- Структура з трьох частин
- Акцент на адаптації
- Увага до проблем бізнесу
- Акцент на управлінні знаннями
- Увага до середовища реалізації проекту
- Визнання гнучких підходів
- інші зміни
- висновок
Інститут управління проектами (PMI) випустив 6 вересня 2017 шосте видання Посібника до Зводу знань з управління проектом (PMBOK Guide). Крім традиційних стилістичних і технічних виправлень, новий PMBOK включив в себе ідеї з PRINCE2, теорії систем, гнучких підходів до проектного управління Agile.
Структура з трьох частин
У шостому виданні PMBOK вміст розбите на 3 частини:
- Саме Керівництво PMBOK
- Стандарт управління проектом - раніше розташовувався в Додатках. Частина змісту, яке раніше входило до складу Проводу, тепер відображено тільки в Стандарті. За рахунок цього інформація менше дублюється.
- Додатки, глосарій, покажчики.
Нову структуру можна тільки вітати - користуватися виданням стало зручніше.
Акцент на адаптації
Є старовинна російська забава - влаштовувати «священні війни» на тему правильного використання термінології. Чи є PMBOK методологією - один з улюблених питань, обговорення якого часто обертається священною війною.
На цей раз колеги з PMI написали однозначно - «... цей посібник не є методологією». І для більшого розуміння описали докладно, як використовувати Керівництво (терміни Керівництво, PMBOK використовуються в тексті цієї статті як синоніми - прим. Автора).
Розробники рекомендують використовувати PMBOK для створення методології управління проектами в організації. Методологія може бути створена власними внутрішніми експертами організації або за допомогою зовнішніх професійних консультантів . Це перший рівень адаптації - процеси та інструменти з PMBOK пристосовуються під конкретну організацію.
Другий рівень адаптації - коли проектна методологія організації враховує особливості кожного окремого проекту і дозволяє керівнику проекту змінювати процеси управління в певних межах.
Щоб було легше адаптувати, в PMBOK в кожній галузі знань виділено розділ «Міркування щодо адаптації», який через навідні запитання змушує задуматися, а які з перерахованих в Керівництві інструментів дійсно потрібні на проекті. Для більшої зручності міркування щодо адаптації зібрані також в окремий додаток в кінці видання.
Таким чином, хоча PMBOK у багатьох професіоналів асоціюється з жорстким класичним проектним управлінням, Інститут управління проектами робить кожне наступне видання Посібника все більш гнучким і адаптивним.
Увага до проблем бізнесу
У Шостому виданні Посібника більше уваги приділяється бізнес-питань реалізації проектів. У цьому PMBOK став нагадувати конкуруючий метод управління PRINCE2, в якому контролю доцільності виконання проекту і вигодам від його реалізації приділяється підвищена увага на кожній фазі проекту.
Бізнес-кейс. Документ «Бізнес-кейс» згадувався і в п'ятій редакції Керівництва, але в новій редакції докладніше описано його призначення і зміст. Розробники мали на меті узгодити PMBOK і інше керівництво PMI по бізнес-аналізу (Business analysis for Practitioners: A Practice Guide).
План управління вигодами проекту. Документ вирішує нагальну проблему: нерідко після завершення проекту його результати не використовуються або використовуються не так, як спочатку планувалося. Організація не отримує тих вигод, заради досягнення яких ініціювалося проект. При цьому вище керівництво не знає про це, тому що після завершення проекту і розподілу преміального фонду про проект все забувають, в тому числі і Замовник. Тепер PBMOK рекомендує створювати План управління вигодами проекту, який встановлює зв'язок між проектом та програмою, в яку він включений; між проектом та портфелем, в який він включений; між проектом та цілями організації; а також призначає відповідального за отримання вигод і визначає терміни досягнення вигод, які можуть сягати далеко за межі проекту.
Додаткові компетенції керівника проекту. Логічним наслідком введення бізнес-документів в проект стало розширення необхідних компетенцій керівника проекту. Введена нова група компетенцій «Стратегічне управління та управління бізнесом». Сенс компетенції в тому, щоб керівник проекту розумів зв'язок проекту з бізнес-результатами організації та намагався принести максимальну бізнес-цінність, а не просто виконував поставлене завдання.
Акцент на управлінні знаннями
В галузі знань «Управління інтеграцією» доданий новий процес «Управління знаннями проекту». Ймовірно, до включення нового процесу PMI підштовхнуло велику увагу до накопичення знань в гнучких підходах проектного управління, де оцінка досвіду і критичний перегляд використовуваних методів виконуються регулярно протягом проекту.
В описі процесу заслуговує на увагу два методу «Управління знаннями» і «Управління інформацією».
Наприклад, до методів управління знаннями відносяться групи в соціальних мережах, конференції, і навіть «кафе знань», під якими автори, ймовірно, мають на увазі формат «ділових сніданків» або неформальних зустрічей в кафе з командою проекту для обміну досвідом.
До методів управління інформацією автори відносять в тому числі пошук інформації в Інтернеті та використання інформаційної системи управління проектами .
Увага до середовища реалізації проекту
Середовище, в якому виконується проект, сильно впливає на успіх, тому в Шостому виданні Посібника опису середовища приділили ще більше уваги.
Фактори середовища підприємства - розділені на зовнішні і внутрішні. По кожній групі наведені приклади. Тепер простіше зрозуміти, що це таке.
Активи процесів - розділені на 2 групи:
- процеси, політики, процедури,
- репозиторій знань організації.
Опис кожної групи забезпечено прикладами, що допомагають розібратися в понятті. PMBOK все більше використовує ідеї в галузі управління знаннями.
Організаційні системи. У новому виданні організації розглядаються як складні системи, які характеризуються елементами управління, моделями керівництва, типами організаційних структур. Використання теорії систем дозволило більш чітко уявити, в якому середовищі виконуються проекти і які чинники впливають на успіх проектів. У PMBOK коротко представлені організаційні моделі, а за додатковою інформацією читача відправляють до спеціальної літератури з теорії систем.
Типи організаційних структур. У 5-му виданні описувалося 5 типів організаційних структур. У 6-му виданні до них додали ще п'ять:
- Органічна або проста
- Мультідівізіональная
- Віртуальна
- гібридна
- Офіс управління портфелем / програмою / проектом
На відміну від інших змін, розширення типів організаційних структур не призвело до додаткової ясності. Наприклад, логіка виділення гібридної структури не ясна. Будь-яка класифікація будується на припущенні про існування «чистих» категорій. В реальності ж таких категорій не буває - можна лише говорити про домінуючу організаційній структурі. У цьому сенсі будь-яка з перерахованих структур «гібридна».
Включення офісу управління проектами в загальний реєстр організаційних структур також не ясно - як правило, це підрозділ всередині організації, а не окрема організація зі своєю структурою.
Визнання гнучких підходів
У кожній галузі знань PMBOK призводить міркування, як краще застосовувати описані підходи в Agile середовищі. У попередньому виданні про гнучких підходах теж згадувалося, але в шостому виданні можна говорити про повноцінний визнання гнучких підходів і інтеграції їх в Керівництво.
Життєвий цикл. В життєвому циклі проекту розробники PMBOK виділяє життєвий цикл розробки продукту, який може бути різних типів: предикативне, адаптивним, ітеративним, інкрементного або гібридним. Між типами життєвих циклів не проводиться чіткої межі, мова йде про континуумі варіантів.
Для адаптивних проектів пропонується два варіанти виділення фаз проекту:
Послідовні фази, засновані на ітераціях. Тут простежується фреймворк скрам, хоча розробники про це явно не пишуть.
Фази з безперервним накладенням один на одного. Тут простежуються ідеї КАНБАН, хоча явного згадування немає.
Крім включення гнучких методів безпосередньо в зміст Керівництва, PMI дарує додатково книгу «Agile practice guide». Книга створена за спільної участі PMI і Agile Alliance. Найближчим часом ми опублікуємо огляд книги «Agile practice guide» в нашому блозі.
інші зміни
Здійснення реагування на ризики. В область знань «Управління ризиками» включений новий процес «Здійснення реагування на ризики». У попередньому виданні Посібника детально описувалися заходи щодо ідентифікації, аналізу ризиків, планування заходів з реагування на ризики. Але на виконанні спланованих заходів не робилося акценту. Тому на практиці зустрічалися ситуації, коли реєстр ризиків живе окремим життям, заплановані заходи не потрапляють в оперативний план проекту і, відповідно, не виконуються. PMI усуває цей недолік і каже явно - виконуйте заходи з реагування на ризики протягом усього проекту.
Зміни в процесах. У новому виданні є ряд модифікованих процесів, які на погляд автора варто просто перерахувати через меншу значущості змін:
- Доданий процес «Контроль ресурсів»;
- Вилучений процес «Закриття закупівель»;
- Процес «Оцінка ресурсів операцій» перенесений в область знань «Управління ресурсами проекту».
висновок
PMBOK став краще: чіткіше, логічніше, зрозуміліше. Інститут управління проектами (PMI) відстежує тенденції в різних областях знань: організаційне управління, управління знаннями, теорія систем, гнучкі підходи до управління - і прагне включити кращі ідеї в Керівництво.
На думку автора, PMBOK служить корисним навігатором у величезній всесвіту знання, пов'язаного з проектним управлінням. Для ознайомлення краще вибрати оригінальну версію PMBOK англійською мовою, тому що вона не містить прикрих помилок, як видання російською мовою.
Читайте, застосовуйте і отримуйте користь від використання сучасних підходів до управління.
Якщо ви хочете вивчити нове видання PMBOK в компанії однодумців, отримати відповіді на ці запитання, випробувати інструменти управління на практиці, а також отримати можливість безкоштовно пройти міжнародну проектну сертифікацію - записуйтеся на курс «Управління проектами на базі PMI PMBOK і ISO 21500. Підготовка до Міжнародної проектної сертифікації ».
Автор: Сергій Шарпак
Директор управління консультаційних послуг
PMI PMP
Дивіться також:
