В даний час архівне зберігання документів повсюдно переводять в електронну форму. Для цього потрібно створити електронний архів - базу даних і програмно-апаратний комплекс для управління нею. Елементами архіву є окремі файли, які створюють при скануванні документів або спочатку розробляють в електронному вигляді. Для зберігання архіву електронних документів використовується спеціальне обладнання - сервер. Устаткування і програмний продукт вибирають в залежності від особливостей використання архівних документів.
Найбільш простий і дешевий спосіб створення електронного архіву - сканування документів і збереження їх в електронному вигляді. Таким чином отримують базу у вигляді масиву файлів, в якому важко виконувати пошук потрібного документа. Спосіб використовують, коли НЕ передбачається часто звертатися до архіву.
Якщо кожен файл масиву називають відповідно до певною структурою, отримують електронний архів документів у вигляді іменованого масиву. Користуватися ним набагато зручніше, він дозволяє швидко знаходити потрібний документ, а також додавати нові. На додаток можна скласти електронну опис масиву - таблицю в програмі Excel, рядок якої відповідає одному його елементу із зазначенням певних атрибутів для кожного. Така система електронного архіву дозволяє проводити пошук документів по їх атрибутам, користуючись можливостями програми Excel.
Більш складні системи використовують спеціальне програмне забезпечення, при цьому інформація про кожний документ електронного архіву зберігається в спеціальній базі даних, подібної картотеці. В цьому випадку є можливість структурування архіву, групування документів за певними ознаками. При такій організації електронного архіву додатково можуть налаштовуватися різні необхідні функції: автоматичне резервне копіювання, обмеження доступу до окремих документів і т. П. Можна організувати доступ до архіву через Інтернет і налаштувати автоматичне його поповнення новими документами, що розробляються в електронному вигляді.
Використовувані системи електронних архівів мають різну будову і функції в залежності від специфіки документації, яка в них зберігається. Є архіви проектної документації, бухгалтерської, відділу кадрів і т. П. Архів може містити документи різних видів: текстові, растрові зображення, відео, аудіофайли та т. П. Після вибору системи електронного архіву підбирають обладнання, встановлюють програмне забезпечення і вносять оцифровані документи в архів.
Сторінка згенерована за 0.02 секунд!
