Організаційна структура апарату управління

Організаційна структура апарату управління
Вступ
Під організаційною структурою фірми розуміється її організація з окремих підрозділів з їх взаємозв'язками, які визначаються поставленими перед фірмою і її підрозділами цілями і розподілом між ними функцій. Організаційна структура передбачає розподіл функцій і повноважень на прийняття рішень між керівними працівниками фірми, відповідальними за діяльність структурних підрозділів, складових організацію фірми.
Організаційна структура апарату управління - форма поділу праці з управління виробництвом. Кожен підрозділ і посаду створюються для виконання певного набору функцій управління або робіт. Для виконання функцій підрозділу, посадові особи наділяються певними правами на розпорядження ресурсами і несуть відповідальність за виконання закріплених за ним функцій.
Схема організаційної структури управління відображає статичне положення підрозділів і посад і характер зв'язку між ними.
Розрізняють зв'язку: лінійні (адміністративне підпорядкування); функціональні (по сфері діяльності без прямого адміністративного підпорядкування); міжфункціональні, або коопераційні (між підрозділами одного і того ж рівня).
Залежно від характеру зв'язків виділяються кілька основних типів організаційних структур управління: лінійна; функціональна; лінійно-функціональна; матрична; дивизиональная; множинна.
У даній роботі буде докладно розглянута функціональна структура організації. Це буде метою роботи. Для цього необхідно вирішити три завдання:
- розкрити поняття функціональної структури,
- показати її гідності,
- показати її недоліки.
Функціональна структура. Достоїнства і недоліки
Загальні поняття організації та функціональної структури
Організація - просторово-часова структура виробничих факторів і їх взаємодію з метою отримання максимальних якісних і кількісних результатів в найкоротший час і при мінімальних витратах факторів виробництва.
Організація має такими загальними ознаками:
визначення її характеру кадрами і менеджером;
об'єднання процесів, які без цього взаємодіють не цілеспрямовано або неефективно;
збереження як попередньо запланованого порядку процесу, так і оперативного, залежить від ситуації реагування працівника і менеджера. Незаплановані дії передбачають встановлення відповідальності в менеджменті;
певна, що залежить від процесу гнучкість, що забезпечує функціонування системи в умовах, що змінюються;
єдність робочих процесів і процесів управління, як результат розумного поділу праці.
Організація - єдність стану і процесу, так як вона забезпечує стабільні організаційні рішення, але є сама лише відносно стабільною внаслідок постійного розвитку зовнішньої і внутрішньої середовищ фірми.
Структура управління забезпечує виконання загальних і конкретних функцій управління, зберігає доцільні вертикальні і горизонтальні зв'язки і поділ елементів управління.
Вертикальний розподіл визначається числом рівнів управління, а також їх підпорядкованістю і директивними відносинами. Горизонтальний розподіл здійснюється за галузевими ознаками. Воно може бути орієнтоване на підпроцеси промислового виробництва; вироби, що виготовляються; просторові виробничі умови.
Організаційна структура регулює поділ завдань по відділеннях і підрозділах; їх компетентність у вирішенні певних проблем; загальне взаємодія цих елементів.
Тим самим фірма створюється як ієрархічна структура.
Будь-яка виробнича система (підприємство, фірма, НДІ, концерн і т.д.) складається з виробничих і управлінських підрозділів і посадових осіб. Між ними існують організаційні, економічні, соціальні, психологічні відносини. Упорядкована сукупність цих підрозділів і організаційних відносин між ними називається організаційною структурою управління. Це форма поділу праці з управління підприємством.
Кожен підрозділ і посаду створюються для виконання певних функцій управління або робіт. При цьому посадові особи наділяються певними правами на розпорядження ресурсами і несуть відповідальність за виконання функцій і досягнення поставленої мети.
Упорядкована сукупність функцій і їх взаємозв'язок для виконання цілей фірми складають функціональну структуру підприємства. Укрупнення функціональна структура виробничого підприємства представлена ​​на рис. 1.
Функціональна структура підприємства залежить від особливостей виробничого процесу і абсолютно не залежить від розмірів фірми. У малих підприємствах функції можуть об'єднуватися (і в граничному випадку можуть бути покладені на одного або кількох людей), в великих диференціюються.
На основі функціональної структури будується виробнича структура підприємства, тобто, конкретний склад цехів, підрозділів і служб підприємства в залежності від типу виробництва і обраної організації виробництва (по технологічним чи предметно-замкнутому принципом) і розмірів підприємства.
Таким чином, функціональна структура підприємства є базою для розробки виробничої структури, на основі якої створюється організаційна структура управління з урахуванням обраної системи.
Мал. 1. Функціональна структура виробничої фірми
Функціональна організаційна структура - зв'язок адміністративного управління із здійсненням функціонального управління (рис. 2).
Мал. 2. Функціональна структура управління
На рис. 2 адміністративні зв'язку функціональних начальників з виконавцями (И1-І4) такі ж, як і для виконавця И5 (вони не показані в цілях забезпечення ясності малюнка).
У цій структурі порушений принцип єдиноначальності і ускладнена координація. Практично вона не використовується.
Функціональна структура змінює сімейну структуру, тобто підприємство працює на одному-єдиному ринку, і інша система йому просто не підходить. Процес реформування рідко буває безболісним, оскільки доводиться ламати звичні відносини і будувати нові.
У багатьох випадках керівник змушений йти на поступки, щоб утримати потрібних людей. Іноді "спадщина" сімейної структури зберігається цілеспрямовано. Наприклад, залишається незмінним "збуту-закупівельний" або "маркетингово-взаємозалікові" відділ.
Найбільша небезпека - прийняти разом з формою функціональної організації стереотипи "соціалістичного" поведінки в ній. Так, на чільне місце може ставитися бухгалтерський облік або внутрішня звітність (для багатьох прилучення до чіткій структурі означає, в першу чергу, прописування правил). В цьому випадку виникає основний недолік бюрократичної схеми - формалізм.
Низька мотивація персоналу в автократичної фірмі також може бути джерелом формалізму. "Крайній" автократ прописує правила і штрафує за їх недотримання, тому що це єдиний спосіб підтримати виробничу дисципліну. Рішення є вимушеним і тільки зменшує ентузіазм працівників.
В рамках функціональної структури підприємство має тривалу перспективу зростання зі зміною тільки розподілу функцій, внутрішніх процедур і ринкових технологій.
Ці зміни не можна назвати "еволюційними". Вони вводяться серією реформ, коли проблеми набирають "критичну масу" і повинні бути вирішені будь-яким способом. В результаті виникає нова структура того ж функціонального типу, з новими компромісами, потенційними можливостями і проблемами.
Функціональна структура управління володіє наступними ознаками:
Спеціалізоване управління. Кожен орган управління (або виконавець) спеціалізується на виконанні окремих видів управлінської діяльності (функцій).
Самостійна управлінська роль функціональних служб - вказівки і розпорядження (в межах своїх повноважень) нижчестоящим підрозділам.
Функціональна організація існує поряд з лінійною, що створює подвійне підпорядкування для виконавців.
Як відомо, функціональна структура має цілу низку серйозних переваг, включаючи її високу економічність. У функціональній структурі проблеми і завдання, з якими стикається організація в цілому, розбиваються на безліч дрібних складових за окремими спеціальностями. «Хтось там нагорі» повинен вирішувати на скільки ці складові відповідають завданням всієї організації. Права і обов'язки кожного функціонального елемента такої системи точно визначено. Взаємодія в системі управління відбувається в основному по вертикалі, тобто між начальником і підлеглим. Виробнича діяльність і поведінку персоналу регламентуються інструкціями і рішенням керівництва. Управлінська система будується на тому, що вся інформація про стан фірми і її завданнях доступна тільки чолі фірми. Управління такої організації використовує просту систему контролю, де інформація надходить знизу вгору, наражаючись послідовному посилення. Така система найбільш ефективна в ситуаціях передбачуваних і постійно повторюються, наприклад, при управлінні великими виробничими циклами. Інформація «знизу» надходить вчасно, а управлінські рішення виявляються своєчасними та адекватними.
Коли виникають проблеми і необхідні дії не можна розкласти на окремі елементи і розподілити по фахівцям відповідно до чітко визначеної ієрархічної роллю кожного, органічні (= проектні, матричні, гібридні) системи адаптуються до нестабільних умов. У цьому випадку співробітники повинні вирішувати свої конкретні завдання в світлі завдань фірми в цілому. Значна частина формальних характеристик відпадає, тому що їх необхідно постійно переглядати в результаті взаємодії з іншими учасниками вирішення даного завдання. Ця взаємодія відбувається як по вертикалі, так і по горизонталі. Взаємодія між співробітниками нагадують швидше консультацію двох колег, ніж наказ начальника підлеглому.
Переваги функціональної структури
Функціональна структура передбачає створення елементів, що спеціалізуються на певних функціях (передача доручень відбувається за видами поставлених завдань). На керуючі елементи покладається тільки координація і контроль функціональних служб.
Цією структурою притаманні свої переваги, відмінні від інших:
а) різко спрощується підбір керівників;
б) система дозволяє підібрати в служби вузьких фахівців;
в) підвищується якість опрацювання всіх функціональних рішень в області технології фінансової діяльності. Конструктивних рішень і т.д .;
г) виростає роль стандартизації і нормативів в області технологій і конструювання;
д) до виконавця доводяться всі інструкції, і це дозволяє правильно приймати управлінські рішення;
е) система дозволяє зняти навантаження з лінійного персоналу,
ж) висока компетентність фахівців, що відповідають за здійснення конкретних функцій;
з) рутинні завдання не вимагають оперативного прийняття рішень.
Крім цього гідністю функціональної структури управління є забезпечення швидкої видачі компетентних команд.
Недоліки функціональної структури
Недоліки такого типу структури неможливо не помітити:
зниження відповідальності виконавців за роботу;
тривала процедура прийняття рішень;
складна ієрархія в структурі взаємин,
на кожного керівника доводиться безліч стрілок;
всі управлінські рішення треба узгоджувати. Різко зростає потік нарад і голосувань;
підрозділи більш зацікавлені у виконанні функціональних цілей, ніж в стратегічних;
командна ланцюжок від керівника до виконавця надмірно розтягнута, що веде до збільшення терміну виконання розпоряджень і спотворення при передачі інформації.
Недолік полягає ще в тому, що є можливість отримання працівниками суперечливих команд, що виходять від функціональних керівників, з неминучою необхідністю узгодження їх, в тому числі на рівні керівника організації з такою структурою управління. Така структура управління на практиці ніде не використовується.
висновок
У роботі були розглянуті наступні питання:
Упорядкована сукупність функцій і їх взаємозв'язок для виконання цілей фірми складають функціональну структуру підприємства.
Функціональна структура підприємства залежить від особливостей виробничого процесу і абсолютно не залежить від розмірів фірми. У малих підприємствах функції можуть об'єднуватися (і в граничному випадку можуть бути покладені на одного або кількох людей), в великих диференціюються.
Перевагами функціональної структури є: різко спрощується підбір керівників; система дозволяє підібрати в служби вузьких фахівців; підвищується якість опрацювання всіх функціональних рішень в області технології фінансової діяльності. Конструктивних рішень і т.д .; виростає роль стандартизації і нормативів в області технологій і конструювання; до виконавця доводяться всі інструкції, і це дозволяє правильно приймати управлінські рішення; система дозволяє зняти навантаження з лінійного персоналу, висока компетентність фахівців, що відповідають за здійснення конкретних функцій
Недоліки цієї структури такі: зниження відповідальності виконавців за роботу; тривала процедура прийняття рішень; складна ієрархія в структурі взаємин, на кожного керівника доводиться безліч стрілок; всі управлінські рішення треба узгоджувати, зростає потік нарад і голосувань; підрозділи більш зацікавлені у виконанні функціональних цілей, ніж в стратегічних; командна ланцюжок від керівника до виконавця надмірно розтягнута, що веде до збільшення терміну виконання розпоряджень і спотворення при передачі інформації.
бібліографічний список
Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учеб.пособіе.-2-е изд., Перераб і доп.-М .: ИНФРА-М, 2003 с.91-96, 152-166.
Колесник М. Менеджмент (конспект лекцій). Москва: "ПРІОР", 1999, 192 с
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф. Основи менеджменту: Пер.с англ. - М .: 2001. - с. 88-138.
Непомнящий Є.Г .. Економіка та управління підприємством: Конспект лекцій. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 1997.
Фомін Г.Н. Основи економічної теорії. Підручник. - М .: Російська Ділова Література, 1999. - 464 с.