Первичный документ: роль в учете и требования к оформлению

1. Роль первичного документа в бухгалтерском учете
2. Роль первичного документа в налоговом учете
3. Общая роль первичных документов в жизни предприятия
4. Роль первичного документа в суде
5. Основные требования к составлению первичных документов

Первичные документы - фундамент, на основе которого осуществляется учет. Поговорим о роли первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете. Ведь она несколько изменилась благодаря нововведениям в определении первички

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Сначала обратимся к определению «первичного документа». В частности о нем упоминается в двух нормативных актах:

1) в Законе Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г.. № 996-XIV (далее - Закон о бухучете)

2) в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г.. № 88 (далее - Положение № 88).

1) Первичный документ - документ, содержащий сведения о хозяйственной операции (ст. 1 Закона о бухучете).

Здесь заметим: до 03.01.2017 г. Говорилось, что первичный документ подтверждает совершение хозяйственной операции. Сейчас же такого нет в определении.

2) Первичные документы - это документы, созданные в письменной или электронной форме, содержащих сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение (п. 2.1 Положения № 88). [/ note]

О фиксации факта хозоперации также убрали по определению, правда, из 26.05.2017 г.. (Приказом Минфина от 11.04.2017 г.. № 427).

[note] Напомним

Хозяйственная операция - действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона о бухучете). [/ note]

Следовательно, основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.2 Приказа № 88).

Хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и непрерывного документирования. Записи в учетных регистрах производятся на основании первичных документов, созданных в соответствии с требованиями Приказа № 88 (п. 1.2 Приказа № 88).

Роль первичного документа в налоговом учете

Об обязанности ведения учета на основании первичных документов подчеркивает также НКУ:

«Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством »(п. 44.1 НКУ).

Об этом отмечают и контроллеры в письме ГФСУ от 10.02.2016 г.. № 2759/6 / 99-95-42-01-15.

Налогоплательщикам запрещено формирование показателей налоговую отчетность, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных первичными документами.

К тому же с 01.01.2015 г.. Налоговый учет налога на прибыль напрямую зависит от бухгалтерского учета. А, как мы отмечали выше, основанием для последнего являются первичные документы.

Более того, согласно п. 121.1 НКУ, за необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ПКУстрокив их хранения и / или непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов или их копий при осуществлении налогового контроля в случаях, прописанных НКУ, предусмотрен штраф в размере 510 грн (в случае повторного нарушения в течение года - 1020 грн). Это подчеркнули налоговики и в своей Обобщающей налоговой консультации по вопросам обеспечения единого подхода к применению штрафных санкций, утвержденной приказом ГНСУ от 22.11.2012 г.. № 1046 (см. Ответ на вопрос 8).

Общая роль первичных документов в жизни предприятия

Данные первичных документов (особенно если они имеют денежный измеритель) слишком важными не только для бухгалтерского и налогового учета, но и для составления статистической отчетности, отчетности для управленческого учета и зачастую они помогают при решении судебных дел.

[note] Заметьте

Любые документы (в т.ч. договоры, накладные, счета и т.п.) имеют силу первичных документов для решения судебных дел только в случае фактического осуществления хозяйственной операции. [/ note]

Если же фактического осуществления хозяйственной операции не было, хотя и первичный документ имеется, в налоговом и бухгалтерском учете они не могут отражаться (письмо ВАСУ от 02.06.2011 г.. № 742/11 / 13-11, постановление ВАСУ от 18.08.2015 г.. К / 800/19833/15).

Роль первичного документа в суде

Первичный документ уже не подтверждает факта совершения хозяйственной операции. Произошло это благодаря изменениям в Закон о бухучете - а именно в определение первичного документа. И хотя такое изменение положительная, и все же таит в себе возможные риски.

-Прежнему без реального факта совершения хозоперации даже при наличии первичных документов они юридических последствий не создают (то есть и в учете отражаться не могут). Ведь документы имеют силу первичных документов для решения судебных дел только в случае фактического осуществления хозяйственной операции.

Ранее была аксиома: есть первичный документ - значит, был факт хозяйственной операции. И предприятию не нужно было доказывать это. Если контроллеры сомневались в реальности хозоперации, то именно они должны были доказать, что ее не было! И при этом у них должны быть доказательства неоправданно хозоперации, а не просто предположение (см. Постановление Днепропетровского окружного административного суда от 21.01.2016 г.. По делу № 804/16550/15).

Заметим, что судебная практика разрешения налоговых споров исходит из презумпции добросовестности налогоплательщиков и иных участников правоотношений в сфере экономики (постановление ВАСУ от 22.03.2016 г.. К / 800/268/15).

Получается, сейчас не работает правило «есть первичка - был факт хозоперации», и доказать обратное имеют контроллеры. Фактически сейчас имеем, что доказывать реальность операции, скорее всего, уже придется налогоплательщику в случае спора с контроллерами в суде. Говорим о возможном риске, так как сейчас еще нет судебной практики по новым статусом первичного документа.

Основные требования к составлению первичных документов

Дата составления первичного документа. После изменений в Закон о бухучете и Приказ № 88 уже нет четких требований и правил даты составления первичных документов. Однако это, конечно же, не означает, что составлять первичные документы можно в любое время. А все потому, что никто не отменял правила: «Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены» (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Поэтому чтобы соблюсти этих предписаний, должен быть и документ, на основе которого можно отразить операцию в бухучете.

Поэтому и в дальнейшем уместно составлять первичные документы при осуществлении хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания.

Позитив изменений в Закон о бухучете частности в том, что 03.01.2017 г.., Даже если первичный документ составлен не во время хозоперации (скажем, через неделю-две), то нельзя будет сказать, что первичка не действительна, потому что составлена ​​не на ту дату. И повторимся: отображать хозоперация надо в периоде ее проведения, а не в периоде составления (или получения) первичного документа.

В то же время при реализации товаров за наличный расчет допускается составление первичного документа не реже чем раз в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и др. Такое право предусматривает пп. 2.2 Приказа № 88.

Обязательные реквизиты первичного документа. Первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете):

• название документа (формы);
• дату составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личную подпись или другие данные, которые предоставляют возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Наличие перечисленных выше реквизитов на документе предоставляет ему юридической силы и доказательности. Об этом заявил и Минфин Украины в письме от 15.01.2015 г.. № 31-11410-08-10 / 871.

Заметим из перечня обязательных реквизитов первичного документа с 03.01.2017 г.. Убрали «место составления».

Заполнению каждого из этих реквизитов мы посвятили отдельные материалы, которые будут опубликованы в следующих номерах газеты.

В свою очередь в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены такие дополнительные реквизиты (пп. 2.4 Приказа № 88):

• идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра;
• номер документа;
• основание для осуществления операций;
• данные о документе, удостоверяющем личность-получателя, и тому подобное.

Форма первичного документа. Первичные документы могут быть составлены на бумаге или в электронном виде.

Бланки форм. Некоторые формы первичных документов утверждены органами власти как типовые формы. И предприятие вправе разработать собственные, лишь бы у них были все обязательные реквизиты первичного документа (п. 2.7 Приказа № 88).

Заполнение. Записи в первичных документах делают только темным цветом - чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью электронных средств обработки информации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений (п. 2.10 Приказа № 88 ). Свободные строки прочерчивают (п. 2.11 Приказа № 88).

Подпись. Руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, имеющих право подписывать документы на осуществление операций по выдаче особенно дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено (п. 2.13 Приказа № 88).

Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью (п. 2.5 Приказа № 88). Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и ​​электронном документообороте. Использование факсимиле допускается в порядке, установленном законодательством.

Организация составления первичных документов. Обязанность обеспечить все необходимые условия для фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах возлагается на владельца или руководителя предприятия. Кроме того, именно руководитель предприятия обязан обеспечить, чтобы все подразделения, службы и работники, которые причастны к бухучету, придерживались правомерных требований бухгалтера относительно порядка оформления и представления к учету первичных документов (ст. 8 Закона о бухучете, п. 2.13 Приказа № 88).

О правилах хранения первичных документов прописано в п 6.1-6.10 Приказа № 88.

Ответственность за неправильное составление первичных документов. За несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных ответственность несут лица, составившие и подписавшие эти первичные документы (п. 2.14 Приказа № 88.

Редакция газеты

Источник: Интерактивная бухгалтерия - не забудьте оформить подписку на любимое издание!

Первичный документ: роль в учете и требования к оформлению обновлено: автору: admin

Первичный документ: роль в учете и требования к оформлению