Як керувати часом: 5 ключових принципів самоменеджменту

1. 1. Старий спосіб
2. 2. Копіювати помилки?
3. 3. Знайти свій шлях
4. 4. Завдання: не більше n штук в одні руки
5. 5. Ідеальний - персональний

Щоб встигати більше за менший час, люди завжди хотіли працювати в чотири руки. А краще - о восьмій. Однак еволюція на людські сподівання не відгукнулася, і проблему довелося вирішувати не фізіологічно, множенням кінцівок, а технологічно. Про те, як керівникові управляти своїм часом, читайте в нашій статті.

Як керувати часом, щоб успішно справлятися з роботою і зберегти сили на сім'ю? У XX столітті концепція тайм-менеджменту стала панацеєю від вічного невстигання і перевантаженості. Самоорганізація на професійному рівні - ось надзавдання мистецтва управляти керувати своїм часом. Однак, незважаючи на те, що тайм-менеджменту присвячені десятки книг і про його застосуванні розповідають на сотнях семінарів і тренінгів, в російських компаніях це скоріше модна тема для розмов, ніж реальність. Які ж методи управління часом можна застосовувати в дійсності?

1. Старий спосіб

Класичний варіант мистецтва управляти своїм часом 70-х років минулого століття характеризується жорсткістю пропонованих систем, акцентом уваги на плануванні і структуруванні діяльності. В кінці століття цей підхід почали критикувати як у нас в країні, так і на Заході. У ньому побачили неадекватність: робоче середовище непередбачувана, а люди можуть бути емоційні і схильні до спонтанних дій.

2000-і подарували нашій країні першого вітчизняного фахівця з тайм-менеджменту - Гліба Архангельського. В одній зі своїх робіт він говорить про тайм-драйві - енергійному підході до організації діяльності. Наприклад, під час перерви не сидіти перед екраном комп'ютера, а вийти на вулицю і зробити пару легких вправ - ефект від відпочинку виявиться значно відчутніше.

Знайшлася і нова тема для суперечок. Одна з найбільш відомих робіт по організації діяльності, можна сказати, біблія лідерства - «Сім навичок високоефективних людей" Стівена Кові - піддалася критиці керуючого партнера компанії «Тарасенко і партнери» кандидата філософських наук Владислава Тарасенко. У своїй книзі «Обережно: Стівен Кові!» Він пише, що підхід американського до принципів самоменеджменту автора утопічний, позбавлений практичної опори. І, вибудовуючи діяльність на основі семи навичок, російські компанії програмують себе на саморуйнування.

Однак управлінців, які готові заступитися за пана Кові, в нашій країні чимало. Але і вони зможуть погодитися з тим, що застосовувати західні ідеї слід з оглядкою на особливості російської душі. «Робота не вовк» і століття кріпосного селянства, коротали зимові вечори у скіпи, - історична спадщина, з яким необхідно рахуватися. Правда, був один епізод в історії Росії, коли мистецтво управляти своїм часом стали «боротися і не здаватися». За часів НЕПу більшовик, революціонер, економіст, журналіст Платон Керженцев (справжнє прізвище Лебедєв, 1881-1940) привіз зі Швеції ідею хроноекономіі і з комуністичним завзяттям застосував її. Члени створеного ним товариства «Ліга часу» крутилися навколо робочих, заміряючи кожну секунду трудодня, агітували народ гаслами типу: «Ми відпустимо мати на грядку і підемо на дитмайданчик!» - і навіть судили корів за низькі надої.

2. Копіювати помилки?

У сучасному світі експерти розуміють, що ось так, з кондачка, без урахування національних особливостей, ефективну організацію праці не налагодиш.

Скрупульозні американці, наприклад, щоб навчитися керувати часом, крім використання тренінгів засновують свої технології тайм-менеджменту на активному використанні статистики. Дані, отримані в Інституті майбутнього (Institute Of The Future) Каліфорнії, свідчать про те, що 71% «білих комірців» Америки відчувають стрес від обсягу оброблюваної інформації і дій, які їм доводиться виконувати в офісі. Тому навіть для прогресивних і технологічних американців необхідність планувати кожну хвилину може обернутися ступором і депресією. Будь у них хоч 15 пар рук, але, якщо голова не варить, нічого путнього з дотримання правил управління часом не вийде - методи управління часом самі стануть джерелом додаткового напруження. Як керівнику навчитися керувати часом і не загрузнути в нескінченному плануванні?

Росіяни відстають в знаннях про сучасний бізнес-плануванні від американців мінімум на 15-20 років. Національна особливість або історична зумовленість? Неважливо. Головне: якщо в існуючих методиках вже виявлені мінуси і проблеми, їх не варто бездумно копіювати.

3. Знайти свій шлях

Ми в своїй компанії вирішили створити систему, яка б дозволила регулювати завантаженість співробітників і розставляти пріоритети у виконанні завдань. Чи маємо ми, керівники, уявлення про реальну робочому навантаженні підлеглих? Чи достатньо тісний і оперативна у нас з ними зв'язок, щоб стверджувати, що їх робочий час потребує оптимізації? Або, постійно занурені в рутину, вони не мають можливості думати про це?

Зв'язок керівник - підлеглий в цьому питанні вкрай важлива. Інформація про поточні справи співробітника дозволяє оцінити ефективність його роботи, вибрати пріоритетні завдання і, нарешті, зрозуміти, давати йому нові доручення або дозволити розгребти завал.

Кожен керівник повинен задатися питанням, чи може він сказати, ніж його колега займається в поточну хвилину або які завдання виконав сьогодні. Адже контроль - це один з найважливіших інструментів будь-якого керівника. Зробити ж управління ефективним допоможе методика чотирьох стилів керівництва Поля Херсі і Кена Бланшара.

4. Завдання: не більше n штук в одні руки

У нашій компанії автоматизацію планування ми почали з аналізу вже існуючих додатків. Розглянули як системи для розподілу робочого часу Outlook та інші програми для підтримки тайм-менеджменту і зробили висновок, що готового варіанту, який би нас повністю влаштував, на ринку немає. Ми зацікавилися методикою Девіда Аллена, автора теорії GTD (Getting things done - доводити почате до кінця), який стверджував: «Пристрій автоматичної коробки передач складніше, ніж у ручний. <...> Щоб спростити комплексний процес, потрібна більш розвинена система ». Стало зрозуміло, що нам потрібна система, яка об'єднує сучасні принципи тайм-менеджменту і принципи Аллена.

В основі управління за методом Аллена лежить обов'язкова запис всіх справ для їх подальшого структурування і розстановки пріоритетів. Нескінченне прокручування в голові завдань, що потребують вирішення, не дає можливості зосередитися ні на чому іншому. Фіксація ж справ дозволяє звільнитися від відкритих питань і перенаправити енергію на те, що в даний момент дійсно вимагає уваги.

Для впровадження методу Девіда Аллена ми створили інформаційну базу, в якій можна фіксувати всі завдання і керувати ними. Причому і зверху (від керівництва), і знизу (від співробітників).

Щоб навчитися мистецтву керувати часом, ми відмовилися від суворого розподілу в часі всіх завдань. На практиці, навіть якщо закладати в розпорядок дня додатковий час на форс-мажорні обставини і тривалі переговори, завершити заплановане у встановлені проміжки виходить не завжди. До того ж зазвичай виділяються в Outlook червоним прострочені завдання можуть викликати додатковий стрес. Тому створена нами система «БІТ: Управління справами» пропонує виконувати найважливіші справи, просто не забуваючи про менш термінових. Це дозволить тримати в полі зору всі завдання і в потрібний момент до них повертатися.

Що стосується розподілу пріоритетів, користувачі програми можуть застосовувати систему Ейзенхауера 4. На спеціальному робочому столі відображаються всі завдання, і це дозволяє управляти розпорядком дня. Завдання розподілені за чотирма умовним квадратах: важливі і термінові - квадрат 1, важливі і не термінові - 2, що не важливі і термінові - 3, не важливі і не термінові - 4. Найвищий пріоритет отримують завдання з першого квадрата. При цьому в розряд важливих і термінових, як правило, переходять завдання з групи важливих і не термінових, не вирішені вчасно. Використання такої системи розподілу пріоритетів дозволяє позбутися від непотрібних сумнівів у виконанні тієї чи іншої справи. Варто розписати завдання по квадратах, і внутрішні протиріччя підуть, адже система сама підкаже, які справи принципові в даний момент, - і ніякого додаткового стресу від надмірного планування.

В системі висвічуються дата постановки задачі і ім'я відповідального за її виконання. Ви можете об'єднувати завдання і без призначених відповідальних, для чого використовується так званий список нерозподілених доручень, який коригується в міру розподілу завдань. Завдання з невизначеним терміном реалізації потрапляють в ящик доручень, тут вони розподілені по місяцях. Відповідно, кожен місяць їх можна переводити в розряд активних, які вимагають виконання в певний період. Робота не вовк, так би мовити. Причому без втрат в ефективності праці.

5. Ідеальний - персональний

Ідеальний тайм-менеджмент - це персональний тайм-менеджмент. Інакше кажучи, кожен сам повинен зрозуміти, як керувати часом. У цьому допоможе та чи інша методика в поєднанні з автоматизованою структурою корпоративного розподілу завдань. Жоден керівник не стане збирати блокноти у підлеглих після наради, але, маючи єдину систему управління справами, можна вже під час обговорення зафіксувати передані завдання. Можна вибрати проактивний (по Стівену Кові) спосіб реакції на те, що відбувається: не пливти за течією, а будувати кожен свій день відповідно до поставленої мети. Часом можна управляти.