль, у багатьох лабораторіях ще зустрічається практика записи первинних даних спочатку на листок, а потім переписування їх в журнал. Така організація роботи може спричинити за собою і помилки при перенесенні даних, і їх втрату, і приховування невідповідних результатів при їх отриманні. Наступний важливий момент - ведення записів в режимі реального часу. Записи повинні робитися відразу при виконанні роботи, а не по пам'яті.

Зазвичай бажання записати на листок пов'язано з тим, що співробітники не хочуть "бруду" і виправлень в робочому журналі. Слід їм пояснити, що наявність виправлень при ручному способі ведення записів допустимо і не є помилкою. При цьому спосіб виправлення помилок у записах повинен бути обов'язково описаний в СОП. Виправлення можуть бути зроблені тільки тією особою, хто вніс даний запис. Неправильний запис не повинна замариваться або замазуватися коректує рідиною. Її слід перекреслити однією рисою таким чином, щоб через неї було видно виправляється запис. Поруч слід проставити дату внесення виправлення, підпис і причину внесення виправлення.

Для того щоб зменшити кількість записів, деякі фірми вводять кодування найбільш часто зустрічаються помилок. При такій системі співробітник замість письмового пояснення причини виправлення пише код помилки, наприклад:

- С (calculation error) - помилка при обчисленні;

- S (spelling error) - орфографічна помилка і т.д.

ЗАПИСИ З ПРОВЕДЕННЯ АНАЛІЗУ

При вирішенні питання про те, що слід писати в робочому журналі при проведенні аналізу, слід спиратися на основну вимогу - забезпечення простежуваності. Лабораторний журнал повинен містити настільки детальну інформацію, яка дозволила б і через кілька років повністю відновити умови і хід проведення аналізу. Логічно, щоб запис з проведення аналізу складалася з наступних частин:

- ідентифікація зразка;

- вказівка ​​на методику проведення аналізу та допустимі значення для визначеного параметра;

- записи по ходу проведення аналізу;

- експериментальні дані;

- розрахунок;

- оцінка отриманого результату.

Досліджуваний зразок повинен бути однозначно ідентифікований. Для цього в лабораторному журналі необхідно вказати назву зразка, внутрішній код (якщо застосовується), номер серії або партії. Для готових лікарських форм необхідно вказівку дозування. При вхідному контролі слід внести назву фірми-виробника / постачальника, при аналізі напівпродукту - номер цеху або ділянки.

Окремо слід відзначити аналіз архівних зразків, зразків повернутої продукції, зразків при вивченні і підтвердження термінів придатності (із зазначенням часу зберігання і кліматичних параметрів) і т.д. Для готової продукції необхідно зафіксувати вид упаковки.

Згідно з вимогами ГОСТ, в запису по проведенню аналізу повинен бути зазначений документ, що описує метод аналізу. Для підприємств, які розробили грамотну систему документації, цим документом є специфікація, в якій визначені і методи контролю, і допустимі значення для кожного визначається параметра.

При внесенні числового значення, наприклад навішування, слід вказати розмірність величини, якщо вона її має. При використанні інструментального обладнання слід записати його назву та ідентифікаційний номер, наприклад, при взятті навішування слід вказати використовувані ваги. При проведенні аналізу методом високоефективної рідинної або газової хроматографії необхідно написати також тип і номер використовуваної хроматографічної колонки .

Слід зафіксувати ідентифікаційні номери стандартних зразків, розчинів і реагентів, що застосовуються при проведенні аналізу. Для титрованих розчинів обов'язкова вказівка ​​поправочний коефіцієнт.

Багато труднощів викликає питання про необхідність докладного опису пробоподготовки і ходу проведення аналізу. Для розгляду можна виділити три основних випадку проведення аналізів:

I. У точній відповідності до затвердженої методики.

II. За зміненою методикою.

III. Без затвердженої методики, наприклад в дослідницьких цілях.

I. Аналіз проводиться точно відповідно до затвердженої методики. Для відновлення ходу проведення аналізу немає необхідності словами описувати дії по пробопідготовці і проведення вимірювань.

Приклад 1 (частина СОП, що описує приготування розчину стандартного зразка):

- Близько 100 мг (95,0-105,0 мг) стандартного зразка помістити в мірну колбу місткістю 100 мл.

У журналі слід зафіксувати масу навішування стандартного зразка із зазначенням одиниць виміру, вказати ідентифікаційний номер стандартного зразка, вказати ідентифікаційний номер ваг.

- Додати 50 мл метанолу, струшувати до розчинення (приблизно 10 хв.), Довести метанолом до мітки, перемішати.

У журналі записати ідентифікаційний номер ємності, що містить метиловий спирт.

- Виміряти оптичну щільність отриманого розчину на спектрофотометрі при довжині хвилі 270 нм в кюветі з товщиною поглинаючого шару 10 мм, використовуючи метанол в якості розчину порівняння.

У журналі записати ідентифікаційний номер спектрофотометра і значення виміряної оптичної щільності. Тобто в журналі ця частина запису з проведення аналізу повинна виглядати так:

Стандартний зразок N 123

Ваги N 45

М = 99,7 мг

Метанол N 15

Спектрофотометр N 2

D 270 = 0,647

II. Аналіз проводиться з відхиленнями від затвердженої методики. Всі зміни, внесені в проведення аналізу, повинні бути записані докладно.

Співробітники повинні твердо засвоїти, що будь-які відхилення від СОП з проведення аналізу можливі тільки з дозволу особи, яка має на це повноваження, наприклад начальника лабораторії. Цей співробітник повинен оцінити можливий вплив передбачуваного зміни на результат аналізу. Дозвіл на проведення аналізу слід давати тільки в разі повної впевненості в тому, що це проведення аналізу за зміненою методикою не вплине на результат аналізу.

Розглянемо різні ситуації, які проілюструють той факт, що зміна методики може мати різні наслідки (див. Приклад 1).

Ситуація 1.

В лабораторії є в наявності тільки 70 мг стандартного зразка.

Чи можна взяти наважку 50 мг в мірну колбу місткістю 50 мл, додати 25 мл метанолу і далі діяти за методикою? Виходячи з точності зважування аналітичних ваг (I клас) і класу мірного посуду, така зміна методики не вплине на правильність аналізу і може бути дозволено, як виняток. При цьому в журналі аналітика повинна бути записана навішування, об'єм мірної колби, пояснення причин зміни в методиці, дата і підпис особи, яка дозволила дана зміна, ідентифіковані ваги і стандартний зразок.

Ситуація 2.

Чи можна взяти наважку 10 мг в мірну колбу місткістю 10 мл, додати 5 мл метанолу і далі діяти за методикою? Є велика ймовірність того, що точність зважування для такої маленької навішування може вплинути на результат аналізу, і, отже, така зміна є неприпустимим.

Ситуація 3.

У лабораторії придбали ультразвукову баню. У аналітика може виникнути бажання замінити процедуру стомлюючого ручного струшування розчиненням з використанням ультразвукової лазні. Чи має він право самостійно прийняти таке рішення? Ні, тому що ультразвукове вплив може зруйнувати стандартне речовина і це вплине на результат аналізу.

III. Аналіз проводиться з дослідницькими цілями, наприклад при розробці проекту методики. В цьому випадку можна застосувати принцип "краще записати занадто багато, ніж занадто мало" - записи повинні досконально детально описувати пробопідготовку і проведення випробувань.

Експериментальні дані, отримані в ході проведення аналізу, повинні по можливості мати документальне підтвердження у вигляді спектрів, хроматограмм, роздруківок з приладів, які повинні або вклеюватиметься в робочий журнал, або зберігатися в спеціальній папці для збору експериментальних даних. На спектрах, хроматограмах і т.п. необхідно написати дату, назву препарату, номер серії та номер робочого журналу.

При проведенні аналізу методом тонкошарової хроматографії при неможливості сфотографувати зовнішній вигляд отриманої хроматографічної пластинки, вона повинна бути зарисована в журнал з максимальною точністю, що передає розташування та інтенсивність плям. Правильність малюнка повинна бути підтверджена підписом іншого аналітика.

При неможливості отримати документальне підтвердження показань приладу, співробітник може внести отримані значення вимірюваної величини в журнал від руки, але правильність внесених даних повинна бути підтверджена підписом другого співробітника.

При описі тесту "зовнішній вигляд" неприпустимо писати просто "відповідає", необхідно дати повний опис препарату. Необхідність цього можна проілюструвати так: нормою для зовнішнього вигляду мазі є "біла або злегка жовтувата". Якщо написати "відповідає", то не ясно, якою ж була мазь на момент проведення аналізу - білої або злегка жовтуватою. При проведенні розрахунків повинна бути записана розрахункова формула. Зазвичай про це забувають, коли для обчислення використовують всім відомі, "прості" формули, наприклад при розрахунку втрати маси при висушуванні. Тобто в журналі є записи про масу порожнього бюкса (М б.), Маси бюкса з навішуванням (М б. З нав.), Маси бюкса з навішуванням після висушування (М після сушки) і записаний результат -% вмісту вологи, але відсутній розрахункова формула підперті значеннями, а це може привести до помилок при обчисленні.

ВИХІДНІ ДАНІ:

М б. = 27,3456 г

М б. з нав. = 28,4235 г

М після сушки = 28,4030 г

ЗАПИС РЕЗУЛЬТАТУ ОБЧИСЛЕНЬ:

неправильно:

% = 1,9

правильно:

28,4235 - 28,4030

% = ------------------- x 100 = 1,9

28,4235 - 27,3456

При виконанні ряду однотипних обчислень (наприклад, при визначенні однорідності дозування, розчинення) можна записати повну формулу тільки для першого обчислення, потім виділити її незмінну частину, а наступні розрахунки вести з використанням цієї величини за скороченою формулою.

Рекомендується, щоб правильність розрахунків була перевірена другим співробітником.

Після проведення випробувань по кожному тесту отриманий результат слід оцінити на відповідність нормам. Запис про це повинна бути зроблена в журналі, наприклад: відповідає / не відповідає або відповідає / не задовольняє.

Основна мета даної оцінки - чітке виявлення результату, який відповідає специфікації. Кожен такий випадок повинен бути об'єктом серйозного дослідження. Першим кроком на цьому шляху має бути запис в робочому журналі про те, що керівник лабораторії поінформований про отримання невідповідного результату.

Очевидно, що правильне ведення лабораторного журналу вимагає внесення в нього вручну великої кількості даних і не позбавлене деяких недоліків, наприклад, виконавець може просто не вказати серію використовуваного стандартного зразка, забути задокументувати який-небудь важливий момент або проведений процес, що не вказати температуру проведення контрольної операції . Тому останнім часом в лабораторній практиці все частіше постає питання про використання для реєстрації проведення аналізів заповнюваних форм.

ГОСТ Р 52249-2004 і GMP ЄС має наступні вказівки: "... 6.7 ... До документів з контролю якості відносяться: ... - методики і протоколи проведення випробувань ...", GMP ВООЗ: "... 14.42. .. Усі проведені тести повинні протоколюватися ... ".

Так що таке "... протоколи проведення випробувань ..."? Протоколи проведення випробувань можна розглядати як документи, що замінюють робочі журнали повністю або частково.

При переході на даний тип представлення результатів контрольних операцій (як в ОКК, так і у виробничих підрозділах) необхідно розробити такі форми для заповнення (бланки, листи контрольних операцій, аналітичні листи), які дозволять від руки вносити мінімальну кількість даних, а основні стандартні дані проведеного процесу заздалегідь внесені в цей документ і є напрямними і допомагають в роботі.

Зазначені форми створюються відповідно до методиками проведення контрольних операцій, вказують всі необхідні дані, щоб було зрозуміло, як проводився аналіз, які речовини, розчини, обладнання, інвентар використовувалися при виконанні аналізу, які розрахунки і як проводилися і які результати отримані. Незважаючи на те, що розробка кожної форми копітка справа, в подальшому це окупиться тим, що забезпечить впевненість у правильності та достатності як проведення контрольних операцій, так і їх документування.

Дуже детально це питання розроблено в Додатку 3 Технічного Звіту ВООЗ N 902 "Правильна практика для національних контрольних лабораторій". ВООЗ рекомендує використовувати положення даного документа і щодо контрольних лабораторій фармацевтичних підприємств. Згідно з цим додатком аналітичний робочий лист ( "analytical worksheet") - це внутрішній документ в надрукованій формі для фіксування інформації про зразок, процедуру тестування та отриманих результатах, доповнений експериментальними даними, отриманими при аналізі.

У аналітичний робочий лист (заповнюється форма) повинна бути занесена така ж інформація, що і в робочий журнал: дата проведення аналізу, ідентифікація зразка, код Специфікації, допустимі межі для визначених показників, код методики, використане обладнання, реагенти, стандартні зразки, дані, отримані при тестуванні, розрахунки, оцінка отриманих результатів на відповідність специфікації. Заповнений робочий лист повинен бути підписаний особою, яка проводила аналіз, і його керівником. Основна перевага заповнюється форми полягає в тому, що при її використанні зведено до мінімуму кількість інформації, що вноситься від руки, і заздалегідь визначено, які дані слід записати, і для цього залишені порожні клітинки.

Якщо повернутися до наведеної на початку статті частини запису в робочому журналі, то в разі використання заповнюється форми ця частина запису буде виглядати так:

Стандартний зразок N 123 <*>

Ваги N 45 <*>

Маса, мг 99,7 <*>

Метанол N 15 <*>

Спектрофотометр N 2 <*>

D270 0,647 <*>

--------------------------------

<*> Дані, внесені від руки.

Особливо зручно впровадження заповнюваних форм для підприємств, що мають обмежений асортимент продукції, тому що розробка кожної такої форми - досить копітка справа.

Основне, на що слід звернути увагу, - це необхідність розробки такої системи поводження з заповнюваними формами, яка б повністю виключала можливість їх переписування і підміни. Тобто даний документ повинен розглядатися як лист з журналу: як не можна вставити в журнал новий лист, так і не можна вільно взяти яку заповнюють форму, як не можна вирвати лист з журналу, так і не можна знищити взяту в роботу яку заповнюють форму.

Для забезпечення цього зазвичай йдуть наступними шляхами:

- Перший шлях - бланк заповнюється форми може видаватися тільки особою, яка має на це право. На бланку повинні бути дані про те, що він був отриманий офіційно, наприклад, проставлена ​​печатка або підпис, що його видала особи. Заповнюється формі повинен бути привласнений індивідуальний номер, за яким можна було б простежити факт її видачі і повернення після заповнення.

- Другий шлях організаційно більш простий. Перед початком використання форми для заповнення можуть бути зброшуровані в журнал з пронумерованими сторінками. Порядок поводження з таким журналом підпорядковується всім вимогам, наведеним вище для журналів.

На закінчення хотілося б сподіватися, що даний матеріал буде корисний співробітникам відділів контролю якості і допоможе їм у правильному оформленні записів з проведення аналізів.

Список використаної літератури Ви можете запитати в редакції.

Компанія "СКІФ"

І.А.ОСМОЛОВСКАЯ

Н.В.ЛЮЛІНА

Підпісано до друку

20.06.2006

Асоціація спріяє у наданні послуги у продаж лісоматеріалів: штахетник за вігіднімі ценам на Постійній Основі. Лесопродукция відмінної якості. Завантажити: Стаття. Порядок ведення документації для реєстрації проведення тестування
Завантажити: Стаття. Порядок ведення документації для реєстрації проведення тестування