Управління витратами організації: як створити систему мінімальних витрат?

1. У чому полягає управління витратами
2. Витрати бувають різні
3. Ефективне управління витратами: 5 заходів
4. За допомогою яких методів здійснюється управління витратами
5. Ефективне управління витратами: 6 моделей
6. Все елементарно, як ABC
7. Аналіз і управління витратами як нерозривний процес
8. Поетапний план управління витратами підприємства
9. Управління витратами підприємства: 5 порад щодо підвищення ефективності
10. Управління витратами в кризовий період
11. Управління витратами: типові помилки

У чому полягає управління витратами і які виділяють функції управління витратами. За допомогою яких методів здійснюється управління витратами і які моделі управління витратами існують.

Грамотно організовані контроль і управління витратами дають можливість ризики бізнесу зробити нижче, а доходи - вище, пропонуючи товар по одній і тій же ціні.

ТОП-5 найбільш затребуваних статей для комерсанта:

У чому полягає управління витратами

Багато компаній Росії застосовують планову економіку, що залишилася нам у «спадок», але мало хто використовує в своїй роботі управління витратами. Хоча варто звернути увагу на лексичне значення слова «управління». Його можна визначити як наявність механізму, який може забезпечити точне визначення планових і фактичних значень, а також позначити можливість впливу на процес оперативно і своєчасно, формуючи значення показників управлінських процесів.

Управління витратами - це сфера діяльності керівників, яка спрямована на досягнення високого економічного результату. Специфікою можна вважати злиття незалежних, здавалося б, знань про діяльність компанії і відображення цих знань на виробничого ланцюга: «підсумковий показник - виробничий процес - дохід».

Витрати компанії мають 4 особливості:

1. Динамізм (зміна і рух).
2. Різноманіття (пояснює велику кількість способів і прийомів).
3. Вимірювання, облік і оцінка (немає незаперечних способів).
4. Вплив на економічний результат (складний і неоднозначний).

Кожне підприємство має резерви для зниження витрат.

Управління витратами має на меті організувати облік витрат і доходів всередині підприємства, щоб бачити реальну картину фінансового становища компанії, а не тільки в «проводках» бухгалтерії.

Завдання управління витратами:

• підвищити ефективність виробництва;
• визначити витрати на процеси управління;
• розрахувати витрати кожного структурного підрозділу;
• розрахувати витрати підприємства;
• зробити калькулювання (витрата на кожну одиницю виробленого товару);
• підготувати базу для реальної оцінки витрат і прийняття рішень щодо господарської сторони діяльності;
• визначити засоби контролю витрат і технічні способи вирішення цих питань;
• знайти резервні шляхи зменшення витрат на всіх етапах виробництва (діяльності);
• вибрати методи управління витратами;
• провести аналіз витрат.

Принципи управління витратами:

• єдині методи управління витратами на всіх етапах виробництва;
• управління витратами від початкової (виготовлення) до кінцевої (утилізація) стадії виробництва;
• зменшення витрат має поєднуватися з підвищенням якості виробництва;
• неприпустимість зайвих витрат;
• використання взаємозамінних ресурсів;
• введення найбільш ефективних методів управління витратами;
• поліпшення рівня забезпечення інформацією про витрати;
• збільшення рівня зацікавленості всіх підрозділів виробництва в зменшенні витрат.

Перераховані вище принципи управління витратами здатні забезпечити конкурентну спроможність компанії в умовах сучасного ринку.

думка експерта

Витрати бувають різні

Галина Соколова,

професор ІБДА РАНХиГС, доктор економічних наук

Генеральний директор повинен орієнтуватися в термінології, спрямованої на врахування витрат підприємства.

1. Сукупні витрати (total costs, TC) мають на увазі:

1. Виробничі (встановлення собівартості).
2. Комерційні (реалізація продукту виробництва).
3. Керуючі (керівництво всіма виробничими процесами).

Сукупні витрати прийнято вважати постійними. Однак це не завжди відповідає реальному стану речей. Розглянемо приклад: витрати, що носять загальний характер, пов'язані з переміщенням товару в межах компанії. Якщо скоротити обсяги виробництва, природно, скоротиться кількість перевезень всередині компанії.

2. Постійні витрати (fixed costs, FC) і змінні витрати (variable costs, VC). Управління витратами підприємства допускає варіант наявності щодо постійної величини (постійних витрат), навіть за умови збільшення обсягу продажів. Змінні витрати на увазі їх залежність від обсягів продажів (зростає обсяг продажів - зростають змінні витрати).

3. Питомі (середні) змінні витрати (average variable costs, AVC). Управління витратами підприємства допускає сталість величини змінних витрат при перерахунку на одиницю товару. Але можливі й варіації. Наприклад, зміна ціни на енерго і теплоносії відображаються на ціні, по якій магазини набувають свій товар. Природно, що розрахована раніше собівартість продукції може зазнати змін (рано чи пізно це відбувається з усіма видами товарів).

4. Змішані витрати (mixed cost, MC) є прикордонними між постійними і змінними. Зарубіжні автори прийшли до висновку, що близько 80-ти відсотків витрат підприємства можна віднести до цієї групи.

5. Накладні або прямі витрати (direct costs, DC) і непрямі витрати (indirect costs, IC). Цю групу витрат часто розглядають як постійні. Наприклад, для випуску продукції задіяно певне обладнання, яке потребує регулярної профілактики. Амортизація по ньому (обладнання) розраховується лінійно: щомісяця закладається фіксована сума, незважаючи на те, скільки часу воно буде працювати і який обсяг товару випустить.

Ефективне управління витратами: 5 заходів

Ефективними називаються витрати, в результаті яких отримують доходи від реалізації тих видів продукції, на випуск яких були зроблені ці витрати.

Неефективні витрати - це витрати непродуктивного характеру, в результаті яких не будуть отримані доходи, так як не буде зроблений продукт.

Іншими словами, неефективні витрати - це втрати, пов'язані з виробництвом:

• шлюб,
• простої,
• недостача незавершеного виробництва і матеріальних цінностей,
• псування матеріалів та ін.

Неефективні витрати необхідно визначати. Це застереже від втрат в плануванні і визначенні норм.

Захід №1. Підвищення технічного рівня:

• впровадження прогресивної технології;
• застосування нових видів сировини і поліпшення його використання;
• внесення змін у конструкцію виробу;
• зміна тех. характеристики продукції та ін.

Знизити собівартість можливо, якщо створити автоматизовані системи управління, модернізувати наявне обладнання та вживані технології.

Захід №2. Поліпшення організації праці і виробництва.

Собівартість знизиться, якщо:

• змінити організацію виробництва і праці, розвиваючи спеціалізацію виробництва;
• удосконалювати систему і методи управління виробництвом і управління витратами на нього;
• підвищити ефективність використання фондів;
• удосконалити матеріально-технічну базу;
• скоротити витрати на транспорт та ін.

Знизити витрати можна, якщо працювати над вдосконаленням обслуговування основного виробництва.

Захід №3. Зміна обсягу і структури продукції.

Даний фактор спрямований на внесення змін в номенклатуру і асортимент продукції. Умовно-постійні витрати не пов'язані з обсягом випуску товару.

Захід №4. Поліпшення використання ресурсів враховує:

• внесення змін до якість і склад сировини;
• підвищення продуктивності родовищ (підготовчі роботи і способи видобутку сировини);
• зміна деяких природних умов.

Захід №5. Галузеві та інші фактори включають:

• впровадження та освоєння нових одиниць виробництва;
• підготовку і освоєння виробництва на підприємстві і діючих філіях та ін.

Аналіз резервів виробництва просто необхідний, щоб знизити собівартість продукції шляхом вдосконалення та оновлення виробництва.

За допомогою яких методів здійснюється управління витратами

Вибір методів, що регулюють управління витратами, залежить від цілей і умов компанії.

Метод планових витрат. Він передбачає акцент уваги на початкових фазах розробок. Під час розробки маркетологи формують установчі цілі за величиною витрат, враховуючи досвід конкурентів.

Метод розподілу витрат по процесах. Відбувається не просто розподіл по окремих процесів або видів діяльності - даний метод має на увазі виявлення причин виникнення витрат, проводиться робота над якістю, визначенням термінів виконання та підвищенням ефективності. З'являється можливість зробити калькуляцію сукупних витрат.

Метод управління витратами в ході життєвого циклу при ефективному використанні дозволяє витрати підприємства зробити менше протягом усього виробничого циклу, зменшити терміни розробки. Крім цього, він сприяє підвищенню гнучкості процесу виготовлення і демонструє необхідність впливу на витрати саме на початковій стадії виробництва (розробка та конструювання).

Метод кращих показників. Управління витратами здійснюється шляхом проведення порівняльного аналізу аналогів конкурентів. Ведучий елемент - оптимізація витрат, якості та термінів з метою підвищення конкурентної спроможності продукту, що виробляється.

Стратегічне управління витратами. В основі методу лежить зміна спрямованості інформації. Калькуляція витрат відбувається з орієнтацією на довгострокову перспективу з урахуванням всіх аспектів діяльності підприємства.

Проведення аналізу витрат можливо при обліку всіх факторів, що впливають на їх формування. Знати фактори, які сприяють формуванню витрат, необхідно, щоб своєчасно на них впливати і керувати витратами в довгостроковій перспективі (впливати на обсяг витрат підприємства).

Ефективне управління витратами: 6 моделей

Є певні стандарти, які підходять для різних видів діяльності. Однак виробничим компаніям Росії поки властива задоволена низька культура управління. Тому грамотно організоване управління бюджетними видатками спостерігається рідко, а грамотний первинний облік - ще рідше.

Перш ніж думати про складні моделях управління витратами, необхідно навчитися працювати, дотримуючись певних базові правила.

1. Lean production (ощадливе, раціональне виробництво).

Концепція передбачає скорочення системних витрат (виняток запасів, черг, зайвої обробки та ін.). Бізнес-процеси розраховані на витяг з ресурсів тільки найнеобхіднішого, уникаючи зайвих виробничих процесів, що дає можливість скоротити витрати і в той же час підвищити якість.

2. Standart-costing

• система вимірювання витрат на певному етапі виробництва (передбачувані витрати). Вимірювання здійснюється з опорою на нормативні витрати.
• система нормативного обліку, що передбачає аналіз відхилень витрат (фактичних від нормативних). Ця інформація необхідна, щоб здійснювати процес управління витратами.
• система, якою користуються російські підприємці, хоча вона вже морально застаріла. Швидше за все, її вважають за краще, віддаючи данину звичкою, а не її позитивних якостей, хоча вони все ж є. Система бездоганна в разі, якщо у вас є два і більше підприємств, що працюють по одному типу.

Однак для ефективного використання системи необхідно зробити правильний вибір показників, що підлягають стандартизації. Простота - її головна перевага. Наприклад, ви є керівником тваринницької ферми, цикл виробництва повторюється, а норми не змінюються. Значить, якщо відкривати таку ж ферму, то краще за все в основу обліку і контролю витрат покласти просте порівняння.

Часто зустрічається використання російськими компаніями системи standart-costing для оцінювання діяльності структурних підрозділів, які знаходяться в різних умовах ринку, а це не зовсім правильно.

Наприклад, офіси вашої компанії знаходяться в Москві і в Новосибірську. Природно, що витрати на оренду, транспорт, заробітну плату співробітникам та інше будуть різними, причому відмінності будуть дуже відчутні.

Крім цього, навіть за умови розміщення офісів, відкритих в різний час, але в одному місті і районі, витрати будуть відрізнятися. Офісу, відкритого пізніше, буде потрібно більше коштів для просування. Отже, standart-costing в даному випадку не підходить.

3. Direct-costing

• метод в системі контролінгу, що дозволяє здійснювати управління витратами шляхом їх обліку. Він орієнтований на визначення фактичної вартості товару без урахування накладних та умовно-постійних витрат.
• система, призначена для обліку собівартості продукції в частині змінних витрат. Постійні витрати фіксуються на інших рахунках, з яких відбувається їх періодичне списання на фінансовий результат.

Основна перевага системи direct-costing - можливість управління всім підприємством. Досить часто російські бізнесмени, оцінюючи роботу компанії, дивляться тільки на фінансові показники в кінці періоду (року, кварталу або місяця). Але якщо компанія зростає і знаходиться на стадії розвитку, то доходи можуть збільшуватися і при низькій ефективності виробництва, тому що будуть збільшуватися обсяги продажів. Як наслідок, може настати момент, коли зниження прибутку стане свідченням вже нерозв'язних проблем.

Ще одна перевага системи в тому, що в умовах динамічного розвитку ринку direct-costing дозволяє управління маржинальної прибутком. Ефективність управління витратами заснована на можливості бачити реальну картину в усіх структурних підрозділах компанії, своєчасно вирішувати проблеми і здійснювати керівництво компанією в цілому.

4. Target Costing - цільове планування витрат.

Target Costing - алгоритм, що дозволяє відійти від традиційного обліку витрат. В основі даної концепції - новий погляд на зв'язок ціни, собівартості і прибутку. Природно, що передбачається повне покриття витрат і отримання прибутку за рахунок реалізації нового продукту за відповідною ціною. Якщо продукція носить «традиційний» характер, то дана взаємозв'язок носить чисто теоретичний характер. Грунтуючись на цьому, автори даної програми управління витратами змінили порядок дій і, як наслідок, змінилися пріоритети складових:

Цільова собівартість = Цільова ціна - Цільовий прибуток

Перше визначення концепції даної системи актуально і сьогодні. Його суть в комплексності і об'єднує сутності концепції:

Target Costing - засіб управління витратами, яке може бути застосовано для зниження будь-яких витрат, що супроводжують виробництво продукції протягом усього життєвого циклу. Це відбувається завдяки можливості об'єднати воєдино виробничі, конструкторські, дослідні, маркетингові та економічні зусилля підрозділів підприємства.

Target Costing - модель управління витратами, заснована на принципах GAP-аналізу. Дана модель дуже зручна під час планування витрат, але для ефективного її використання ви повинні добре розуміти стан ринку і мати в своєму розпорядженні грамотний маркетинговий аналіз. Мабуть, тому Target Costing рідко застосовується в практиці російського бізнесу.

5. Activity based costing - метод обчислення собівартості за обсягом госп. діяльності.

АВС-costing - методика, що стала сьогодні найбільш популярною серед російських бізнесменів.

Все елементарно, як ABC

ABC - абревіатура методу Activity Based Costing, що позначає «облік за видами діяльності» або «розрахунок витрат на основі бізнес-процесів».

Якщо традиційні системи планування та обліку передбачають калькуляцію по місцях виникнення витрат, то АВС-система орієнтована на планування і облік за видами діяльності. Що це означає? В основі методики лежить зіставлення і аналіз витрат і видів діяльності підприємства. Це дозволяє більш точно оцінити ефективність витрат підприємства і виявити наступне:

• «Виправдані» витрати, т. Е. Користь (фінансовий результат) вище понесених витрат;
• «Невиправдані» витрати (збитки), т. Е. Сума витрат перевищує суму доходів (корисний ефект).

Дана система дозволяє здійснити поділ обліку в залежності від їх значимості (поділ структурних підрозділів підприємства). Цей поділ сприяє виявленню підрозділів, які є збитковими (виявити проблемні місця компанії).

АВС-costing, звичайно, не ідеальний метод, але на сьогодні він визнаний одним з кращих. Його можливо використовувати і в якості самостійного методу управління витратами, і в поєднанні з іншими методиками обліку і контролю.

6. Модель оптимального бюджетування

Це програма управління витратами, что носити стратегічний характер. Дана модель користується популярністю і базується на новітніх технологіях Activity-Based Costing (обліку, планування та аналізу) і Welfare of the Firm Theory (теорії вартості компанії).

Теорія вартості компанії дає можливість побудувати інтегральні моделі госп. діяльності. А дана модель має на увазі розгляд питання управління витратами в контексті відображення на розмірі вартості компанії на ринку (в АТ - поточна вартість акцій). Головне достоїнство моделі - соизмеримость ефекту між основними блоками госп. діяльності:

1. Поточними операціями.
2. Інвестиційною діяльністю.
3. Залученням джерел фінансування.
4. Завданнями підтримки фінансової стабільності.

Форма системи аналітичної обробки фінансової інформації (напр., Витрат) має велике значення, т. К. Динаміка даних показників здатна вплинути на політику управління підприємством в цілому, а не тільки сприяти управлінню витратами. У зв'язку з цим, для спрощення роботи і підвищення точності при складанні управлінського бюджету (master budget) потрібна наявність автоматизованих модулів, здатних вирішувати завдання «аналізу чутливості» (sensitivity analysis). Крім цього, модуль пропонує набір деяких ситуаційних рішень проблем, пов'язаних з управлінням підприємством.

Ефективне управління витратами у великій фірмі залежить від того, наскільки керівник володіє інформацією про бюджет підприємства. Компанія, яка вміє ефективно управляти витратами, здатна вистояти в конкурентній боротьбі і перемогти в грі під назвою «Бізнес».

думка експерта

Аналіз і управління витратами як нерозривний процес

Вальтер Боріо Альмо,

генеральний директор Уфимського м'ясоконсервного комбінату

Планово-фінансовий відділ нашої компанії працює з усією наявною інформацією, починаючи від вартості ресурсів і закінчуючи витратою електроенергії на 1 кг готового продукту і продуктивністю обладнання. Ми проводимо аналіз інформації і контролюємо витрати управління організацією, щоб працювати над зниженням витрат підприємства. Всі наші витрати ми ділимо на 2 групи:

1 група. Витрати, на усунення яких потрібні капіталовкладення.

2 група. Витрати, для зниження яких треба виконати ряд нескладних операцій.

Прості шляхи вирішення завдань не варто ігнорувати. Наприклад, ми поставили в кожен офіс додаткову корзину для паперів, і тепер, щомісяця здаючи макулатуру, ми отримуємо на 3 000 рублів більше, ніж раніше.

Ми аналізуємо результати за допомогою KPI-системи, після чого проводимо порівняння даних з показниками інших підприємств холдингу. Але результати порівняння не приносять великої користі, т. К. Наша компанія є кращою за багатьма показниками. Це наштовхнуло нас на думку зайнятися аналізом діяльності конкурентів, вибираючи кращі підприємства з аналогічною сферою виробництва, щоб прагнути до досягнення їх результатів. Що ми и робимо.

Крім цього, до зниження витрат ми залучаємо персонал компанії. Суть даної роботи в тому, що працівник може отримати премію в 3000 рублів за ідею, яка здатна реально знизити витрати підприємства. До речі, улюблений за радянських часів метод «промивання мізків», спрямований на економію, теж працює досить ефективно. Схема заохочення поширюється і на структурні підрозділи, які дотримуються норм витрат ресурсів (премії, підвищені зарплати, цінні подарунки та ін.). Як досягнення в управлінні витратами можу привести приклад, що водії нашої компанії не гріються під час розвантаження за допомогою працюючих двигунів, якщо в цей час псується сировина через непорозуміння співробітниками фірми-приймальника своїх обов'язків.

Поетапний план управління витратами підприємства

Етап №1. Організаційна робота з управління витратами.

Управління витратами починається з вирішення організаційних питань, щоб забезпечити ефективну аналітичну роботу компанії (збір, передача та обробка інформації). Для цього необхідно визначити:

• підрозділи, які будуть займатися обліком, аналізом і фіксуванням витрат у фінансових звітах;
• залежність цих підрозділів;
• міру відповідальності підрозділів, керівників витратами;
• зв'язок між підрозділами компанії;
• перелік документів, які будуть відображати показники госп. операцій.

Рішенням цих питань займається служба з кадрових питань, але неодмінно з залученням співробітників виробничої, фінансово-економічної, постачальницької і іншими службами підприємства.

Фінансово-економічна служби повинна розробити комплекс необхідних елементів, які супроводжують роботу системи управління витратами:

• центри витрат (хто буде витрачати кошти);
• відповідальність (частіше матеріальна);
• нормативи витрат ресурсів і норми виробітку продукції;
• зразки обліку витрачених ресурсів, включаючи витрату робочого часу;
• порядок і строки надання звітної документації.

Етап №2. Надання інформації за видатками та доступ до неї.

Даний етап необхідний, щоб можна було апелювати актуальною точною інформацією. Функція призначена для працівників фінансово-економічного відділу (служби).

Етап №3. Планування витрат.

Етап повинен проходити у взаємозв'язку з плануванням інших даних діяльності компанії (доходи, інвестиції та ін. Показники діяльності), спираючись на бюджетну систему підприємства. Зазвичай цю роботу виконують співробітники фінансово-економічного відділу компанії.

Етап №4. Оперативний контроль.

Цей етап має здійснювати підрозділ, на якому, безпосередньо, відбуваються витрати. Для організації управління витратами необхідно:

• фіксувати витрати безпосередньо «на місцях»;
• проводити порівняльний аналіз витрат (факт і план), виявляти відхилення;
• вчасно здійснювати передачу отриманих даних в фінансово-економічну службу.

Етап №5. Облік витрат.

На даному етапі необхідно точно відобразити стан господарських операцій щодо всієї системи управління витратами і впровадити їх в систему бух. обліку. Зазвичай це справа фінансово-економічного відділу і бухгалтерії.

Тут же передбачено розробку єдиної методологічної бази та системи стимулювання і покарання працівників компанії в системі управління витратами.

Етап №6. Аналіз витрат.

Етап, призначений для того, щоб порівняти заплановані (нормативні) витрати і фактичні дані, що дозволить визначити проблемні ділянки виробництва і причини виникнення проблем. Крім цього, на даному етапі передбачений аналіз структури і динаміки витрат, визначення їх ефективності.

Фінансово-економічне підрозділ підприємства має проводити комплексний аналіз витрат підприємства в цілому, орієнтуючись на показники структурних підрозділів, щоб мати можливість ефективного управління витратами. Звіт з результатами аналізу повинен бути представлений керівнику компанії.

Наприклад, для здійснення «атестації» продукту виробництва треба здійснити певні етапи роботи.

Для початку зробіть аналіз співвідношень: ціна реалізації - змінні витрати на виробництво (маржинальний аналіз).

Даний аналіз покаже, який товар є найприбутковішим (має високий коефіцієнт), а який найбільш збитковий (низький коефіцієнт). Це допоможе провести розподіл продукції за потенціалом отримання прибутку.

Звичайно, сформувати «портфель продуктів» не можна за допомогою тільки внутрішнього аналізу і економічного розрахунку. У цьому процесі важливими є чинники потужності виробництва і попит на ринку аналогічних товарів. Наприклад, ви захотіли збільшити кількість випуску прибуткового товару, але натрапили на проблему нестачі виробничих потужностей або з низьким попитом на ринку.

Формулу ідеального набору можна визначити так:

Ідеальний набір продуктового набору = максимальний попит + відсутність обмежень щодо зростання обсягів виробництва.

Витрати, які не ввійшли до складу цих змінних, варто розбити на види продуктів в залежності від їх ролі в процесі виробництва продукції.

Управління витратами передбачає, що, отримані при даному розподілі витрати треба приплюсувати до змінних, тоді отримаємо собівартість. Порівняйте собівартість з реалізаційною ціною і отримаєте фактичну оцінку (прибутковий або збитковий конкретний товар). Таким чином, ви отримуєте можливість сформувати перспективну програму дій.

Може бути так, що сьогодні продукція збиткова, але її ціна перекриває змінні витрати. Значить, варто збільшити обсяг виробництва і це дозволить змінити статус продукту на «прибутковий». Звичайно, цілком можливо, що збільшення обсягів неможливо, тоді треба буде задуматися над підвищенням ціни.

У разі коли ціна продажу не відповідає реальній вартості, з'являється зовсім інша проблема: нова продаж - новий збиток, а зростання обсягів виробництва підвищить збитковість виробництва. Цей варіант вимагає вжиття рішучих заходів. Вам буде потрібно знизити витрати, підвищити ціну на товар або повністю виключити його з вашого асортименту виробництва.

Етап №7. Розробка управлінських рішень.

Результати попереднього етапу необхідно передати до відповідних служб управління витратами підприємства, щоб співробітники даного відділу могли внести свої пропозиції, спрямовані на зміну фінансової політики виробництва. Рекомендації можуть включати:

• зміна структури витрат;
• перегляд норм і нормативів;
• коригування цінової політики компанії;
• зміна обсягів виробництва;
• диверсифікацію виробництва та ін.

У підсумку, повинні бути обрані найвигідніші для підприємства пропозиції, і вони ляжуть в основу прийняття рішень, пов'язаних з управлінням витратами.

Управління витратами підприємства: 5 порад щодо підвищення ефективності

Рада 1. Формування і застосування критеріїв ефективності витрат

У невеликих організаціях рішення приймаються її керівником. У міру розвитку компанії, керівник повинен прийняти рішення про делегування повноважень своїм підлеглим.

Для того щоб грамотно провести делегування повноважень працівникам підприємства, потрібно детально пояснити їм алгоритм дій при прийнятті рішень, пов'язаних з управлінням витрат. Керівнику необхідно визначити критерії, за якими він буде оцінювати ефективність витрат компанії.

Порада 2. Важливо залучити працівників компанії в процедуру бюджетування

Керівник повинен розглянути такий метод делегування повноважень з контролю над витратами, як бюджетування. При цьому співробітники повинні не тільки брати участь у виконанні бюджету, а й вміти його складати.

Бюджетування - це груповий процес, який об'єднує зусилля всього колективу компанії. Розуміючи всю міру відповідальності, співробітники з позитивним настроєм готуються до планування бюджету компанії.

Досить складно залучити працівників в процес бюджетування, але якщо адміністрація компанії націлена на результативне управління витратами, то процедура того варто.

Якщо працівник не зрозуміє всі показники, закладені в бюджеті компанії, то керівник не зможе його простимулювати на точне виконання бюджету. Як правило, співробітники більш відповідально ставляться до витрат і доходів компанії, якщо вони брали участь в плануванні бюджету.

Порада 3. Сформулюйте мотиваційні методи для формування більш точного плану витрат.

Мотивація співробітників є непростим завданням для керівництва компанії. Різні керівники по-різному підходять до мотивації своїх підлеглих. В основному, вибір методу мотивації персоналу залежить від сформованої корпоративної культури. Тільки грамотно функціонуюча корпоративна культура дозволить економити кошти компанії кожним її працівником.

Рада 4. Розгляньте можливість автоматизувати управління фінансами, в т. Ч. Управління витратами компанії, з метою ефективного планування та здійснення контролю за рух грошових коштів.

У будь-якій компанії настає такий період розвитку, коли не можна вести діяльність без певної інформаційної системи. Залучаючи безліч працівників до процедури планування, керівники приходять до висновку про впровадження процесу бюджетування.

Впровадивши систему бюджетування, понад сто співробітників зможуть одночасно працювати над плануванням, аналізуванням і коригуванням планових показників. Доступ до інформації виборочен для того чи іншого працівника. Історія доповнень і змін фіксується, завдяки чому всі відомості, які знаходяться в системі, актуальні.

Рада 5. Визначте відповідального за процес бюджетування

Керівник повинен призначити фахівця, основним завданням якого буде здійснення бюджетного планування. Співробітник, відповідальний за процес бюджетування, повинен контролювати і оперативно вирішувати питання, а також допомагати користувачам у вирішенні спорів між собою. Такий співробітник знає процес від початку до кінця, усвідомлює можливості будь-якого учасника, може вибудувати ланцюжок причинно-наслідкових зв'язків, що веде від потреб керівництва до алгоритму дій працівників. Якщо керівник компанії не може знайти відповідальну особу серед своїх підлеглих, то він може вдатися до допомоги зовнішнього професійного консультанта. Але, в будь-якому випадку, щоб забезпечити нормальну роботу процесу, необхідний фахівець, який візьме на себе функцію контролю за ним.

Управління витратами в кризовий період

Дуже важливо управляти грошовими коштами компанії в кризових умовах, тому що тільки грамотне управління витратами може допомогти організації вижити в складний для неї час. Правильно вибудуване управління витратами в кризу призводить до пошуку різних шляхів розвитку компанії в нових економічних умовах.

Коли управління грошовими коштами ведеться під час кризового періоду непродумано і неграмотно, це може привести до перевитрати бюджету компанії на 30%. Компанія може легко досягти таких показників, якщо буде необгрунтовано витрачати свої фінанси і не введе режим оптимізації.

Що потрібно робити для ефективного управління фінансами в умовах кризи:

• Важливо виявити фінансову кризу компанії на ранніх його стадіях, для того щоб нейтралізувати можливі приховані небезпеки для бізнес-діяльності. Якщо в компанії розроблений певний алгоритм дій на випадок кризової фінансової ситуації, то є шанси не тільки вберегти бізнес, а й збільшити його масштаби.
• Важлива швидка реакція на появу перших ознак кризи. Компанія зацікавлена ​​якомога раніше зреагувати на умови кризи, з метою їх усунення та введення оптимізації бюджету. Всі ці дії необхідні для того, щоб уникнути негативних наслідків в майбутньому.
• Реакція компанії на ті чи інші ознаки кризи повинна бути адекватна і співмірна дійсну загрозу її бюджету. Необхідно ретельно продумати всілякі методи для запобігання ліквідації компанії. Раціонально підійдіть до формування заходів реагування на кризу і до витрат, які компанія може понести в зв'язку зі сформованою ситуацією.
• Зберіть воєдино всі можливості підприємства по виходу з кризи, тому що вирішувати проблеми компанії краще спираючись на її внутрішні резерви. Чи стане помилкою рішення керівника, в складний для компанії період, взяти кредит або позику, тому що потрібно буде розрахувати повернення чужих грошових коштів. Управління фінансами та управління витратами необхідно вибудувати з урахуванням оптимізації всіх фінансових джерел компанії.

Управління витратами в кризовий період включає наступні напрямки:

1. Режим економії на всі поточні витрати компанії. Управління витратами в кризу тісно взаємопов'язаний з грамотним управлінням фінансами і контролем за кредиторською та дебіторською заборгованістю. В умовах кризи введіть обмеження на кредиторську заборгованість і спрямуйте всі можливі заходи щодо повернення наявної дебіторської заборгованості.

2. Ефективне управління дебіторською заборгованістю. Вкрай важливо організувати фінансовий процес таким чином, щоб дебіторська заборгованість виправдовувала кредиторську заборгованість. Проведіть відбір найбільш платоспроможних контрагентів і основну бізнес-діяльність ведіть саме з ними. В умовах зростаючої кредиторської заборгованості не варто боротися за кожного клієнта, в іншому випадку, це може тільки погіршити фінансові проблеми компанії.

3. Проведіть реструктуризацію кредиторської заборгованості компанії. В умовах кризи, з метою оптимізації фінансових коштів компанії, можна запропонувати кредитної організації за згодою сторін оформити реструктуризацію заборгованості. Не потрібно боятися, що банки відмовлять в реструктуризації боргу, навпаки, в умовах складної економічної ситуації банк зацікавлений залагодити проблеми позичальника і не допустити його банкрутство. Розглянемо варіанти реструктуризації:

• відстрочка черговий платежу по кредиту на невизначенності период;
• перекредітування;
• пролонгація періоду повернення боргу, для того щоб щомісячний платіж був менше;
• списання частини боргу;
• погашення кредиту за рахунок добровільного відчуження майна;
• продаж боргу.

Управління витратами: типові помилки

Помилка №1. нечітке управління

У систему управління фінансовими засобами компанії має обов'язково входити управління витратами. Необачні рішення, пов'язані з витратами компанії, можуть привести до відсутності результату управління витратами.

Помилка №2. недостатність інформованості

Коли в компанії впроваджують систему управління витратами, можуть виникнути проблеми дефіциту інформації. Можуть не надаватися відомості в повному обсязі про витрати на матеріали, паливо і т. П., Що призведе до негативних результатів підрахунку витрат компанії.

Помилка №3. надлишок інформованості

Необхідно надавати інформацію в оптимальному обсязі, т. К. До додаткових тимчасовим і матеріальним витратам може привести як недолік інформації, так і її надлишок. Зайва інформація може не дати потрібного ефекту, а тільки ускладнить систему управління витратами.

Помилка №4. Компанія не враховує зміни

Найчастіше, організовуючи управління витратами, керівник не враховує різні критерії, які можуть вплинути на величину, структуру і будову витрат підприємства. Не потрібно забувати про зовнішній і внутрішній обставин, які можуть впливати на витрати компанії.

Помилка №5. Відсутність зворотного зв'язку

Система управління фінансовими засобами компанії може бути вкрай неефективною в тому випадку, якщо працівників не інформують про цілі, завдання, функції, та принципи взаємовідносин між різними підрозділами підприємства.