Первинний документ: роль в обліку і вимоги до оформлення

1. Роль первинного документа в бухгалтерському обліку
2. Роль первинного документа в податковому обліку
3. Загальна роль первинних документів в житті підприємства
4. Роль первинного документа в суді
5. Основні вимоги до складання первинних документів

Первинні документи - фундамент, на основі якого здійснюється облік. Поговоримо про роль первинних документів у бухгалтерському та податковому обліку. Адже вона трохи змінилася, завдяки нововведенням у визначенні первинки

Роль первинного документа в бухгалтерському обліку

Спочатку звернемося до визначення «первинного документа». Зокрема, про нього згадується в двох нормативних актах:

1) у Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р № 996-XIV (далі - Закон про бухоблік);

2) у Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р № 88 (далі - Положення № 88).

1) Первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію (ст. 1 Закону про бухоблік).

Тут відзначимо: до 03.01.2017 р йшлося про те, що первинний документ підтверджує здійснення господарської операції. Зараз же такого немає у визначенні.

2) Первинні документи - це документи, створені в письмовій або електронній формі, що містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення (п. 2.1 Положення № 88). [/ note]

Про фіксації факту господарської операції також прибрали з визначення, правда, з 26.05.2017 р (наказом Мінфіну від 11.04.2017 р № 427).

[note] Нагадаємо

Господарська операція - дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства (ст. 1 Закону про бухоблік). [/ note]

Отже, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.2 Наказу № 88).

Господарські операції відображаються в бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в облікових регістрах робляться на підставі первинних документів, створених відповідно до вимог Наказу № 88 (п. 1.2 Наказу № 88).

Роль первинного документа в податковому обліку

На обов'язки ведення обліку на підставі первинних документів робить акцент також ПКУ:

«Для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та / або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачається законодавством »(п. 44.1 ПКУ).

Про це зазначають і контролери в листі ДФСУ від 10.02.2016 р № 2759/6 / 99-95-42-01-15.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених первинними документами.

До того ж з 01.01.2015 р податковий облік податку на прибуток безпосередньо залежить від бухгалтерського обліку. А, як ми вже відзначали, підставою для останнього є первинні документи.

Більш того, згідно з п. 121.1 ПКУ, за незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ПКУ строків їх зберігання та / або ненадання платником податків до контролюючих органи оригіналів документів або їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, прописаних ПКУ, передбачений штраф в розмірі 510 грн (при повторному порушення протягом року - 1020 грн). На цьому наголосили податківці і в своїй Узагальнюючої податкової консультації з питань забезпечення єдиного підходу до застосування штрафних санкцій, затвердженої наказом ДПСУ від 22.11.2012 р № 1046 (див. Відповідь на питання 8).

Загальна роль первинних документів в житті підприємства

Дані первинних документів (особливо якщо вони мають грошовий вимірник) є дуже важливими не тільки для бухгалтерського і податкового обліку, а й для складання статистичної звітності, звітності для управлінського обліку, і часто вони допомагають при вирішенні судових справ.

[note] Зауважте

Будь-які документи (в т.ч. договори, накладні, рахунки тощо) мають силу первинних документів для вирішення судових справ тільки в разі фактичного здійснення господарської операції. [/ note]

Якщо ж фактичного здійснення господарської операції не було, хоча і первинний документ є, в податковому та бухгалтерському обліку вони не можуть відображатися (лист ВАСУ від 02.06.2011 р № 742/11 / 13-11, ухвала ВАСУ від 18.08.2015 р К / 800/19833/15).

Роль первинного документа в суді

Первинний документ вже не підтверджує факт здійснення господарської операції. Сталося це завдяки змінам до Закону про бухоблік - а саме в визначення первинного документа. І хоча дана зміна позитивне, воно все ж таїть в собі можливі ризики.

Як і раніше, без реального факту вчинення господарської операції навіть при наявності первинних документів вони юридичних наслідків не створюють (тобто і в обліку відображатися не можуть). Адже документи мають силу первинних документів для вирішення судових справ тільки в разі фактичного здійснення господарської операції.

Раніше була аксіома: є первинний документ - значить, був факт господарської операції. І підприємству не потрібно було доводити це. Якщо контролери сумнівалися в реальності господарської операції, то саме вони повинні були довести, що її не було! І при цьому у них повинні були бути докази непроведення господарської операції, а не просто припущення (див. Постанову Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 21.01.2016 у справі № 804/16550/15).

Зауважимо, що судова практика вирішення податкових спорів виходить із презумпції сумлінності платників податків та інших учасників правовідносин у сфері економіки (ухвала ВАСУ від 22.03.2016 р К / 800/268/15).

Таким чином, виходить, що зараз не працює правило «є первинна організація - був факт господарської операції», і довести зворотне повинні контролери. Фактично зараз виходить, що доводити реальність операції, швидше за все, вже доведеться платнику податків у разі спору з контролерами в суді. Говоримо про можливий ризик, оскільки зараз ще немає судової практики з новим статусом первинного документа.

Основні вимоги до складання первинних документів

Дата складання первинного документа. Після змін до Закону про бухоблік і Наказ № 88 вже немає чітких вимог і правил щодо дати складання первинних документів. Але це, звичайно ж, не означає, що складати первинні документи можна в будь-який час. А все тому, що ніхто не відміняв правила: «Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені» (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік). І щоб дотримати дані приписи, повинен бути і документ, на підставі якого можна відобразити операцію в бухобліку.

Отже, і в подальшому доречним буде складання первинних документів при здійсненні господарської операції або безпосередньо після її закінчення.

Позитив змін до Закону про бухоблік, зокрема, в тому, що 03.01.2017 р, навіть якщо первинний документ складений не в ході господарської операції (скажімо, через тиждень-два), то не можна буде сказати, що первинна організація не дійсна, тому як складена не на ту дату. І повторимося: відображати госпоперацій треба в період її проведення, а не в періоді складання (або одержання) первинного документа

Разом з тим при реалізації товарів за готівковий розрахунок допускається складання первинного документа не рідше ніж раз в день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо. Таке право передбачає пп. 2.2 Наказу № 88.

Обов'язкові реквізити первинного документа. Первинні документи можуть бути складені в паперовій або в електронній формі і містити такі обов'язкові реквізити (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік):

• назва документа (форми);
• дату складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, які дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Наявність перерахованих вище реквізитів на документі наділяє його юридичну чинність і доказовістю. На цьому наголосив і Мінфін України в листі від 15.01.2015 р № 31-11410-08-10 / 871.

Зауважимо: з переліку обов'язкових реквізитів первинного документа з 03.01.2017 р прибрали «місце складання».

Заповнення кожного з цих реквізитів ми присвятили окремі матеріали, які будуть опубліковані в наступних номерах газети.

При цьому в залежності від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені наступні додаткові реквізити (пп. 2.4 Наказу № 88):

• ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру;
• Номер документа;
• підставу для здійснення операцій;
• дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо.

Форма первинного документа. Первинні документи можуть бути складені на папері або в електронному вигляді.

Бланки форм. Деякі форми первинних документів затверджені органами влади як типові форми. Але підприємство має право розробити власні, аби у них були всі обов'язкові реквізити первинного документа (п. 2.7 Наказу № 88).

Заповнення. Записи в первинних документах роблять тільки темним кольором - чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою електронних засобів обробки інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень (п. 2.10 Наказу № 88). У порожніх рядках ставляться прочерки (п. 2.11 Наказу № 88).

Підпис. Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачі особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено (п. 2.13 Наказу № 88).

Документ повинен бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою (п. 2.5 Наказу № 88). Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Використання факсиміле допускається в порядку, встановленому законодавством.

Організація складання первинних документів. Обов'язок забезпечити всі необхідні умови для фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах покладається на власника або керівника підприємства. Крім того, саме керівник підприємства зобов'язаний забезпечити, щоб всі підрозділи, служби і працівники, які причетні до бухобліку, дотримувалися правомірні вимоги бухгалтера щодо порядку оформлення та подання до обліку первинних документів (ст. 8 Закону про бухоблік, п. 2.13 Наказу № 88) .

Про правила зберігання первинних документів прописано в п.п. 6.1-6.10 Наказу № 88.

Відповідальність за неправильне складання первинних документів. За несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних відповідальність несуть особи, які склали та підписали ці первинні документи (п. 2.14 Наказу № 88).

Редакція газети

Джерело: Інтерактивна бухгалтерія - не забудьте оформити передплату на улюблене видання!

Первинний документ: роль в обліку і вимоги до оформлення поновлено: автором: admin

Первинний документ: роль в обліку і вимоги до оформлення